Under fanen faktura i AI modulen er der du henter alle innkommende fakturaer. Du kan kalle dette for AI mottaket.

Her kan du se mer om hvordan menyen er oppbygd og hva de ulike funksjonene i menyen gjør.

For å enklest forklare alle funksjonene i AI mottaket kommer vi til å dele det opp i tre ulike steg. Søk og filtrering, kontering og avlesning av fakturaen og handlinger

 

Søk og filtrering

Lengst oppe i fakturabildet finner du søk og filtreringsfunksjoner for alle fakturaer som finnes i mottaket. Dette kan deles opp i tre ulike funksjoner: Køer, søkefunksjon og filtrering og innstillinger.

Køene

Lengst til venstre finner du de ulike køene som finnes i AI. Her blir alle fakturaer plassert av AI avhengig av hvilken informasjon den klarer å lese av fakturaen.

Kø	Forklaring
Alle	Kø for å kunne sortere/filtrere frem alle fakturaer som finnes i køene. Denne klen bør ikke brukes for å arbeide i.
Ukjent	Inneholder fakturaer som systemet ikke finner informasjon som eks leverandør.
Ettersyn	Inneholder fakturer der systemet har funnet den meste informasjonen men behøver ses gjennom for å kontrollere at det stemmer.
OK	Fakturaer som har gått på ”Straight Through Process” (STP).

 

Søkefunksjon og filtrering

I midten av disse tre så finner du søk og filtreringsfunksjonen. Her har du mulighet til å søke opp ulike fakturaer basert på ulike filtreringer og informasjon. I søkeruten har du mulighet tilå velge IDnr, leverandr eller fakturanummer i dropdown-ruten på venstre side og søke i tekstruten.

Under filtrer-knappen finner du en rad ulike filtreringer som du kan velge for å få frem fakturaer avhengig av hvilken status de befinner seg i.

Under sorter kan du velge hvilken ordning fakturaene skal vises og sorteres på.

Du ser alle filter som er velgt langst til venstre. Alle filter som står her kombineres og viser kun de fakturaer som matcher alle disse filter. Klikk på krysset for å ta bort et filter.

 

Innstillinger

Lengst til høyre finner du tre knapper.

Oppdater: Oppdaterer AI mottaket og henter  inn nye fakturaer. Dette skjer på automatikk men du har også muligheten til å gjøre det manuelt. 

Synkronisere: Synkroniserer AI mottaket mor 24sevenoffice. Om du eksempelvis har opprettet en ny avdeling kan du klikke på synkroniser for å hente de siste endringene fra 24sevenoffice. Dette skjer på automatikk men du har også mulighet til å gjøre det manuelt.

Velg visningsvindu: Velg om du vil ha fakturabildet i et eksternt vindu eller på delt skjerm med fakturaradene. Klikk en gang for å endre.

 

Kontering og avlesning av fakturaen

Her ser du alle fakturaer og all den informasjonen som har blitt lest av AI. For å navigere seg rundt anbefaler vi at du bruker hurtigtaster. Det er først og fremst piltastene ( for å flytte sig rundt), Enter for å åpne og sette fokus der du står) og Esc ( for å gå tilbake et steg) som du bør bruke.

 

Tre ulike nivåer på visning av fakturaen

Hver faktura har tre ulike nivå. Hovednivå, konteringsnivå og fakturaradnivå. I oversikten på mottaket ser du hver faktura på hovednivå. Der vises en overiskt/forhåndsvisning av fakturaen som eks leverandør, fakturanummer, dato og beløp.

klikk Enter en gang for å åpne fakturaen du står i. Da åpnes fakturaen på konteringsnivå. Her vises en summering av artikkelrad/fakturarad basert på hvordan de kommer til å bokføres. En egen konteringsrad skapes om artikkelrad/fakturarad eksempelvis har ulike kostnadskonto, momssats, avdeling, prosjekt eller periodisering. Om du navigerer deg ned på en konteringsrad så ser du også hvor Ai har hentet informasjonen på fakturaen gjennom en grønn markering på fakturabildet.

Klikk Enter en gang på konteringsraden. Da åpnes den på fakturaradnivå. Her ser du alle artikkelrader/fakturarader som ligger til grunn for konteringsraden.

 

Du kan velge hvilke kolonner som skal vises og i hvilken rekkefølge de skal være. Kontakt support via chatbobblen nede til høyre for dette.

 

Endre informasjon på fakturaen

For å gjøre endringer på fakturaen klikker du Enter en gang for å sette fokus i den ruten du står og skriver informasjonen og klikker så Enter igjen for å lagre.

Bruk Esc for å gå tilbake et steg.

 

Handlinger

Alla handlinger som kan gjøres med fakturaen finner du lengst ned i bildet. Marker en eller flere faktura med mellomrom tast eller ved å klikke i den hvite boksen til venstre av fakturaen for å gjøre en handling. 

Bokfør: Bokfør de valgte fakturaene.

Slett: Sletter de valgte fakturaene..

Flytt til: Flytte de valgte fakturaene til køene ukjent, ettersyn eller Ok.

Godkjenning: Send de valgte fakturaene til godkjenning eller avbryt godkjenningsflyten.

Alternativer: 

Overfør: Overfør de valgte fakturaene til 24sevenoffice. De havner da i en egen bunt i bokføringsmodulen der du manuelt kan bokføre de. 

Dele opp: Dele påå fakturasidene om det ligger flere fakturaer inne på en og samme. Scroll ned å marker den første siden på en ny faktura og klikk på "dele opp". 

Slå sammen: Slå sammen de markerte fakturaene. 

Knytte til stempelnummer: Tildel den markerte fakturaens sider til et eksisterende stempelnummer i 24sevenoffice. Disse sidene legges da til på det valgte stempelnummeret i 24sevenoffice.