Ved hjelp av vår purremodul kan du sende purringer til dine kunder. Du kan selv håndtere og sende purringer direkte fra systemet, men vi har også integrasjonsløsninger hvor du kan få hjelp til purringer og inkassovarsel. 

 

Første gangen du åpner purring får du mulighet til å velge hvilken modul du ønsker å bruke. 

24Seven Office standard purring: Dette er vår egen purremodul. Her kan du selv håndtere og sende purringer via epost. Du kan også få tilgang til integrasjon med Lowell.

 

 

Purring (24SevenOffice Standard)

Du finner denne modulen under Fakturering og purring. 

Før du tar i bruk purremodulen må du sette opp ønskede innstillinger. 

 

Steg for purring

Øverst på siden har du seks faner som viser stegene for purring: 

Liste: alle fakturaer som overskrider forfallsdato legger seg under liste.

Purring #1: fakturaer som skal purres for første gang blir overført hit

Purring #2: fakturaer som skal purres for andre gang blir overført hit

Inkassovarsel: etter at man har purret og enda ikke fått inn betaling kan kan velge å sende til inkasso varsel for å gi kunden en siste mulighet til å betale.

Til overføring: disse går til inkasso dersom inkassovarsel ikke betales. Har du satt opp en avtale med Lowell kan du legge de til overføring her. 

Rentenota: det kan genereres en rentenota på en faktura som betales for sent.

 

Disse fanene/statusene vil variere avhengig av innstillinger man har gjort på forhånd.

Dersom en faktura ikke betales i henhold til forfall + antall postdager så vil fakturaen havne på Liste. Listen under gir en oversikt over fakturaer som ikke er betalt og du kan velge å endre status til Purring #1, #2 osv. Hvilken status du kan endre til avhenger av hvilke innstillinger du har gjort. Husk at postdager alltid blir lagt til på alle statuser, siden postgangen gjelder for dem alle.

Endre status ved å huke av den aktuelle posten og trykke på "Endre status" nederst på siden. 

 

Poster med grå bakgrunn kan ikke purres på. Trykk på den for å få opp informasjon om forfall. 

 

Behandle og sende purring 

Til høyre for hver post har du flere mulige valg. Du kan legge til et notat, skrive ut purringen, legge til en ny innbetaling, eller merke den. 

Poster som er merket har en del valg nederst på siden. Her kan du endre status, skrive ut, sende som pdf, slette eller eksportere til en liste.

For å sende purring merker du den og velger "send PDF" nederst på siden. Du får opp et nytt vindu hvor du kan tilpasse eposten som sendes. 

For å sende purring fra systemet må du ha lagt inn en standard e-postkonto i modulen for E-post.

Purringer som slettes kan sendes tilbake til purremodulen ved å finne dem i reskontro og høyreklikke på dem fra klassisk CRM. 

Rentenota

Rentenota er påløpte renter etter forfallsdato på en faktura og fram til fakturaen er betalt.

Inne på purreinnstillingene under Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Ordre/faktura – Purring, så kan man sette opp innstillinger for rentenota. Feltene for det er rentenotarente, rentenotagrense og kontonummer som rentenota rente skal føres mot. Rentenotarente er rentesatsen man ønsker å benytte. I tillegg så er det et kommentarfelt hvor man kan legge til kommentar som skal stå på rentenotaer.

Rentene vil starte å påløpe direkte etter forfallsdato. Dersom man setter rentenotagrensen til å være 100kr, så vil det si at når det har påløpt renter på 100 kroner eller mer, så dukker det opp en rentenota i fanen rentenota i purremodulen automatisk, men de dukker ikke opp der før fakturaen er betalt. Dersom samme kunde har flere fakturaer med renter som har påløpt, så vil også renter under rentenotagrensen dukke opp i rentenotafanen dersom fakturaene samlet kommer på 100kr eller mer.

For å lage en ordre av rentenotaen, klikk i avhukingsboksen på høyresiden, og klikk på endre status. Man finner igjen rentenotaen på ordrelisten, og kan fakturere den derfra.

Det finnes en egen lov for hva som er maks prosentsats på rentenota rente. Dette må dere selv sjekke opp så det blir riktig. Denne satsen endres hvert halvår eller hvert år.

 

Hva betyr fargen på purringene

Sort farge betyr at fakturaen kan purres.

Grå bakgrunn betyr at faktura ikke har gått til forfall enda, og kan ikke endres status på. 

Gul betyr at det ligger poster i reskontroen som ikke er koblet. Dette kan ha konsekvenser for purrebeløpet, så sjekk reskontroen før du sender purringen til kunden.

Rødt betyr at kunden har betalt for mye, og at du skylder penger. Derfor kan du ikke purre den aktuelle fakturaen. I "Liste" betyr denne fargen at det finnes poster som ikke er koblet i reskontro.