Att importera orderlinjer i Busy kan vara användbart för att fördela transaktioner eller andra kostnader över olika tidsperioder.
I denna artikel kommer vi att gå igenom hur man importerar orderlinjer i Busy.
Detta är en avancerad funktion i ordremodulen, och fungerar på följande sätt:
Importera orderlinjer
För att importera orderlinjer, klicka på "Order" i sidomenyn för att komma till orderrutan.
Klicka på de tre punkterna högst upp till höger i fönstret för att visa alternativet att "Importera orderlinjer".
När du klickar på "Importera orderlinjer" visas ett fönster där du kan ladda upp en fil. Välj den fil du vill använda och klicka på "Ladda upp".
För att kunna importera orderlinjer måste följande steg vara korrekt ifyllda:
1. Filen är separerad med semikolon och är i CSV-format med följande kolumner:
- ProjectNumber: Projektnumret för ordern där linjerna ska läggas till. Ett aktivt ordertillägg (eller nytt om inget finns) på detta projekt används.
- TagId: Alla tidigare registrerade timmar på projektet (timmar som skulle ha inkluderats i underlaget i orderutkastet) med denna arbetskategori-ID kommer att kopplas till denna orderlinje.
- Quantity: Mängden på orderraden
- OptionalOutPrice: (Valfritt) Om ingen enhetspris anges för linjen, kommer priset för arbetskategori på det angivna projektet att användas istället. När ordern slutförs kommer priserna för timmarna i linjen att justeras baserat på den totala summan för linjen.
- OptionalProductNumber: (Valfritt) Ersätter produkten på raden med ett valt produktnummer.
- OptionalDescription: (Valfritt) Ersätter standardtexten på raden med produktets namn eller arbetskategoriens namn.
2. Varje rad i filen representerar en orderlinje. Till exempel:
3. När importprocessen är klar kommer orderlinjer att skapas i orderutkastet för de angivna projekten.
Om det saknas en orderutkast för ett projekt kommer ett att skapas. Med den tidigare nämnda exempelfilen, och givet ett projekt med nummer 1 och arbetskategorier med ID 1, 2 och 3, kommer följande orderutkast att genereras:
När du slutför ordern behöver du justera timepriserna så att de matchar orderlinjerna där timmarna registrerades. Busy tar hand om detta åt dig:
Ett exempel på detta är när vi ser att det tog 154,58 timmar att föra de 179 bilagorna - där varje bilaga kostade 65 kr. Priset för timmarna som användes för att bokföra bilagorna justeras därför till 65*179/154,58 = 75,27 kr.