Før man setter i gang med lønnskjøring må de ansatte opprettes i lønnsmodulen.
Man har 3 muligheter for å opprette ansatte:
1. Manuelt opprette ny ansatt.
2. Velge import, viktig å følge importformatet. Hvordan du importerer og hvordan filen må se ut kan du lese mer om her.
3. Last ned A07 - Ansattforhold fra sist kjørt lønn / innlevert A-melding.
Om ansatte skal opprettes manuelt trykker man på “Ny Ansatt”.
I ansattlisten finner man oversikt over alle ansatte registrert i lønnsmodulen.
Du har mulighet til å gjøre søk i ansattlisten ved å selektere i søkefeltene øverst på siden.
Om det mangler nødvendig informasjon på den ansatte som er kritisk ifht. lønnskjøringen vil det under “Status” på venstre side i listen vises et varsel. Informasjon om hva som mangler på den ansatte kommer frem i en melding øverst på ansattkortet.
Trykke man seg inn på et ansattkort kommer du inn til informasjonssiden på den ansatte hvor eventuelle endringer kan gjøres.
Informasjon: Oversikt over personalia, lønn og arbeidsforhold på den ansatte.
Informasjon kan korrigeres på den ansatte ved å trykke på penn-symbolet øverst i høyre hjørne i de forskjellige informasjons vinduene.
Personalia: Oversikt over opplysninger registrert på den ansatte.
Skattekort: Skattekort lastes ned fra Altinn. Velg “Hente” for å automatisk laste ned skattekortet. Ved endringer i skattekortet hos en ansatt kan nytt skattekort lastes ned ved igjen å trykke på “Hent”.
Ansattforhold: Her registreres ansattforhold og lønnsinformasjon. Bak 3 prikker kan man avslutte og legge til nye perioder. Man kan også sette arbeidsforhold ID. Dersom verdi her kommer denne med i A-meldingen. Dersom dette feltet er tomt vil A-meldingen også levere tom verdi på 1. ansattperiode. Ved ny periode skapes det et nytt arbeidsforhold som sendes til Altinn.
Permisjon: Her registreres permisjon på den ansatte. Dersom man avslutter en permisjon setter man sluttdato. Dersom man gjør en endring, eks. Annen prosent må man avslutte den forrige og opprette ny permisjon.
Lønnsposter: Her legger man inn lønnsposter. Huk av for “Fast lønnspost” dersom det skal gjentas i fremtidige lønnskjøringer.
Tilleggsopplysninger: Legg inn utleggstrekk (Stat/Skatt eller private fordringshavere) eller fri bil innenfor standardregelen samt yrkesbil brukt i privat bruk.
Lønnsslipper: Her finner man en oversikt over tidligere lønnsslipper.
Feriepenger: Oversikt over feriepengegrunnlag, opptjente og utbetalte feriepenger.
Kontering: Velg avdeling i 24SevenOffice. Man kan splitte en ansatt mellom ulike avdelinger. Bokføring i 24SevenOffice håndterer avdeling som dimensjon.
HR: Dersom det finnes flere underenheter eller virksomheter velges dette under organisasjonstre (Org). Men kan kun tilhøre en virksomhet. Dersom man ønsker å sende ut et varsel/mail kan man gjøre dette under HR fliken.
Brukere som ansatte
En bruker har en profil som igjen betyr at man har tilgang som enten administrator eller lønns godkjenner. Dersom en bruker også skal motta lønn kan man velge denne personen i nedtrekksliste og velge “Ny ansatt fra bruker”. Fyll ut manglende data på ansattkortet så er brukeren også tilgjengelig som ansatt.
Ansatte som er tilknyttet ulike selskap
Dersom du som lønnsmedarbeider har tilgang til flere selskap og skal opprette ansatte sjekkes det om ansatt på personnummer finnes fra før. Hvis ja så hentes verdiene inn fra ansattkortet fra andre klienter. Gjør man endring på en slik ansatt vil informasjonen også finnes på de andre klientene.
Hurtigrapportering
Fra ansattliste kan man masse registrere lønnsposter, både faste og for en kjøring. Eks. Opprett kantine trekk for alle ansatte, eller fast elektronisk naturalytelse.
Ansattforhold
Under Import kan man velge år og måned for å laste ned A-07 for klienten.
Koble ansatte for time import 24Sevenoffice
For de klientene som benytter timeføring i 24Sevenoffice vil det være mulig å koble ansatt fra lønn til en timebruker i 24Sevenoffice. Det vil da være mulig å konvertere timeføringer til lønnsposter i en lønnskjøring. Koblingen av arbeidstypen skjer direkte på lønnsarten og eller via varianter under hver lønnsart.
Lønnsjustering
Et verktøy for å justere lønn, enten i kroner eller prosent. Man kan også angi minimumslønn og minimums økning for å se hvilke ansatte som ikke oppfyller lønnsjusteringen og evt. manuelt korrigere før lagring.
