Mappe: Hovedbok
Saldobalanse m/ IB
Denne rapporten blir blant annet brukt til å avstemme balansen. Man kan dobbeltklikke på en konto i rapporten for å få se alle bilag som er ført mot den gitte kontoen. Saldobalansen inneholder alle konti det er bokført på i løpet av året.
Hovedbok
Hovedbok brukes for å gå mer inn på de forskjellige kontoene for å avstemme de. Saldobalanse og hovedbok brukes mye i sammenheng. På hovedboken vil man ha linken til det scannede bilaget ytterst til høyre i rapporten. Dersom man klikker på bilagsnummeret i hovedboken vil man se bokføringen av hele bilagsnummeret.
Det er mulig å eksportere rådata, og dersom du huker av i avhukingsboksen til høyre for rådata-knappen, så kommer også dimensjoner og egendefinerte dimensjoner med i rådataeksporten. Nå du har hovedboken i excel på skjermen så kan du legge filtrering på headinglinjen og sortere f.eks på mva-kode, kontonr, bokføringsdato, prosjektnr osv.
Resultatrapport – flere perioder
Denne rapporten viser resultatet – om man har overskudd eller underskudd. Inntektene står i – (minus) i rapporten, og dermed vises også overskudd med – (minus).
Resultatrapporten blir f.eks brukt av styret som vil gå gjennom inntekter og kostnader for å se f.eks. hvor man bør kutte ned kostnader. Man har drilldown-funksjon helt ned på bilagsnivå fra resultatrapporten.
Resultatrapport – flere perioder har mulighet til å søke fram ulike perioder. Noen av feltene man kan søke på:
Dato
Dato: Her kan man søke på ulike dato eller bokføringsår.
Periode
Periode: Man kan søke på måned, kvartal eller hver fjerde måned, alternativt velge periode fra/til 1-16. Om man velger en periode, kommer systemet til å søke på denne perioden som ble valgt ut ifra de datoene som er valgt.
Utvalg: Her kan man søke på prosjekt, avdeling og budsjett.
Visning
Spesifikasjon: Om man aktiverer spesifikasjon, viser rapporten de valgene man har gjort under Visning
Type: Måned, annenhver måned, kvartal og hver fjerde måned
Formatering: Velg om rapporten skal vise desimaltall, heltall, hver 100, og så videre
Visning: Komprimere, hittil, forrige år og hittil forrige år
Handling
Klikk på Oppdater for å vise rapporten på skjermen.
Det er også mulighet for visning av faktura via Fakturanr-kolonnen ved drilldown på bilagsnummer. Klikk på fakturanummeret og fakturaen vil vises i eget vindu.
Man kan også eksportere rapporten til excel og .csv, eller skrive ut ved å klikke på knappen Eksporter.
Mappe: Importer
System 4 (Visma Format)
Når man importerer System 4-filer så vil disse dukke opp som en bunt i bokføringen som igjen må bokføres.
Huldt & Lillevik
Ved bruk av Huldt & Lillevik så er det System 4-formatet «Visma Business» som skal eksporteres for å få det importert i 24SevenOffice. En forklaring på Huldt & Lillevik import kan du finne her.
Overføre fra Visma Lønn til 24sevenoffice.com
Visma lønn:
– Rutiner
– Registrering
– Regnskapsbunt
– Økonomisystem
– Ascii
– Visma business ASCII
– Så lagrer du filnavn som du har i midlertidig mappe og avslutter med \vismalonn.txt
24sevenoffice.com:
– Rapporter
– Importer
– System4 (visma format)
– Her kan du hente inn filene du lagret i midlertidig mappe.
Teller
Krav for å kunne benytte seg av integrasjon mot Teller: Du må ha en kasse som støtter integrasjon med 24Sevenoffice. I dette inngår en buntoverføring på dagsoppgjør elektronisk. I tillegg må kassen kommunisere med Teller (terminalen) som tar imot kort. Når du betaler med kort blir hver transaksjon merket med et referansenummer. Dette blir sendt til Teller og samtidig lagret i kassesystemet. Det er viktig at denne referansen som er unik følger med dagsoppgjøret til 24SevenOffice via kasseintegrasjonen.
I 24SevenOffice bokføres bunten mot f.eks. kunde = teller. Dvs det kommer åpne poster på denne kundens reskontro.
1 gang hver uke kan man laste ned innbetalingsfil fra Teller, denne kan i noen tilfelles også bli sendt direkte til kunde. Filen inneholder en oversikt over alle transaksjoner som har vært på kassa med data som dato, beløp, tekst, referansenummer.
Denne filen skal importeres under menyvalget Økonomi – Rapporter – Importer – Teller. Når bunten bokføres vil kundereskontro oppdatere/lukkes med utestående fordringer. Man vil da etter hver import fra Teller ha en oversikt over hvilke korttransaksjoner som ikke er gjort opp.
Support må gi tilgang til Teller import i 24SevenOffice.
Tollkreditt
Krav for å kunne benytte Tollkreditt-importen er at du må ha tollkreditt gjennom tollvesenet. Det betyr i praksis at det er tollvesenet som krever inn penger, ikke speditørene. I tillegg må du ha tilgang til Altinn for å laste ned månedlig oversikt over utestående tollfakturaer/grunnlag.
Kundeservice må gi tilgang til menyvalget: Økonomi – Rapporter – Importer – Tollkreditt.
Filen som skal importeres lastes ned fra Altinn. Filen inneholder en spesifikasjon av MVA og toll som skal betales i forhold til de kjøpene som er gjennomført siste måned.
Visma Business Design
En visning av hvordan du kan eksportere fil fra Total Årsoppgjør og inn i 24SevenOffice via importen Visma Business Design vises her: Total Årsoppgjør import.
Mappe: Journaler
Buntrapport
Her bør man være obs på at når man fører en reskontroføring vil kundenummeret følge på alle bilagslinjer etter reskontroføringen, helt til en ny reskontroføring kommer eller man begynner på et nytt bilagsnr.
Grunnen til at det er slik er for å kunne få kundenr på andre føringer enn kun reskontro da vi ikke har et ekstra kundenr felt i bilagsregistreren. Bare man er oppmerksom på denne «regelen» så kan man unngå den.
Det er også mulig å klikke på slette-ikonet til høyre for hvert buntnummer. Det gjør det mulig å reversere en bunt som er bokført feil. Ved en annullering/reversering av en bunte vil det posteres motsatt av den opprinnelige bunten for at den skal gå i null slik at den ikke påvirker regnskapet. Når du klikker på slett-knappen, så vil du få opp en beskjed som spør om man ønsker å legge til korrigeringsposter også. Hvis man velger å legge til korrigeringsposter i tillegg vil den postere det opprinnelige bilaget på nytt hvor man kan endre visse rader hvis det var brukt feil dato, feil konto osv. Bunten som dukker da opp i Økonomi – Regnskap – Regnskap – Bokføring.
Importere kontoplan
Det er også mulig å importere kontoplan på nye klienter. Se her for mer informasjon om hvordan dette gjøres.