Hvordan bruke CRM

Søk opp eksisterende kunder eller kontakter ved å søke i søkefeltet i toppmenyen, og klikk deg inn på kunden eller kontakten.

La oss si at du søker opp en kunde. Når du går inn på kundekortet, så kommer du først og fremst inn på en oversiktsside (fanen Informasjon) hvor du får en oversikt om kunden:

– kontakter som er tilknyttet kunden

– aktiviteter (oppgaver) koblet til kunden

– vegg hvor du kan skrive notater som gjelder kunden

– prosjekter tilknyttet kunden

– salgsmuligheter tilknyttet kunden

– kategorier som kunden tilhører

Videre kan du gå gjøre endringer på disse, legge til nye, og slette. Dermed slipper du å gå til prosjektmodulen for å opprette et prosjekt, eller å gå til kalenderen for å legge til en oppgave.

 

De ulike fanene på kundekortet

Kundeinformasjon

Den første ruten inneholder kundeinformasjon til kunden, som kundenavn, kundenummer, organisasjonsnummer, adresse, og så videre. Knappene nederst til høyre i denne ruten er for å slette kunden, endre notat, endre bedriftsinformasjonen som er den samme informasjonen som når du oppretter en ny kunde, og du kan flette eller opprette ny ordre under Handlinger-knappen.

 

Kontakter

I fanen kontakter kan du administrere kontakter, eller du kan gå til kontaktkortene ved å klikke på navnet på kontaktene.

Trykk på pluss-tegnet for å legge til en ny kontakt til kunden. I boksen som kommer opp, så får du mulighet til å søke opp eksisterende kontakt og knytte den opp mot bedriften, eller du kan klikke på Ny kontakt-knappen for å opprette en ny kontakt.

Marker en kontakt for å kunne gjøre endringer på kontakten, flette, eller å slette den. Sletting av kontakt fra et kundekort, betyr at man kun fjerner linkingen mellom denne kontakten og kunden. Dersom kontakten skal fjernes helt, så må det gjøres fra kontaktkortet.

Du finner det samme på kontakter som finnes på kunder, utenom salgsmuligheter. Og forskjellen er naturligvis at du ser kunden som kontakten eventuelt er tilknyttet, og ikke omvendt.

 

Epost

I e-post-fanen finner du en oversikt over e-poster som er koblet mot kundekortet. Når du har lagt til e-post-adresser på kunder og kontakter tilknyttet kunder, og du sender og mottar mailer til og fra disse adressene, så blir disse mailene automatisk tilkoblet kunden og kontakten dersom du og de andre ansatte i firmaet har satt på innstilling for det.

NB! Dersom mailer slettes fra mailmodulen, så forsvinner de også fra kundekortet.

 

Dokumenter

Her ligger alle dokumenter tilknyttet den valgte kunden. Dette filområdet fungerer på akkurat samme måte som i klassisk CRM.

 

Samtalelogg

Dersom du har en telefoniløsning tilkoblet din CRM, så vil din samtale logg oppdateres i systemet. Du har da muligheten til å se en oversikt over telefonsamtaler personer i deres firma har ringt ut når du velger å ringe ut fra CRM, og hvilke telefonsamtaler som har ringt til deg. Forutsetningen er at kundenes telefonnummer ligger i CRM, og innstillinger for å ha telefoni tilkoblet din CRM er satt opp riktig. Se mer informasjon om dette her.

 

Ordre

I ordre-fanen vil du se en oversikt over ordre og fakturaer som er opprettet mot kundene. Du kan også søke på ordre, skrive ut ordre herfra, sende eller slette.

For å lage en ny ordre fra kundekortet, så må du gjøre det fra fanen Informasjon og under Handlinger-knappen som ligger nederst til høyre i kundeinformasjons-ruten.

 

Reskontro

Øverst har du valgene mellom å se kundereskontroen eller leverandørreskontroen, og videre kan du velge å se åpne poster, lukkede poster eller alle poster.

For å lage kobling må man markere postene som skal kobles, og deretter høyreklikke med musepekeren.

• For å markere flere poster holdes CTRL inne på tastaturet samtidig som man enkeltklikker på postene.
• For å markere en liste med x antall poster holdes SHIFT inne på tastaturet samtidig som man enkeltklikker først på den øverste posten, og deretter den nederste posten i listen.

Koble poster: Skaper kobling på markerte poster.

Fjern kobling: Opphever koblingen i sin helhet, og alle poster som tidligere var knyttet til denne koblingen vil flyttes til «åpne poster.»

Fjern post fra kobling: Fjerner markert post(er) fra aktuell kobling.

Dersom koblingen som skapes har saldo = 0, vil koblingen/postene flyttes til «Lukkede poster.»

I «Vis lukkede poster» vil man se at poster som er koblet sammen har samme Kobling ID. For bedre oversikt anbefaler vi å sortere listen på Kobling ID som vist i bildet ovenfor.

 

Oppgaveliste

Henviser deg til oppgavelisten som også finnes i kalenderen under Vis oppgaver.