Her går vi gjennom funksjonen Approval Flow i AI. Dette er en funksjon for å sette opp og bygge egen automatisk godkjenningsflyt i AI. Du finner denne funksjonen under fanen Admin i menyen på toppen.
Kontakt vårt AI team via chatten for å aktivere denne funksjonen.
Hvordan fungerer Approval Flows
Approval flows er oppbygd på en måte slik at du kan sette opp automatisk godkjenningsflyt for dine fakturaer. Reglene ( også kalt trigger) er det som styrer hvilken godkjenningsflyt som skal brukes på hvilken faktura. På en godkjenningsflyt kan du velge å aktivere regel på bruttosum, leverandør, konto, avdeling og prosjekt.
På hver godkjenningsflyt kan du så velge godkjennere og godkjenningssteg. Her legger du inn de personene/ godkjennere som skal inngå i din godkjenningsflyt. Du kan også sette opp godkjenningssteg i en godkjenningsflyt som vil gi deg ytterlig en mulighet til å tilpasse godkjenningsflyten på et dypere nivå.
Alle godkjenningsflyt du setter opp ligger også i en prioriteringsflyt som følger ovenfra og ned i listen. Det betyr at alle fakturaer matches mot godkjenningsflyten som ligger øverst i din liste og fortsetter nedover til verdiene på fakturaen matcher noen av dine godkjenningsflyt.
Eksempel: Du kan sette opp en godkjenningsflyt 1 som har som regel å gjelle for alle fakturaer med avdeling "Norr 2021". I den godkjenningsflyten har du to godkjenningssteg. I atteststeg 1 ligger Joel som alltid skal godkjenne fakturaer med avdeling Norr 2021. I steg 2 ligger Anna som kun skal godkjenne fakturaer med avdeling Norr 2021 om beløpet er over 10 000 kr
I godkjenningsflyt 2 Setter du som regel å gjelde for alle fakturaer over 30 000kr. I godkjenningssteg 1 ligger Per og Malin som skal godkjenne alle fakturaer over 30 000kr.
I godkjenningsflyt 3 setter du ingen regel, som innebærer at denne flyten kommer til å gjelde alle fakturaer som ikke matcher noen av reglene i godkjenningsflyt 1 eller 2. Dette er et så kalt "fang opp" flyt som fanger opp alle fakturaer. Her ligger Lisa som godkjenner i steg 1.
Med disse godkjenningsflytene satt opp betyr det at:
Alle fakturaer med avdeling Norr 2021 kommer til å følge godkjenningsflyt 1 og gå til Joel først og så Anna om beløpet er over 10 000kr.
Om fakturaen ikke har avdeling Norr 2021 men er over 30 000kr kommer den til å følge godkjenningsflyt 2 og går til Per og Malin
Om fakturaen ikke har avdeling Norr 2021 og er under 30 000kr kommer den til å følge godkjenningsflyt 3 og gå til Lisa.
For å se hvordan du skaper en ny godkjenningsflyt kan du klikke her.
Sende en faktura til godkjenning via Approval Flows
Når du har dine godkjenningsflyt satt opp er det på tide å komme i gang. For å sende en faktura til godkjenning markerer du den og klikker på Godkjenning - Tildel godkjenning. Da kommer fakturaen automatisk å matches mot de godkjenningsflytene og reglene du har satt opp, og du får nå opp en rute som forhåndsviser hvilken flyt fakturaen matchet mot og som den kommer til å sendes til.
