Vi skal her gå gjennom hvordan man kan opprette lønnsposter for ferieuttak og trekk i lønn for ferie via fraværslisten i 24Payroll.
Om man benytter fraværsregistrering via Self-Service, og ansatte selv kan søke om ferie derfra, så kan man sette opp godkjenning av ferie, og gjøre så det automatisk opprettes lønnsposter ved godkjenning.
Man kan også benytte fraværsregistreringen for kun å oppdatere gjenstående feriedager, uten at det genereres lønnsposter.
Under innstillinger for fravær kan man velge om fraværstypen må godkjennes eller ikke.
Man kan også koble opp fraværstypen mot lønnsart, slik at det opprettes lønnspost når fraværet er godkjent og overført til lønnskjøring.
I dette eksempelet har jeg satt opp at fraværstypen Ferie skal godkjennes og generere lønnspost på lønnsart 134 – Ferie uttak.
Når Ferie er godkjent og overfør til lønnskjøring blir lønnsarten liggende som lønnspost.
Akkumulator på lønnsslipp viser nå gjenstående feriedager på 24 stk, da en feriedag er trukket ut.
Om man eksempelvis ønsker at Ferieuttak skal generere trekk i lønn for ferie den perioden ferien er benyttet, så kan man koble fraværstypen mot lønnsart 109 – Trekk i lønn for ferie.
Da beregner systemet antall dager x dagssats for trekk, samtidig som oversikt over gjenstående feriedager oppdateres på lønnsslipp.
Det er også mulig å koble fraværstypen ferie mot Feriepenger til utbetaling, lønnsart 128. Om en ansatt eksempelvis søker om 15 dager ferie, vil systemet da generere feriepengeutbetaling for 15 dager. Beregning 15 x dagssats.
Oversikt over gjenstående feriedager oppdateres i tillegg på lønnsslipp.
Slik ser det da ut i lønnskjøring når ferie er godkjent og overført til lønnskjøring.
Enkelte har også forskjellig praksis for utbetaling av feriepenger til fastlønnede og timelønnede.
Eksempelvis at fastlønnede får alle utestående feriepenger utbetalt i feriepengekjøring, mens timelønnede får feriepenger når de faktisk tar ut ferie.
En løsning her kan da være å benytter Fraværstypen Ferie uten kobling mot lønnsart på fastlønnede, dette vil da kun påvirke uttak av dager, og oppdatere "Gjenstående feriedager” nederst på lønnsslippen.
Deretter opprette en kopi av fraværstypen Ferie, hvor man kobler mot Lønnsart 128, til bruk for timelønnede. Som da genererer utbetaling + oppdaterer gjenstående feriedager på lønnsslipp.