I denna artikel kommer du att få en förklaring om vilka importalternativ som är tillgängliga i 24SevenOffice.
Vi håller på att uppdatera och förbättra artikeln du nu läser för att säkerställa att du får den bästa och mest aktuella informationen möjligt.
Vi erbjuder även olika systemanpassade importalternativ förutom CSV så att du inte behöver göra detta manuellt. Läs mer om systemspecifika importer
För att hitta Importguiden, gå till Administration - Import/Eksport och välj sedan "Utökad CSV-import".
Denna funktion är användbar när du behöver importera en stor mängd kunder, leverantörer, kontakter, leads osv. till 24SevenOffice.
För att kunna använda den här typen av import finns det viktiga regler som måste följas.
- Funktionen endast stöder Excel som är kommaseparerat och sparad i .CSV-format.
- Det går inte att koppla flera Excel-kolumner till samma fält i 24SevenOffice.
- Excel-filen måste vara korrekt formaterad och ha förklarande rubriker för de olika fälten. Detta gäller den översta raden i Excel.
- Granska Excel-arket noggrant och dubbelkolla allt innan du utför importen.
- Använd gärna de termer som finns i CRM eller importguiden. Alla kolumner som ska importeras måste vara formaterade som text i Excel. Detta kan göras genom att markera alla fält i Excel, högerklicka och välja format, och sedan välja "text".
Importfält (dessa kan samlas i ett Excel-dokument med olika flikar)
- Se Importfält för Bedrifter och Leads
- Se Importfält för Kontakter och Privatkunder
- Se Importfält för Produkter och Produktkategorier
- Se Importfält för Noteringar
- Se Importfält för Säljmöjligheter
- Se Importfält för Prislistor
- Se Importfält för Uppgifter
- Se Importfält för Order
- Se Importfält för Kontoplan
- Se Importfält för Bilagsjournal
- Se Importfält för Budget
- Se Importfält för Dimensioner
- Se Importfält för Projekt
- Se Importfält för Repeterande faktura (gammal)
- Se Importfält för att ändra Kundkategori
- Se Importfält för att uppdatera existerande kunder
Exempel på hur du kan strukturera din Excel-fil för att importera företag med tillhörande kontakter.
Observera: Om det finns flera kontakter, kommer företaget att läggas in enligt antalet kontakter som visas nedan.
Hur går importen till?
Importprocessen sker i några enkla steg. Först väljer du vad du vill importera in i systemet:
När du har bestämt vad som ska importeras klickar du på nästa steg för att fortsätta.
I nästa steg väljer du kodningen för Excel-filen du vill importera. För de flesta filer fungerar det bäst att välja det översta alternativet.
Klicka sedan på "Välj fil", leta upp filen på din dator och välj den.
Klicka sedan på "Kopiera vald fil till servern" innan du kan fortsätta genom att klicka på Nästa.
När du har valt vilken fil som ska importeras, kommer systemet att analysera fälten från din Excel-fil. I nästa steg av importprocessen ges du möjligheten att matcha varje kolumn med rätt importfält i systemet (CRM). Om det finns fält som systemet inte kan känna igen måste du manuellt välja vilket fält det ska kopplas till.
Importfälten varierar från import till import. Se översikten över importfälten
Innan du importerar kan du förhandsgranska data för att säkerställa att rätt kodning har valts för filen. Det är rekommenderat att dubbelkolla att alla data är korrekt kopplade till rätt fält genom att granska förhandsvisningen innan du klickar på importknappen.
Om allt ser korrekt ut kan du stänga förhandsvisningsfönstret och slutföra importen genom att klicka på knappen "importera" längst ner till höger i fönstret.
Om det finns rader som misslyckades kan du se en sammanfattning av dem i "Rapport över importerade rader som misslyckades" och göra nödvändiga ändringar i importfilen innan du startar en ny importprocess.
De olika fälten i Excel-dokumentet importeras nu och du kan följa framsteg i importprocessen. Om allt har gått smidigt kommer en dialogruta att visas med meddelandet "Importen är slutförd". Klicka sedan på OK och du kan hitta de importerade fälten i systemet.
Ta bort importjobb
Om du behöver ta bort en importjobb, kontakta vår kundtjänst inom en vecka för att få hjälp med detta. Notera vilket importjobb-id importen har (det finns längst upp till vänster i bilden ovan, och i detta exempel är det importjobb 24) och be oss om att ta bort det. För att undvika fel i din databas, se till att inte göra några ändringar på det som har importerats i mellantiden. Granska importen direkt efter att den är klar och kontakta oss så snart som möjligt om det behöver rättas till. Om det har gått över en vecka sedan du gjorde importen, behöver du anlita en konsult för att ta bort importjobben och du kommer då behöva betala för minst en timmes konsultarbete. Detta beror på att det måste göras manuellt.