Når du skal legge til en ny kunde eller en ny kontakt, så kan du klikke på Legg til ny i venstremenyen, og deretter velge om du skal legge til en ny kunde eller en ny kontakt.
Da får du opp et skjema som kan fylles ut med kontaktinfo om kunden eller kontakten.
Bedriftsoppslag
Bedriftsoppslag er ferdig integrert i 24SevenOffice. Dette gir deg som bruker av 24SevenOffice svært tidsbesparende verktøy ved å hente informasjon fra Brønnøysundregistrene:
- Hente bedriftsinformasjon til CRM ved et enkelt søk
- Abonnere på kredittvurderingsrapporter
- Abonnere på kredittovervåking av kunder
- Foreta rollesøk på kontakter i CRM
Kunde
Når du har valgt Legg til ny kunde, så kommer du direkte inn på Generelt hvor du får mulighet til å velge kundetype Kunde, Leverandør eller Privatkunde. Velger du privatkunde, så får du i tillegg opp feltet Fornavn. Da skal fornavnet legges inn i feltet Fornavn og etternavnet skal legges inn i feltet Navn.
Når du fyller ut organisasjonsnummer på en kunde, så sjekkes det om organisasjonsnummeret finnes fra før i systemet ditt og om det finnes fra før i ekstern søketjeneste (dersom du benytter tjenesten, «Enhetsregisteret»). Dersom du ser at den finnes i systemet fra før, så kan du klikke på «Vis» og gå direkte til kunden som allerede ligger inne, for å slippe å opprette en dublett. Dersom kunden ikke ligger inne i systemet fra før, men du får treff på den i ekstern søketjeneste, så kan du klikke på Legg til, og dermed så fylles informasjonen om kunden som finnes i den eksterne søketjenesten inn i feltene på skjemaet.
Eier av kunden settes automatisk til å være den innloggede brukeren, men dette kan endres dersom en annen person skal være eier ved å klikke på krysset til høyre for navnet på eieren og deretter søke opp blant alle som er registrert under Administrasjon – Ansatte i systemet. I tillegg er det mulig å sette opp at kunden eller kontakten kun skal være synlig for eier dersom ikke alle skal ha mulighet til å se kunden/kontakten.
Klikker du på Adresser, så får du opp valgene for å legge inn fakturaadresse, postadresse, leveringsadresse, besøksadresse og attesteringsadresse.
Under innstillinger så finner du fakturainnstillinger, innstillinger for pris og leverandørinnstillinger. Det er en stor fordel å gå gjennom dette dersom de ulike kundene skal behandles ulikt, så slipper du for eksempel å manuelt gjøre endringer på ordre som går mot kunden hver gang en ordre opprettes, for da er allerede innstillingene satt opp på hver kunde i forkant.
Kontakt
Når du velger «Legg til ny kontakt», så får du opp et skjema hvor du fyller ut kontaktinformasjon om kontakten under Oversikt, Adresser og Avansert.
Under Avansert så kan du eventuelt endre eier for kontakten og velge om den kun skal være synlig for eier eller om den skal være synlig for alle.
