Denne artikkelen forklarer hvordan du importerer eksisterende eiendeler til anleggsmodulen via CSV-fil, hvordan valideringen fungerer, og hvilke felter som må være korrekt utfylt for en vellykket import.
Når en starter med vår anleggsmodul og du har eksisterende eiendeler så er det viktig å få de korrekt inn i modulen slik at vi kan fortsette avskrivningene ifra modulen. Dette gjøres ved import av en csv fil og vi anbefaler UTF-8 enkoding. Eksisterende eiendeler vil være eiendeler som har flere avskrivningsperioder, er historiske (ferdig med sine avskrivninger) og eiendeler som ikke skal avskrives.
Importvinduet har 3 ulike faner, den første er hvor du laster opp csv filen der den vil gå igjennom en valideringstest. Hvis vellykket vil en «Importer» knapp dukke opp og importen kan sendes videre. Hvis importen var vellykket vil vinduet lukkes og en blå notifikasjon nede til venstre dukke opp. Hvis det dukker opp feilmeldinger før import må disse rettes opp i filen før du kan prøve på nytt.
Neste fanen som heter tidligere importer vil vise en liste over tidligere importer. Her kan du åpne csv filene for selve importen, samt slette hele importer. Det er viktig å merke seg at en kan ikke ha bokført avskrivninger i modulen på noen av de importerte eiendelene før sletting, da vil en sletting av importen ikke være mulig lengre og en må foreta en manuell sletting på hver enkelt eiendel.
Siste fanen er «Eksempel filer» der en kan få en eksempelfil for import samt lese mer om valideringsreglene.
Valideringsregler for importfilen (header navn):
- Asset name
Navn på eiendelen - Purchase date
Kjøpsdato for eiendelen, vanligvis bilagsdato fra faktura, format dd.mm.yyyy - Purchase amount
Kjøpesum eks mva. Aksepterer ikke tusenskilletegn. Desimaler kan skrives med enten komma eller punktum - Asset type
0 : eiendel skal avskrives i anleggsmodulen, det vil si at eiendelen har gjenstående perioder som må avskrives
1 : eiendel skal ikke avskrives, det vil si at eiendelen ikke skal avskrives
2 : historiske eiendeler, det vil si at eiendelen allerede er ferdig avskrevet, men selv om en eiendel er ferdig avskrevet så skal den fortsatt være aktivert som en eiendel så lenge den eksisterer og er i bruk for bedriften - Posting method
0 : manuell postering, det vil si at når en «bokfører» ifra anleggsmodulen så vil det bli generert en bunt som dukker opp i bokføringsmodulen som du må åpne og deretter bokføre. Det er veldig viktig at dette blir gjort med en gang for anleggsmodulen oppdateres idet en bokføring blir sendt ifra anleggsmodulen
1 : direkte postering, det vil si at idet en bokfører ifra anleggsmodulen så bokføres det direkte i hovedbok, en trenger ikke å gå til bokføring og bokføre - Vendor
KundeID ifra 24sevenoffice, dette for å definere fra hvilken leverandør selskapet har kjøpt eiendelen ifra. Det er viktig at kundeID allerede eksisterer - Stamp no
DokumentID ifra 24sevenoffice, dette gjør at en ifra anleggsmodulen kan åpne dokumentID på samme måte som i en bilagsjournal. Det er viktig at dokumentID allerede eksisterer - Department
AvdelingsID som allerede er etablert i 24sevenoffice - Project
ProsjektID som allerede er etablert i 24sevenoffice - Category
KategoriID hentet ifra innstillingene i anleggsmodulen og «Kategorier» - Type ID
TypeID hentet ifra innstillingene i anleggsmodulen og «Type» - B/L
B velges hvis en har kjøpt eiendelen
L velges hvis en har leid eiendelen - Serial number
Fritekst til å legge inn serienummer - Depreciation method
0 : står for lineære avskrivninger
1: saldoavskrivning er for øyeblikket deaktivert - Depreciation %
Her legges inn en prosentsats, kun siffer ikke et prosenttegn, men denne er for øyeblikket deaktivert - Start month
Start måned for den første avskrivningen, hvis denne er januar 2025 så betyr det av januar 2025 vil være den første perioden som avskrives - Start year
Start år for den første avskrivningen - Periods
Antall totale perioder som skal avskrives uavhengig av hvor mange perioder som er allerede er avskrevet. Er eiendelen allerede avskrevet 12 av 36 perioder så er det 36 perioder som skal legges inn her. - Posting day
0 : bokføringsdag vil være på slutten av hver måned
1 : bokføringsdag vil være på starten av hver måned - Booked month
Hvis en legger inn verdier i en av booked kolonnene må en fullføre og legge inn verdier i alle 4. Booked month betyr at det allerede er bokført til og med denne måneden. Dette baserer seg på tall fra 1-12, der 2 står for februar - Booked year
Denne definerer for hvilket år en allerede har bokført. Hvis det står 2025 her og 2 i måneder vil det si at det allerede er bokført til og med feb 2025 - Booked amount
Totalt allerede avskrevet beløp for eiendelen per feb 2025, eksempelvis 140.000 av 360.000. Allerede avskrevet beløp og dette år vil innebære både ordinære avskrivninger samt nedskrivninger - Booked amount this year
Hvor mye av det totalt avskrevne beløpet er avskrevet for nåværende kalender år, altså 2025, det vil i dette tilfellet tilsi 20.000. Denne kolonnen er viktig å ha et forhold til slik at systemet kan beregne korrekt restverdi ved utgangen av forrige år, 2024 i dette eksemplet. Hvis en legger inn «unaturlige» allerede bokført verdier så vil systemet basere restavskrivninger på restbeløp delt på gjenværende perioder slik at en til slutt ender med restsum = 0 - Balance account
Balansekonto for selve eiendelen - Depreciation account
Balansekonto for avskrivning og nedskrivning av selve eiendelen, denne kan være den samme som balance account eller en annen balansekonto. - Result account
Resultatkonto for avskrivningene - Voucher type
Bilagestype, for norske klienter er det vanlig med bilagsart 10 Diverse, men en kan også etablere en egen om det er ønskelig - Comment
Kommentar som legges ved eiendelen, gjelder kun i anleggsmodulen - Balance group
Saldobalanse gruppe som er hensiktsmessig for gruppering og vil effektivisere årsregnskap i 24sevenoffice mtp eiendeler