Påminnelse
Med hjälp av vår påminnelsemodul kan du enkelt skicka påminnelser till dina kunder och se till att inbetalningarna kommer på plats. Du kan själv hantera detta och skicka påminnelser direkt från systemet men vi erbjuder också lösningar via integrationer där du kan få hjälp att hantera alla påminnelser och inkassovarningar.
Innan du startar
Första gången du öppnar modulen kommer du att få möjligheten att välja vilken typ av modul du vill använda.
24SevenOffice Standard påminnelse: Detta är vår egen påminnelsemodul. Här kan du välja att sköta påminnelserna själv skicka ut de på e-post direkt från systemet.
ESP påminnelse: Detta är en påminnelsestjänst och modul som är i samarbete med ESP Credit Management, som ger kunderna gratis tillgång i deras påminnelsesystem. I denna version finns även en uppgarderingsmöjlighet till Hokas som då sköter påminnelsehanteringen åt dig.
Påminnelse 24SevenOffice Standard
I inlägget under beskriver vi hur du använder 24SvenOffice standardmodul för påminnelser. Du hitta den under fakturamodulen – påminnelse.
Påminnelsemodulen ger en översikt över fakturor som inte är betalda i förhållande till förfallodatum. Du kan här välja om du vill skicka ut dem som en påminnelse eller om du vill skicka dom direkt till inkasso.
Påminnelsemodulen består av flera olika flikar med de olika statusarna som beskrivs under.
- Lista– alla fakturor som överskrider förfallodatum hamnar i listan
- Påminnelse 1– fakturor som skall påminnas första gången hamnar här
- Påminnelse 2– fakturor som skall påminnas för andra gången hamnar här
- Inkassovarning– efter att påminnelse har skickats och man trots detta inte fått in betalningen kan man ändra status till inkassovarning för att ge kunden en sista möjlighet att betala.
- Till Inkasso– går till Inkasso om fakturan inte betalas efter inkassovarningen
- Räntefaktura– det kan genereras en räntefaktura på en faktura som har betalats in för sent. Den räknar ut räntan på de dagarna från förfallodatumet och det faktiska inbetalningsdatumet.
Dessa flikar/statusnivåer varierar beroende på de inställningar som har gjorts i förhand.
För att ändra status på en faktura bockar du för de kunder/fakturor du vill skicka påminnelse till och väljer status Påminnelse 1 och trycker Ändra status. Då skapar man påminnelsefakturor på dessa. Du kan därifrån välja att skicka fakturan på e-post direkt från systemet eller skriva ut den.
För att skicka fakturan direkt från systemet måste du ha ett e-postkonto uppsatt. Se här hur du sätter upp detta.
Se mer här hur du enkelt kan skapa och skicka en påminnelse.
Observera att de fakturorna som är markerade helgråa inte kan ändra status på för att den inte har legat i listan tillräckligt många dagar i förhållande till vad som är inställt under inställningar.
Man kan också lägga till en notering om det önskas. Klicka då på arket till höger om fakturan.
Inställningar för påminnelser
Inställningar för påminnelsemodulen hittar du under Administration – Inställningar – Ekonomi – Order/Faktura - påminnelse.
Här kommer en förklaring på de olika inställningarna:
Påminnelsemetod
- Fakturakopia: Systemet skriver ut en fakturakopia av varje enskild påminnelse (rekommenderas)
- Saldolista: Systemet skriver ut en saldolista när man väljer att skriva ut en översikt över påminnelser.
Antal dagar
- Postdagar: Antal dagar från betalningsdatumet till mottagaren registrerar detta i sitt system. Det tar normalt 2-3 dagar från att transaktionen blir betald till den registreras hos mottagaren. Postdagar blir lagt som tilläggsdagar till förfallodatumet innan alla statusar för en påminnelse påbörjas.
- Lista: Man anger antal dagar som måste passera innan fakturan ska bli synlig under status Lista. En faktura kommer då inte förekomma på listan förrän dessa dagar har gått som är inlagt i inställningar (lista+postdagar)
- Påminnelse 1: Här hamnar fakturor som skall påminnas för första gången. Man anger antal dagar den skall ligga på Påminnelse 1 innan den kan flyttas till nästa status. (t.ex. Påminnelse #2 eller Inkassovarning)
- Påminnelse 2: När man önskar att skicka ut en Påminnelse 2 innan man skickar den till inkasso använder man denna status. Välj antal dagar den ska ligga med denna status.
- Inkassovarning: När kunden inte har betalt efter påminnelserna så kan man skicka en inkassovarning. Man anger då antal dagar som påminnelsen ska ligga i inkassovarning innan den går vidare till nästa status. Om inte påminnelsen betalas då heller, går inkassovarningen direkt till inkasso. I de fall som man har ett eget avtal med en inkassobyrå överförs ärendet vidare till status ”Till inkasso” för vidare behandling.
Visning: Här kryssar man för vilka flikar/statusnivåer som man önskar att använda under påminnelsemodulen. Man kan välja att lägga till/ta bort Påminnelse 1, Påminnelse 2, Inkassovarning.
Lägg till påminnelseavgift: Här väljer man om påminnelseavgift önskas på Påminnelse 1, Påminnelse 2 och/eller Inkassovarning. OBS! Påminnelseavgiften kommer inte att visas i kundreskontran innan inbetalningen på totalbeloppet inkl. påminnelseavgiften är bokfört. Det är viktigt att inbetalningar med påminnelseavgift registreras via högerklick på den ursprungliga fakturan (i reskontran) och sedan på ”Ny inbetalning” eller via Bank – inbetalning. Det för att funktionaliteten med påminnelseavgift ska bli korrekt i reskontran.
Blockera kund: Här kan man lägga in om man vill blockera kunden för att skicka Påminnelse 1, Påminnelse 2, Inkassovarning eller Till inkasso. När en kund blir blockerad, så är det blockerat i CRM. Om man provar att fakturera denna kund så kommer man att få upp ett besked om att kunden har obetalda fakturor och kan därför inte faktureras igen innan inbetalningen kommer.
Kommentar: Här lägger man in text som man vill skall visas på de olika statusnivåerna. Detta kan vara t.ex. om att betalningen ej är mottagit från kunden.
Belopp: Här lägger man in önskat belopp på påminnelseavgiften. Man kan också specificera dröjsmålsränta i procent och en övre gräns på räntefakturan. För att kunna ändra konto för påminnelser och räntefakturor görs detta i kontonummer fälten.
