Lär mer om distributionsinställningar

Uppstart

• Aktivera
  Klicka på knappen "Aktivera" för att aktivera fakturadistributionen. Denna är aktiverad som standard på alla klienter.

• Inaktivera fakturering
  Klicka på "Inaktivera fakturering" för att tillfälligt stoppa möjligheten att fakturera i klienten. Detta kommer att medföra att användare som försöker fakturera får meddelandet att fakturering är inaktiverad. Det kommer fortfarande vara möjligt att skapa order i systemet. Syftet med att tillfälligt kunna stoppa fakturering är att förhindra att fakturor skickas ut via den nya fakturadistributionen innan man har ställt in alla inställningar och mallar på det sätt man önskar, och är redo att påbörja processen.

Mallar

Systemet erbjuder flera olika standardmallar som kan användas för både utskrift och PDF-generering av order och fakturor. Vid fakturering genererar systemet automatiskt en PDF som är baserad antingen på den aktuella standardmallen för klienten, eller på vilken regel som är definierad för den aktuella kunden. För order väljer man mall när man laddar ner eller skickar ordern via e-post.

Här kan du läsa mer om hur du anpassar din egen mall.

Order e-post

Här kan man lägga in textmallar som används vid fakturadistribution via e-post. Man kan ha en egen mall per språk som används. Man kan t.ex. ha en e-postmall för svenska kunder, där texten är på svenska, och en mall för engelsktalande kunder där texten är på engelska. Systemet väljer mall automatiskt baserat på "fakturaspråk" under inställningarna på kundkorten i CRM. Mallen kan byggas upp av vanlig text, i kombination med "fält för sammanfogning" som kommer att ersättas med information från den aktuella fakturan vid distributionen. T.ex. kommer fältet "DueDate" att ersättas med den faktiska förfallodatumet för den aktuella fakturan.

Lägg till en epost-mal för fakturadistribution

Vi använder engelska som grund för exemplet nedan.

• Namn: Ge e-postmallen ett namn, t.ex. "Engelska kunder"
• Språk: Välj vilket språk e-postmallen ska gälla för ("fakturaspråk" på kundkorten) - Här sätter vi Engelska
• Ämne: Lägg till en rubrik. Det är möjligt att använda "fält för sammanfogning" även i ämnesraden. Exempel på ämnesrad för engelska kunder: Invoice {Number} from {Supplier.Name}

Tillgängliga "fält för sammanfogning" som kan användas i e-postmallarna visas till höger i skärmbilden. Klicka en gång på önskat fält, kopiera och klistra in på önskad plats i textmallen.

• Epost-konto

Som standard kommer systemet att distribuera e-postfakturor via ett systemkonto med adressen "noreply@invoice.24sevenoffice.com". Under inställningar för E-postkonto kan man lägga till en egen e-postkonto och skicka ut fakturor via denna istället för systemkontoet. E-postkontot som läggs in här blir automatiskt gällande för alla användare i klienten vid distribution av faktura via e-post.

Inställningarna består av följande fält:

• Kontonamn: Här anger man namnet på kontot, t.ex. «Fakturamail»

Användarinformation::

• Namn: Här anger man det namn som man vill ska visas för e-postmottagaren (i «Från-fältet»), t.ex. «Fakturaavdelningen» eller «Anders Andersson».
• Epost-adress: Här anger man e-postadressen som ska användas för fakturautskick.

Påloggningsinformation:

• Användarnamn: Här anger man användarnamnet till e-postkontot. Denna information kan erhållas från e-postleverantören.
• Lösenord: Här anger man lösenordet till e-postkontot. Denna information kan erhållas från e-postleverantören.

Serverinformation:

• Server för utgående e-post (SMTP): Här anger man adressen till den SMTP-server som systemet ska använda för att skicka e-post. Denna information kan erhållas från e-postleverantören.
• Port för epost (SMTP): Här anger man portnumret som ska användas för att skicka e-post. Denna information kan erhållas från e-postleverantören.

Använd krypterad koppling: Här väljer man önskad krypteringsnivå. Denna information kan erhållas från e-postleverantören. Man kan välja "Använd automatisk kryptering SSL/TLS" för att låta systemet automatiskt sätta nivån.