Artikkelen gir en innføring i de ulike funksjonene i rapporter. Rapportene omfatter: prosjekter, brukere og arbeidstyper, kunder, timekontroll og fravær.
Rapportene i Busy er omfattende og gir deg innblikk i alt du trenger å vite om prosjekter, brukere og arbeidstyper. I tillegg finner du rapporter tilknyttet blant annet kunder, timekontroll og fravær. I denne artikkelen får du en innføring i de ulike funksjonene i menypunktet «Rapporter».
Dashboard for rapporter
Når du trykker på rapporter kommer du til et rapport-dashboard. Øverst er det flere faner: dashbord, timerapport, budsjettrapport, kapasitet, lønnsomhet og lønnsrapport (1). På bildet under ser du hvordan dashbord-fanen kan se ut. Fra denne siden får du oversikt over status på prosjekter med budsjett (2) og snarveier til de rapportene du kommer til å ha mest nytte av; i dette tilfellet tid på prosjekter denne måneden (3), tid per ansatt denne måneden (4), timer som venter utfakturering (5), ferie og fravær de neste to månedene (6), tilgjengelig kapasitet på ansatte (7) og manglende timeregistrering per ansatt (8). Hvilke snarveier du får opp her er avhengig av hvilken plan du er på – noen vil få færre snarveier og andre vil få fler.
Status på prosjekter med budsjett (2)
Her får du en nyttig oversikt over dine tre mest interessante prosjekter, og slik kan du alltid følge med på hvordan de ligger an i forhold til budsjettet. I tillegg ser du når noen sist førte tid på prosjektet. Trykk på de ulike prosjektene for å komme til prosjektrapporten.
Tid på prosjekter denne måneden (3)
Ved å trykke på denne snarveien kommer du til timerapporten med sortering på prosjekter og arbeidstyper. Du vil få oversikt over tid brukt på de ulike prosjektene i en periode (eks. per måned). Ved å åpne et prosjekt får du opp informasjon om tidsbruk på de ulike arbeidstypene innad i prosjektet.
Tid per ansatt denne måneden (4)
Når du klikker på denne snarveien kommer du til timerapporten med sortering på brukere og prosjekter. Du vil da få opp timeliste for de ansatte, og når du klikker på en enkelt person vil du kunne se hvor mye tid vedkommende har brukt på hvert enkelt prosjekt.
Timer som venter utfakturering (5)
Denne snarveien tar deg videre til timerapport sortert på prosjekter og arbeidstyper. Her får du oversikt over registrert tid på de ulike prosjektene som enda ikke har blitt fakturert.
Ferie og fravær de neste to månedene (6)
Når du klikker på denne vil du få en oversikt over alle arbeidstypene som inkluderer fravær, for eksempel ferie, permisjon og avspasering. Her ser du hvor mye fravær som er planlagt for de neste månedene.
Tilgjengelig kapasitet på ansatte (7)
Denne snarveien tar deg til «Lønnsomhet» under rapporter. For å kunne ta i bruk lønnsomhet må brukerbudsjetter være aktivert og satt opp i forkant. Du kan lese mer om lønnsomhetsrapporter og hvordan sette opp brukerbudsjett her.
Manglende timeregistreringer per ansatt (8)
Denne snarveien tar deg til timekontrollsrapporten i timebanken. Her får du oversikt over hvor mange timer som er ført hver dag, presentert med fargekoder. Timekontrollsrapporten viser registrerte timer bakover i tid, i tillegg til planlagt tid for de kommende ukene. Grønn farge betyr at den ansatte har jobbet tilsvarende kapasitet. Blå betyr at den ansatte har jobbet mer enn kapasitet. Gul farge betyr at den ansatte mangler timer.
Finn rapporter
Til høyre i dashbordet finner du en seksjon som heter «Finn rapporter». Her kan du få tilgang til rapporter for de ulike prosjektene, men også for brukere og arbeidstyper. Når du klikker på et av prosjektene i denne seksjonen vil du få en full rapport for prosjektet, eventuelt for brukeren eller arbeidstypen du har valgt.
Prosjektrapporten
I prosjektrapporten får du en full oversikt over alt du trenger å vite om prosjektet ditt. Under ser du et utsnitt av hvordan prosjektrapporten ser ut.
Juster tidsperspektivet
Oppe til høyre i prosjektrapporten kan du justere hvilket tidsperspektiv du ønsker å se rapporten for. Velg en uke, en måned, et kvartal, et år eller hele prosjektets levetid. Du kan også velge et egendefinert tidsperspektiv med fra- og til-dato.
Flere faner
Det er flere faner under prosjektrapporten. Rapporten på bildet over ligger under «Oversikt». I fanen «Timerrapport» ligger en full timeliste for prosjektet. Under fanen får du presentert tiden som er registrert på de ulike oppgavene, og kan sammenligne dette med estimert tidsbruk. Ved å trykke på de ulike oppgavene vil du få opp hvor mye tid de ulike brukerne har brukt på hver oppgave. Dessuten får 24SevenOffice-brukere opp fanen «Kostnader», hvor du får oversikt over alle produkter tilknyttet prosjektet med antall, innpris, utpris og totalpris.
Legg inn budsjett og endre fakturering fra prosjektrapporten
Du kan legge inn eller justere budsjettet direkte fra prosjektrapporten. Det gjøres ved å klikke på «Pengebudsjett» og fylle inn detaljene i vinduet som dukker opp. I likhet med dette kan du også endre faktureringsinnstillingene på samme måte: klikk på fakturerbar tid og gjør endringene du ønsker.
Dersom det er noe mer du lurer på vedrørende rapporter oppfordrer vi til å ta kontakt med oss i chatten nede til høyre, så hjelper vi deg gjerne 😊