Mottak
Ved første gangs bruk av Mottak må dette aktiveres inne på modulen ved å klikke på Gi tilgang.
Skann inn bilag til en bildefil og send til epostadressen som vises øverst i bildet på Mottak. Dersom fakturaene/bilagene ikke synes i løpet av kort tid kan du klikke på ikonet for oppdatering, eller se vår FAQ.
- I listen øverst er det en oversikt over bilagene som er sendt inn. Når du kommer inn på Mottak eller oppdaterer står du automatisk på et bilag. For å navigere mellom det som er skannet inn brukes Piltast venstre og Piltast høyre. Når du skal tildele stempelnummer til et bilag, velger du først ønsket stempelnummer i tallboksen like over Sider. Videre klikker du på bilaget du ønsker å legge til stempelnummeret og deretter Enter. Det er også mulig å dra bilaget ned til under Sider for å legge det til stempelnummeret.
- Nå har bilaget man har valgt å behandle lagt seg ned i listen med Sider. Dersom flere av sidene som er skannet inn hører med til samme bilag kan man navigere til disse med piltastene og klikke Enter på disse også for å legge dem til. Merk at rekkefølgen på sidene følger rekkefølgen man legger bilagene ned til Sider. Etter at siden(e) er lagt til kan en begynne behandlingen ved å klikke på Shift + Enter.
- Nå vil en til høyre se det aktuelle bilaget og kan navigere opp og ned på denne siden ved hjelp av hurtigtastene Page Up og Page Down, alternativt ved å dra den blå ruten opp og ned. Under Bilagsinformasjon blir Leverandør, Debet og Kredit fylt ut automatisk dersom det er treff på bankkontonummer eller organisasjonsnummer mot en leverandør i CRM. Om det ikke er noe treff i CRM må disse feltene fylles ut manuelt. Feltene Valuta, Avdeling, Prosjekt og Kommentar må fylles i manuelt. De øvrige feltene fylles ut automatisk basert på informasjonen på den innskannede fakturaen.
- Dersom bilaget skal sendes til Godkjenning se punkt a, hvis ikke se punkt b:
a) Velg en person fra listen under Godkjenningsliste og klikk deretter på ikonet som forestiller en person og et grønt plusstegn for å legge denne personen til godkjenningslisten. Det er mulig å legge til flere godkjennere og rekkefølgen i listen tilsier at den første på listen må godkjenne før den neste på listen får mulighet til å godkjenne. Dersom en ønsker at det skal være flere som skal godkjenne samtidig, uten å måtte vente på øvrige godkjennere, kan dette gjøres ved å klikke på ikonet med de to personene og videre legge personene til under mappen Parallell. Ved å klikke på dette ikonet en gang til når Parallell er markert kommer det opp en mappe med teksten Minst en der en kan legge inn at minst en av personene som legges til her, må godkjenne bilaget. Avslutt med på klikke på Ctrl + Alt + Enter for å sende bilaget videre til Bilagsregistrering og/eller Godkjenning.
b) Klikk på Ctrl + Alt + Enter for å sende bilaget direkte videre til Bokføring.
Godkjenning
Dersom godkjenning før kontering/bokføring er valgt, følg stegene nedenfor, hvis ikke hopp videre til Bokføring.
- Klikk på bilaget som skal behandles.
- Se over at dataene stemmer overens og enten godkjenn, underkjenn eller videresend bilaget til en annen person. Disse kommandoene gjøres ved hjelp av valgene på den nederste linjen.
En regnskapsfører kan godkjenne et bilag ved å opprette en bunt, føre bilaget og klikke på bokfør. Dersom det ikke er gått gjennom hele godkjenningsprosessen vil det kun godkjennes, og ikke bokføres. Se mer om dette under Bokføring.
Bokføring
Hvis bilaget skal bokføres direkte nå, se punkt 1. Dersom bilaget skal konteres for så å godkjennes senere, se punkt 2.
1. Hvis bilaget skal bokføres direkte.
a) Opprett en bunt og se til at modus er satt til Skanning.
b) I feltet for stempelnummer, klikker du Piltast ned og velger riktig stempelnummer fra listen. Stempelnumrene som vises her er de som ligger til godkjenning hos deg selv, de som allerede er godkjent eller de som ikke er sendt til godkjenning. Klikk Enter for å velge et stempelnummer og gå videre til neste felt.
c) Konter bilaget. Ved å klikke på Enter navigerer du til neste felt, ved å klikke på Skift + Enternavigerer du til foregående felt. Når konteringen av et bilag er ferdig kan du klikke på End for å starte på en ny linje og kontere neste bilag.
d) Lagre bunten.
e) Bokfør bunten ved å klikke på Alt + B.
2. Hvis bilaget skal konteres og så sendes til Godkjenning.
a) Opprett en bunt og se til at modus er satt til Skanning.
b) I feltet for stempelnummer, klikker du Piltast ned og velger riktig stempelnummer fra listen. Stempelnumrene som vises her er de som ligger til godkjenning hos deg selv, de som allerede er godkjent eller de som ikke er sendt til godkjenning. Klikk Enter for å velge et stempelnummer og gå videre til neste felt.
c) Konter bilaget. Ved å klikke på Enter navigerer du til neste felt, ved å klikke på Skift + Enter navigerer du til foregående felt. Når konteringen av et bilag er ferdig kan du klikke på End for å starte på en ny linje og kontere neste bilag.
d) Lagre bunten. I kolonnen for bilagsnummer vil det stå Auto på de bilag som må godkjennes før de kan bokføres, og et tildelt bilagsnummer på de bilagene som er klare for bokføring.
e) Bokfør bunten ved å klikke på Alt + B. Bilagene som hadde fått tildelt bilagsnummer er nå bokført, bilagene med Auto inneholder nå konteringen i godkjenningsbildet og godkjenningslisten viser nå at den som klikker på Bokfør har godkjent bilaget.
f) Bilaget kan nå godkjennes enten fra modulen Bokføring eller fra modulen Godkjenning. Fra Bokføring kan dette gjøres av neste godkjenner i listen ved å gå til spesialbunten Mine bilag, der huker man av for det eller de bilagene som skal godkjennes og klikker på Bokfør. For hvordan dette gjøres fra modulen Godkjenning, se egen veiledning for dette ovenfor.
g) Når alle på godkjenningslisten har behandlet bilaget vil dette legge seg i bunten Godkjente bilag dersom alle har valgt å godkjenne bilaget, eller i Underkjente bilag dersom minst én av personene i godkjenningslisten har valgt å underkjenne bilaget. Fra Godkjente bilag kan bilagene bokføres direkte ved å klikke på Alt + B. Bilagene i Underkjente bilag må endres på og sendes tilbake til godkjenning, for så å godkjennes for at det skal være mulig å bokføre dem.
Navigering
Når du går inn på et av menyvalgene under Bilagsregistrering vil du se at du kommer til en ny visning der du har en venstremeny for navigering mellom de ulike stegene i bilagsflyten. Rekkefølgen for bilagsflyten kan varieres etter hvordan hver enkelt bedrift ønsker å arbeide.
Dashboard; vil vise grafiske fremstillinger av regnskapsdata. Denne delen av modulen vil videreutvikles med tiden, og mer informasjon kommer da.
Mottak; dette er det første steget i bilagsflyten. Det er her innskannede bilag behandles (erstatter tidligere Prekontering).
Godkjenning; her skal en kunne se hva som ligger til godkjenning og velge å godkjenne, underkjenne eller sende godkjenningen videre til en annen.
Bokføring; denne delen vil kunne fungere både for kontering før godkjenning, og den endelige bokføringen.
Søk; her er det mulig å søke på et eller flere stempelnummer og få muligheten til å skrive ut det som er skannet inn, samt en logg som viser behandlingen som er utført.
Innstillinger; her finner en innstillinger for Mottak, Postering og Kontoer.