Under administration hittar du alla inställningar som finns i bokföringsmodulen. Den består av en meny högst upp med de olika inställningarna som finns. Nedan kommer en förklaring på var och en av dem.

 

Mottag

Här väljer du om du vill att ”Automatiskt textslutförande” ska vara aktiverat. När du börjar skriva in något i fälten, så hjälper denna funktion med att fylla in data som saknas genom att söka igenom alla underlag som finns registrerade.

Du kan också välja om attestering ska vara synlig när man öppnar Mottaget.

Om du har en gammal scanningsadress inlagt på klienten och tror att det kan ligga kvar bilagor som är skickat till denna adress så kan du välja att ladda ner allt som är skickat dit. 

Avisering

Här anger du hur du vill att e-post aviseringar ska bli utskickade i samband med att du har fakturor/bilagor att attestera.

Namn, e-post och språk hämtas från vad som finns i din profil.

Längst ner under prenumeranter väljer du hur du vill motta dessa aviseringar. 

Aviseringsmail - per verifikation: Innebär att det skickas mail varje gång man har en faktura/bilaga att attestera.

Aviseringsmail - översikt: Innebär att det skickas ett mail vid de tidpunkterna som man har valt under ”Översiktsplanen”. Det skickas då endast ett uppsummeringsmail som meddelar att det finns fakturor/bilagor för attestering. I översiktsplanen väljer man en eller flera tidpunkter som man önskar att mailet ska skickas. Välj mellan alla veckans dagar, samt tidpunkt: Morgon, Lunch eller Eftermiddag.

Stämpelnummerserie

Vid behov av flera stämpelnummerserier så kan detta sättas upp här. Klicka på "ny" till höger och fyll ut namn och nummer från och till på höger sida, och klicka på "lägg till".

Om man har många verifikationer i omlopp så är det viktigt att ha ett stort spann mellan stämpelnummerserierna så de inte krockar framöver. 

Konton

Detta är ditt företags kontoplan. I systemet finns det redan inlagd en standard kontoplan som utgår från BAS kontoplanen. Här kan du anpassa din kontoplan så att det följer företagets behov genom att lägga till nya konton och ändra på existerande konton. Du kan även skriva ut kontoplanen samt exportera den till Excel-format.

Vid behov finns även möjligheten att importera en egen kontoplan tillgängligt.

Till vänster i bilden hittar du de olika sökparametrar som finns tillgängliga. Det finns ett sökfält, uppdelade kontointervaller, vilken kontotyp det är, konton som kräver projekt eller avdelning och vilken momskod de tillhör. Kom ihåg att spara.

Upprätta nytt konto:

Klicka på ny uppe till vänster, lägg till kontonummer och kontonamn till höger i bilden. Välj också vilken moms-typ kontot ska gå mot och vilken kontotyp kontot ska tillhöra. Du kan också aktivera en inställning som gör att kontot kräver att man ska bokföra mot ett projekt och/eller en avdelning.

Redigera ett konto:

Sök fram kontot som ska ändras och markera den, eller dubbelklicka på kontot på kontoplanen. Gör ändringarna du önskar och klicka på spara.

Avdelning

Här visas det en översikt över vilka avdelningar som finns. För att lägga till en ny avdelning trycker du på Ny och fyller ut informationen på höger sidan av skärmen. Avdelningsnamn och land är ett krav för att kunna spara avdelningen.

Via knappen "Aktiv" längst ner, väljer du om avdelningen ska vara aktiv eller inte. Du har också möjlighet att lägga in ett eget avdelningsnummer/ID om du inte vill att systemet ska välja nästa lediga automatiskt.

Verifikationsmallar

Verifikationsmallen definierar vilken typ av verifikation du registrerar. Systemet har några standard verifikationsmallar som vi rekommenderar att använda. Men du kan även lägga till flera mallar eller ändra de befintliga. Varje verifikationsmall är kopplad till en verifikationsnummerserie. Du kan ha olika serier för tex. leverantörsfaktura, kundfaktura, bankverifikationer, manuella verifikationer för att enkelt skilja de olika verifikationstyperna åt.

När du konterar en verifikation i bokföringen så är verifikationsmall det första du tar ställning till i kolumnen ”verifikationsmall”.  Vilken slags mall som används styr vilken serie som verifikationen bokförs med i systemet.

Upprätta en ny verifikationsmall:

Om man klickar på Ny kan man upprätta en ny verifikationsmall och fylla i de önskade fälten till höger i bilden. Tryck på Spara för att spara din nya verifikationsmall.

Detsamma gäller vid redigering av existerande mall. Markera mallen och gör de önskade ändringarna på höger sida, och klicka på spara.

• Nr på verifikationsmall: Är valfritt och du kan använda alla nummer som inte redan existerar.
• Titel på verifikationsmall: Även detta är valfritt. Man kan även ändra namn på redan existerande mallar.
• Nummerserie: Här kopplar du verifikationsmallar mot de nummerserier som du hittar under inställningar för Nummerserier. OBS! Ha tillräckligt stort mellanrum i nummerserien så inte serierna går ihop under räkenskapsåret. Tänk på att utgående fakturor är en kontinuerlig serie, dvs den startar inte om på nytt vid ett nytt räkenskapsår.
• Debet: Ska verifikationsmallen konteras mot ett fast debetkonto? (Kan överstyras vid kontering)
• Kredit: Ska verifikationsmallen konteras mot ett fast kreditkonto? (Kan överstyras vid kontering)
• Omsättning: Måste kryssas för om verifikationsmallen innehåller ingående eller utgående fakturor.
• Projekt: Ska verifikationsmallen konteras mot ett fast projekt? (Kan överstyras vid kontering)
• Avdelning: Ska verifikationsmallen konteras mot en fast avdelning? (Kan överstyras vid kontering)
• Kommentar: Ska det ligga en fast kommentar på verifikationsmallen? (Kan överstyras vid kontering)

På fliken Tab stopp ställer du in i vilka fält muspekaren stannar i när man trycker på Tab-/ eller Enterknappen vid kontering. Du kan därmed anpassa detta efter olika verifikationsmallar.

Nummerserier

Nummerserier används för att särskilja olika sorters verifikationer från varandra. De flesta nummerserierna startar på nytt från ÅÅÅÅ-01-01 (vanligt bokföringsår) varje år. Nummerserier bör vara sammankopplade med verifikationsmallar.

Det ligger ett antal standard-serier upplagda i systemet som vi rekommenderar att använda. När man trycker på Ny kan man upprätta ny nummerserie genom att fylla ut informationen till höger. Detsamma gäller för att ändra en existerande serie.

Kontinuerlig nummerserie

Innan man klickar på valet "kontinuerlig" bör man notera att man inte kan ändra på startnumret i efterhand. Serien för Utgående fakturor (kundfakturor) skall alltid vara kontinuerlig. 

Ändra nästa verifikationsnummer

Det är möjligt att ändra nästa verifikationsnummer på nummerserier. Klicka på numret som ska ändras och överskriv numret, ändringen sparas automatiskt. Datumet som står överst i kolumnerna är slutdatumet för bokföringsperioden. 

Se till att serierna inte kolliderar. Det bör vara ett minimum på 5000 nr mellan de olika serierna. De kontinuerliga serierna bör ha den högsta nummerserien och ha mer än 50 000 nr innan de kolliderar. Inställningar för detta är beroende på företagets volymer (tänk igenom innan du väljer nr på serier). Inne på fliken Verifikationsmallar får du en översikt på den/de Verifikationsmall/verifikationsmallar som nummerserien konteras mot.

Räkenskapsår

Du upprättar en ny räkenskapsperiod genom att trycka på Ny. Sätt in startdatum och slutdatum. Genom att markera en period och klicka på lås/lås upp kan du spärra den perioden från att användas i bokföringen. (Du måste ha administratörtillgång i företaget/klienten för att göra detta.)

Du kan endast radera ett år eller en period om det inte är bokfört något mot den. På varje upprättat år har du möjlighet att se logg på upprättade, ändrade och raderade räkenskapsår och perioder.

Regler

Här kan du aktivera regler som kan användas vid attestering. Det finns fyra olika typer av uppsättningar av regler; beloppsgränser, projektledare, dimensioner och fasta attestanter. Här kan du sätta upp alla dess regler som du önskar, och när du sedan har registrerat fakturan i mottaget så klickar du på knappen "aktivera attestregler" för att använda de på den aktiva fakturan.

Beloppsgränser

Här kan du välja vilka personer som ska attestera specifika beloppsgränser. Fakturor med belopp som ligger utanför beloppsgränserna, kommer inte att bli triggade av regeln. De två alternativen som finns är:

• Samtliga måste attestera: Alla attestanter som har lagts till i denna regel måste attestera.
• Minst en måste attestera: Enbart en av alla attestanter som har lagts till i denna regel måste attestera.

Projekt

Om du har angivit en projektledare i ett projekt och aktiverar detta så måste projektledaren i respektive projekt attestera fakturan.

Dimensioner

Under dimensioner har du två val att välja mellan och det är Projekt eller Avdelning. Här har du möjlighet att välja flera projektdeltagare eller flera avdelningsdeltagare som attestanter. Välj projekt/avdelning > klicka på nästa och välj de deltagare du vill ha med.

Fasta attestanter

Här kan du lägga in fasta attestanter i en lista som alltid läggs först, och en lista som alltid läggs sist bland attestreglerna. Attestanterna som läggs först är den person/personerna som alltid ska attestera fakturan först, och den/de som läggs sist är de attestanter som sak attestera fakturan sist.

Valutor

Här kan du enkelt upprätta de valutor som du önskar använda i systemet. För att lägga till en ny valuta klickar du på Ny och fyller ut valutakod, beskrivning och kurs. 

Vi rekommenderar alla att använda valet "uppdatera valutakurser automatiskt". Då uppdateras kurserna automatiskt en gång varje natt