Under administrasjon finner du alle innstillingene som finnes i regnskapsmodulen. Den består av en meny høyst oppe med de ulike innstillingene som finnes.

 

Mottak

Her velger du om du vil at automatisk tekstfullføring skal være aktivert. Når du begynner å skrive i noen av feltene, så hjelper denne funksjonen med å fylle inn data som savnes gjennom å søke igjennom alle dokumenter som er registrert. 

Du kan også velge om godkjenning skal være synlig når man åpner mottaket

Det er også en knapp for å slette alle bilagene som ligger i mottaket, men husk denne handlingen kan ikke angres.

Om du har en gammel scanningsadresse innlagt på klienten og tror at det ligger igjen bilag som er sendt til den adressen kan du laste ned alt som er sendt ditt.

Varsel

Her kan du sette opp din epost for å få varsel når du får bilag som skal godkjennes.

Navn, epost og språk hentes fra det som er satt opp i din profil.

Du kan velg hvordan du ønsker disse varslene.

Varslingsmail - per bilag: Da får du en mail for hvert bilag du får til godkjenning.

Varslingsmail - oppsummering: Her får du en varslingsmail på de tidspunktene du har satt på i oppsummeringsplanen. Det sendes på på kun dette tidspunktet en oppsummeringsmail med informasjon om at det finnes bilag til godkjenning. I oppsummeringsplanen kan man velge en eller flere tidspunkter man ønsker å få mailen. Velg mellom alle ukens dager og tidspunkt, morgen, lunsj eller ettermiddag.

Stempelnummerserie

Ved behov for flere stempelnummerserier kan dette settes opp her. Trykk på ny til venstre og fyll ut navn og nummer fra og til på høyre side og trykk legg til.

Om du har mange bilag i omløp er det viktig å ha et stort intervall mellom stempelnummerseriene så de ikke krasjer med andre stempelnummerserier fremover.

Kontoer

Dette er kontoplanen for din bedrift. I systemet ligger allerede en standard kontoplan. Her kan du tilpasse din kontoplan så det følger bedriftens behov, legge til nye kontoer eller endre eksisterende kontoer.  Du kan også skrive ut kontoplan og eksportere den i Excel format.

Ved behov kan man også importere en egen kontoplan. Dette må gjøres før man begynner å bokføre eller sende ut faktura.

Til venstre i bildet finner du de ulike søkefilterne som er tilgjengelig. Det finnes et søkefelt, oppdelte kontointervaller, hvilken kontotype det er, konto som krever prosjekt eller avdeling og hvilken momskode de tilhører.

Opprette ny konto

Trykk på ny oppe i venstre hjørne, legg til kontonummer og kontonavn i feltene på høyreside. Velg så hvilken momstype konto skal gå mot og hvilken kontotype det skal være. Du kan også aktivere en innstilling som krever at man bokfører mot et prosjekt eller avdeling når man benytter denne kontoen. Husk å trykke legg til på høyre side i bunn.

Rediger en konto

Søk frem kontoen du ønsker å endre, merker den eller dobbeltklikk på kontoen i kontoplan. Gjør endringene du ønsker og lagre.

MVA

Her får du oversikt over MVA kodene i systemet. Her kan du legge til eller endre kode som ligger inne.

Les mer om MVA kodene her.

Opprette ny momskode

Trykk på ny oppe i venstre hjørne, legg til kontonummer og kontonavn i feltene på høyreside. Husk å trykke legg til på høyre side i bunn.

Rediger en momskode

Søk frem momskoden du ønsker å endre, marker den eller dobbeltklikk på mvakoden i listen. Gjør endringene du ønsker og lagre.

Avdeling

Her vises en oversikt over hvilken avdelinger som finnes.

For å lage en ny avdeling trykker du på ny oppe i venstre hjørne, legg til info om avdelingen i feltene på høyreside og trykk legg til i bunn på høyre side. Avdelingsnavn og land er et krav for å kunne lagre avdelingen. 

Via knappen aktiv i informasjonsfeltene kan du velge om avdelingen skal være aktiv eller ikke. Du har også mulighet til å legge inn et eget avdelingsnummer/ID om du ikke vil at systemet skal velge neste ledige automatisk.

Bilagsarter

Her setter du opp de ulike bilagsartene som benyttes til kontering i 24SevenOffice.

Bilagsart sier noe om hva slags type bilag du fører. Dette er det første du tar stilling til i “bilagsart”-feltet i bokføringen. Der velger du om du fører inngående faktura, bankbilag, diverse bilag eller lignende. Hvilken bilagsart du velger vil i neste omgang være avgjørende for hvilket bilagsnummer bilaget blir tilordnet i regnskapssystemet. Ved å skille på forskjellige bilagsarter kan det være lettere å orientere seg i regnskapet i ettertid.

For å få frem inngående fakturaer i betalingsforslag i bankmodulen, er det viktig at disse blir tilordnet en bilagsart som er merket av med omsetning.

Opprette ny bilagsart

Ved å trykke på ny kan du opprette en ny bilagsart og fylle inn ønskede felter til høyre i bildet. Husk å trykke på legg til for å lagre.

Dersom du klikker på en av bilagsartene som allerede eksisterer kommer informasjonen om denne arten opp til høyre i bildet hvor du også kan gjøre endringer. Husk å trykke på lagre-knappen for å lagre dine endringer.

Nr på bilagsart: Dette er valgfritt og du kan benytte de som ikke allerede eksisterer.

Tittel på bilagsart: Dette er også valgfritt og man kan benytte dem som ikke allerede eksisterer.

Nummerserie: Her kan du knytte mot nummerserier som du finner under innstillingene for Nummerserier

Debet: Skal bilagsarten gå mot en fast debetkonto? (Kan overstyres i konteringen)

Kredit: Skal bilagsarten gå mot en fast kreditkonto? (Kan overstyres i konteringen)

Omsetning: Må hukes ut dersom arten inneholder inngående eller utgående fakturaer og kreditnotaer.

Prosjekt: Skal bilagsarten gå mot et fast prosjekt? (Kan overstyres i konteringen)

Avdeling: Skal bilagsarten gå mot en fast avdeling? (Kan overstyres i konteringen)

Kommentar: Skal det ligge en fast kommentar på bilagsarten?(Kan overstyres i konteringen)

I fanen Tab stopp huker du av for de feltene du ønsker at pekeren skal stoppe i når du trykker på Tab eller Enter-tasten ved bilagsregistrering. Du kan dermed velge at pekeren stopper flere steder på noen bilagsarter enn andre, alt etter som du ønsker å fylle inn flere felter i noen arter enn andre.

Nummerserier

Nummerserier må ses i sammenheng med bilagsarter. Alle bilagsarter må være koblet mot en av nummerseriene som eksisterer. Nummerserier brukes for å skille forskjellige bilag fra hverandre på bilagsnummer. De fleste nummerseriene starter på nytt pr 01.01. (vanlig regnskapsår) hvert år.

Inne på fanen for Bilagsarter ser man en oversikt over den/de bilagsarten(e) som nummerserien går mot.

Ved å trykke på knappen “Ny” kan du opprette ønskede nummerserier for bruk i systemet. Klikk på ønsket serie for å endre informasjon til høyre i bildet.

Kontinuerlig nummerserie
Dersom du huker av for dette valget vil det ikke være mulig å endre startnummer på den aktuelle serien i ettertid. Serien for utgående faktura må alltid ha en kontinuerlig nummerserie. Både seriene for utgående faktura og kassesalg er satt opp som kontinuerlig som standard.

Endre neste bilagsnummer

Det er mulig å endre neste bilagsnummer på nummerserier. Klikk på nummeret du ønsker å endre, overstyr til nytt nummer, og endringen lagres automatisk. Datoene som står øverst i kolonnene er sluttdatoen for regnskapsperioden. Dersom du er i juni 2020 og ønsker å endre neste bilagsnummer gjeldende fra i dag, gå til kolonnen hvor det står 31.12.2020 (ved vanlig regnskapsår), og endre neste bilagsnummer som tilhører denne kolonnen for bilagsserien. Endring av neste bilagsnummer vil ikke påvirke startnummer på nummerserien. Dersom du ikke har begynt å bruke nummerserien og ønsker å endre startnummer på nummerserien, så kan du gjøre det ved å markere nummerserien og velge Endre, der kan du endre startnummer.

Viktig! Pass på at nummerseriene ikke kolliderer ved opprettelse av nye nummerserier eller endring av neste bilagsnummer i eksisterende nummerserier. Det bør være minimum 5000 nummer i differanse for hver enkelt nummerserie.

Regnskapsår

Du kan opprette ett nytt regnskapsår ved å trykke på Ny. Sett inn oppstartsdato og sluttdato for regnskapsåret og trykk legg til i bunn.

Regnskapsperioder i et regnskapsår kan opprettes ved å markere et regnskapsår, klikke på fanen Regnskapsperioder, og sette startdato og sluttdato for regnskapsperioden, og velg Legg til.

Regnskapsperioder er ikke nødvendig å opprette manuelt, da disse opprettes automatisk ved bokføring av en MVA-oppgave.

Når du har bokført MVA-oppgaven for en periode blir den automatisk låst. Du må da låse opp perioden for å kunne levere tilleggsoppgaver på MVA på denne terminen.

Låse og åpne perioder
Marker ønsket periode i listen og klikk på lås for å låse perioden. For å åpne perioden markerer du ønsker periode i listen og klikker på knappen Løse ut.

Endringer/låsing/åpning av regnskapsår krever at du har tilgang til å gjennomføre kritiske endringer i din 24SevenOffice-klient. Dersom du mangler rettigheter vil du få opp en feilmelding ved forsøk på å f.eks. låse opp en regnskapsperiode. Alle brukere som er administrator har automatisk fått tilgang til denne rettigheten. Øvrige brukere må enten be administrator i klienten om å gjennomføre endringene, eller bestille tilgang til «Kritisk administrativtilgang» på brukere som mangler dette.

Logg

Denne fanen viser en logg over opprettelse og sletting av regnskapsår og regnskapsperioder. Du må først velge regnskapsåret som du vil se loggen for.

Regler

Reglene her gjelder oppsett av personer som legges til godkjenning ved ulike tilfeller. Det finnes 4 typer regler; beløpsgrenser, prosjekter, dimensjoner og faste godkjennere. For å aktivere disse reglene i mottaket, klikk på knappen “Aktiver godkjenningsregler” inne i mottaket.

Beløpsgrenser

Godkjennere kan settes på beløpsgrenser der man ønsker at det skal være spesielle personer som skal godkjenne ved beløpsgrenser man setter opp. Beløp som kommer utenom de beløpsgrensene, kommer ikke til å bli trigget av regeladministrasjonen.

Alle må godkjenne: Alle personer som er lagt til på denne regelen må godkjenne bilaget.

Minst en må godkjenne: Dersom det er flere personer som skal godkjenne ved en viss beløpsgrense, kan du velge at det rekker at minst en av disse personene godkjenner bilaget.

Prosjekt

Dersom du har angitt en prosjektleder for et prosjekt i prosjektmodulen, kommer denne til å aktiveres når man velger dette prosjektet på bilaget i mottaket.

Dimensjoner

Personer som er knyttet til dimensjoner kan settes opp som godkjennere. Det kan være deltakere på et prosjekt, eller personer som tilhører en avdeling. 

Faste godkjennere

Her kan du legge inn fast godkjennere i en liste som alltid legges først, og en liste som alltid legges sist. Godkjennerne som legges først er altså de personene som alltid skal godkjenne bilaget først, og motsatt med godkjennerne som legges sist.

Les mer om hvordan du setter opp godkjenningsregler her.

Valuta

Her kan du enkelt legge inn gjeldende kurser for utenlandsk valuta. Dette er kursene som brukes i blant annet bilags- og fakturafunksjonene når du velger en annen valuta enn NOK. Det er derfor viktig at kursene oppdateres regelmessig for å få en mest mulig riktig prising når du opererer med utenlandsk valuta.

Ny valuta

Du kan legge til en ny valuta ved å trykke på ny og deretter fylle inn informasjonsfeltene. Viktig at du fyller inn riktig kurs her når du legger inn. Trykk legg til i bunn for å lagre.

Endre valuta

For å endre en eksisterende valuta dobbeltklikker du på valutaene du ønsker å endre, endre informasjon i feltene og trykk lagre.

Vi anbefaler alle å bruke oppdater valutakurser automatisk. Da oppdateres kursene automatisk en gang hver natt.