Lär dig mer om Busys integrering med Marathon

Konfigurera integrationen

För att konfigurera integrationen med Marathon går du till "Inställningar" -> "Integrasjoner". Marathon måste aktivera API:et och ge er en länk, användarnamn och lösenord. Klistra in länken i fältet "Länk till Marathon-API" och klicka på "Hämta info från länken". Då kommer fälten under att fyllas i automatiskt (Subdomän till server, programnamn och URI-lösenord).

Välj om du vill överföra timmar tillbaka till Marathon efter godkännande genom att aktivera eller inaktivera "Använd timmarna för fakturering i Marathon". Om du aktiverar detta alternativ kommer du också att få en möjlighet att välja "använd projektbudgetar från Marathon". Denna inställning låter dig välja om du vill hämta budgetarna från Marathon eller hantera dem från Busy.

Slutligen anger du namnet på företaget du ska koppla till och det lösenord du fått från Marathon. Klicka på "Spara och hämta data" för att aktivera integrationen!

Obs: Företags-ID är vanligtvis en förkortning av företagsnamnet med stora bokstäver.

Vilka uppgifter är kopplade mellan systemen?

Projekt och kunder kommer automatiskt att hämtas från Marathon. Om du har aktiverat överföring av timmar, kommer även arbetskoder (fee codes) att hämtas från Marathon eftersom de krävs när timmar ska skickas tillbaka.

Från och med nu skapas alla projekt, kunder och arbetskoder automatiskt från Marathon. De hämtas in i Busy varje timme, men du kan även uppdatera manuellt genom att klicka på "Hämta projekt och kunder" i projektlistan. Då kommer projekten, kunderna och eventuella arbetskoder att hämtas omedelbart. Du har också möjlighet att direkt trigga en synkronisering från integrationssidan där du har konfigurerat integrationen.

Om ni har angivit en budget för projektet i Marathon kommer detta att hämtas in i Busy som en budget för projektet om ni har aktiverat inställningen för "Använd projektbudgetar från Marathon". Om ni vill hantera budgetar från Busy stänger ni av denna inställning.

Projektledare och medarbetare läggs till automatiskt

För att automatiskt lägga till projektledare och medarbetare på projekten när de hämtas från Marathon, är det viktigt att fylla i "Anställningskod"-fältet korrekt så att det matchar uppgifterna i Marathon. Listan med anställningskoder och namn finns under "Inställningar" -> "Integrationer". Anställningskoden kan även ändras från användarsidan för att säkerställa korrekthet och smidig synkronisering.

Om ni har lagt till användare i projekten i Marathon kommer dessa automatiskt att synkroniseras som medlemmar i Busy.

Om ett timpris per person är specificerad för projektet i Marathon kommer det också att synkroniseras in i Busy.

Kunder kopplade till projekt

Kunder som är kopplade till ett projekt och är aktiva kommer att synkroniseras in i Busy och visas i kundlistan under "Mer" -> "Projekt" -> "Kunder".

Kunden kommer automatiskt att vara kopplad till rätt projekt, förutsatt att detta är konfigurerat i Marathon.

Om du inte hittar en kund är det en bra idé att dubbelkolla att kunden är kopplad till rätt projekt i Marathon.

Standardinställningar för nya projekt

Om ni önskar andra standardvärden än de som automatiskt sätts på nya projekt från Marathon, rekommenderas det att välja detta från de generella inställningarna. Det är speciellt rekommenderat att standardinställningen för nya projekt är att de är öppna för att alla ska kunna föra timmar på dem.

Faktureringsstatus för projekt

Marathon bestämmer om ett projekt i Busy ska faktureras eller inte. Marathon har fem olika statusar (Extern, grupp, intern, spekulativ, 9), medan Busy endast har två (Fakturerbart och ej fakturerbart). Externa och gruppstatusar importeras till Busy som fakturerbara projekt. Interna, spekulativa och statusen 9 importeras som ej fakturerbara.

Spekulativa projekt kan ändra sin faktureringsstatus över tiden. Om du har registrerat timmar på ett projekt som är markerat som spekulativt i Marathon och sedan ändrar statusen till extern, kommer alla timmar att uppdateras till fakturerbara timmar.

Överföring av tid till Marathon

Samtliga medarbetare måste ha en anställningskod.

Om ni planerar att använda timöverföring måste ni ange "Anställningskod" för alla anställda som ska registrera tid. Detta kan göras samtidigt som ni bjuder in de anställda, så att det alltid är ifyllt. Ni kommer att få en varning om att anställda saknar anställningskod, så att ni alltid kommer ihåg att fylla i den för nya användare.

Godkännande av arbetstimmar

Tiderna överförs endast efter godkännande för att undvika felaktiga tidsuppgifter i Marathon och onödiga uppdateringar mellan systemen. Det är därför viktigt att antingen manuellt godkänna tiderna eller aktivera automatisk godkännande för att säkerställa korrekthet och effektivitet i överföringen.

Läs mer i vår artikel om godkänning.

Arbetstyper på projekt

Arbetskategorierna hämtas automatiskt från Marathon till Busy, och nya arbetskategorier måste skapas i Marathon. När arbetskategorierna har hämtats till Busy, lägger man till dem på de olika projekten i Busy. Det är också viktigt att koppla dem till rätt tidsregistreringstyp. Endast de arbetskategorierna som är kopplade till varje projekt får användas för tidsrapportering.

I Marathon kommer det upp en varning om du registrerar tid på en arbetskod som inte är kopplad till projektet. Det är bra att dubbelkolla att alla timmar för den specifika arbetskoden har överförts till Marathon innan du eventuellt arkiverar arbetskoden i Busy för att undvika felmeddelandet.

Felmeddelande för överförda timmar

För att undersöka varför en tid inte har överförts till Marathon kan du navigera till "Rapporter" -> "Dashboard" och öppna rapporten med namnet: "Status: Tidöverföring till Marathon".

På övre högra sidan av rapporten kan du välja att visa timmar som är "Under överföring" eller "Överförda" genom att använda växlingen "På / Av".

Genom att välja filteralternativet "Under överföring" kommer du att kunna se vilka timmar som för närvarande överförs till Marathon efter godkännande och eventuella felmeddelanden som kan förekomma. Genom att expandera projektet och de specifika tiderna kommer du att få en detaljerad förklaring till varför en timme inte kunde överföras till Marathon.

Vanliga felmeddelanden kan uppstå av följande anledningar:

• Kundnamn, användarnamn eller beskrivning innehåller ÅÄÖ. Marathon's API för timöverföring från Busy till Marathon stödjer inte ÅÄÖ, vilket kan resultera i att timmarna inte överförs korrekt.

• Tiderna har registrerats under en arbetskod som inte längre finns tillgänglig på projektet. Se till att arbetskoden är kopplad till projektet i Busy och inte har arkiverats.

• Tiderna har registrerats på ett projekt som inte längre är i aktivt skick. Kontrollera att projektet är aktivt både i Marathon och i Busy.

• Kundens tid har registrerats på en kund som inte längre är aktiv. Se till att kunden är markerad som aktiv i Marathon.

• Projektet i Marathon måste aktivera tidsregistrering för att timmarna ska överföras korrekt. Se till att tidsregistrering är aktiverat för projektet i Marathon.

Vanliga frågor

Hur ofta hämtas projekt, kunder och arbetskoder från Marathon?

Alla resurser hämtas automatiskt varje timme för att säkerställa kontinuerlig uppdatering.

Skickas uppdateringar när timmar redan har överförts?

När en timme har blivit godkänd och överförd kommer eventuella uppdateringar också att skickas till Marathon.

Jag hade redan skapat projekt och arbetskoder i Busy innan jag aktiverade integrationen som jag nu inte kan radera. Vad bör jag göra i denna situation?

För att ta bort dessa projekt och arbetskoder som inte finns i Marathon, behöver du inaktivera integrationen, arkivera projekten och arbetskoderna i Busy, och sedan aktivera integrationen igen.

Vad händer med den information som har samlats in i Busy när jag aktiverar och inaktiverar integrationen?
Alla data kommer fortfarande att finnas kvar i Busy när integrationen är aktiverad igen, inklusive anställningskoder och annan relevant information.