Rapportgeneratorn är ett verktyg för att skapa anpassade rapporter. Rapporterna kan handla om kunder, kontakter, leads, försäljningsmöjligheter, order, produkter, projekt, projektmedlemmar och uppgifter.
Rapportgeneratorn finns under olika alternativ och kan sökas upp via sökfunktionen från instrumentbrädan.
Du kan skapa en rapport över kunder som tillhör en specifik kategori i CRM och sedan specificera att den endast ska gälla för kunderna som tillhör en specifik ägare i CRM. Därefter har du möjlighet att spara rapporten för framtida bruk och exportera den till olika format.
För att rapportgeneratorn ska kunna generera korrekta rapporter måste data i systemet vara uppdaterade.
Det är möjligt att exportera rapporter till Excel, spara rapporter för framtida bruk, skapa bokmärken för en rapport och lägga till dem på instrumentbrädan, samt mycket mer.
Skapa rapporter i rapportgeneratorn
Detta är en avancerad funktion för att skapa anpassade rapporter. Här kan du välja vilka fält som ska visas i rapporten, i en definierad ordning och göra urval. Rapporten kan visas som en vanlig HTML-sida, exporteras till XML eller Microsoft Excel (CSV).
Skapa en rapport
- Välj rapportmall.
Det finns olika rapportmallar att välja mellan. Dessa mallar är fördefinierade kombinationer av fält och layout. För att skapa en kundlista rapport, klicka på mallen "Kunder". - Lägg till rapportfält.
En nedrullningsmeny visas nu med olika tillgängliga fält. Välj ett fält som du vill ha med i rapporten och klicka på knappen "Lägg till". - Lista över rapportfält.
När fält läggs till kommer de att visas i en lista. På varje fält finns olika val: - Fält: Fältets ursprungliga namn.
- Visningstext: Visningsnamn för anpassade fält.
- Visa: Om fältet ska visas i rapporten eller inte. Om du vill selektera fältet men inte visa det i rapporten, välj "Nej".
- Filtreringstyp: Vid val av filtrering måste en operatör väljas för att definiera filtreringstypen. Här finns olika alternativ att välja mellan:
- Lik: Endast inkludera poster där det valda fältet matchar variabeln.
- Är ej lik: Inkluderar endast poster där det valda fältet inte matchar variabeln.
- Större än: Endast inkludera poster där det valda fältet är större än variabeln. Gäller endast för numeriska fält (t.ex. kundnummer).
- Större än eller lik: Inkluderar endast poster där det valda fältet är större än eller lika med variabeln. Detta gäller endast för numeriska fält, såsom kundnummer.
- Mindre än: Endast poster där det valda fältet är mindre än variabeln inkluderas. Detta gäller endast för numeriska fält, såsom kundnummer.
- Mindre än eller lik: Endast kunder med ett numeriskt fält, som till exempel kundnummer, där det valda fältet är mindre än eller lika med variabeln kommer att inkluderas.
- Börjar med: Inkluderar endast poster där det valda fältet börjar med variabeln. Denna funktion ger samma effekt som att använda jokertecken (oftast % eller *). Observera att jokertecken inte ska användas i variabeln. Det är operatören som bestämmer användningen av jokertecken.
- Börjar inte med: Endast inkluderar poster där det valda fältet inte börjar med variabelen. Denna funktion har samma effekt som att använda jokertecken (oftast % eller *), men det är operatören som bestämmer användningen av dem. Observera att jokertecken inte ska användas i variabelen.
- Slutar med: Endast inkluderar poster där det valda fältet slutar med variabelen. Denna funktion ger samma resultat som att använda jokertecken (oftast % eller *), men observera att jokertecken inte ska användas i variabelen. Operatören avgör användningen av jokertecken.
- Slutar inte med: Inkluderar endast poster där det valda fältet inte avslutas med variabeln. Denna funktion ger samma resultat som att använda jokertecken (oftast % eller *), men observera att jokertecken inte ska användas i variabelen. Operatören avgör användningen av jokertecken.
- Innehåller: Inkluderar endast poster där det valda fältet innehåller variabeln. Denna funktion ger samma effekt som att använda jokertecken (oftast % eller *). Observera att jokertecken inte ska användas i variabelen. Det är operatören som bestämmer användningen av jokertecken.
- Innehåller inte: Endast inkluderar poster där det valda fältet inte innehåller variabelen. Denna funktion har samma effekt som att använda jokertecken (oftast % eller *), men det är operatören som bestämmer användningen av dem. Observera att jokertecken inte ska användas i variabelen.
- De sex sista operatorerna inkluderar automatiskt jokertecken. Det fungerar så här: Om du väljer "börjar med" och variabeln "test": skriv "test%" efter variabeln. Om du väljer "innefattar" och variabeln "test": skriv "%test%" runt variabeln.
- Sök: Söksträngen. Observera att wildcard-tecken inte ska användas i variabeln. Det är operatören som avgör användningen av wildcard-tecken.
- Sortering typ: Avgör om sorteringen ska vara i stigande eller fallande ordning.
Spara och kör rapporten
Markera rutan bredvid "Spara" och ange en titel för rapporten. Rapporten kommer då att sparas som en anpassad rapport som kan användas senare. Om du inte markerar för att spara rapporten kommer den endast att visas för tillfället - den kommer inte att vara tillgänglig för framtida bruk.
För att säkerställa att du har valt rätt fält och urval kan du klicka på knappen "Förhandsvisning". Där får du en förhandsvisning av rapporten. Tryck på "Skapa rapport" för att generera och visa hela rapporten.
Visning av rapport
När du trycker på "Skapa rapport" visas rapporten tillsammans med verktygsfältet längst upp på skärmen. Här finns olika alternativ tillgängliga:
- Uppdatera
Uppdaterar rapporten om det har skett några förändringar i posterna. - Ändra rapport
Du kommer tillbaka till den tidigare vyn där du kan lägga till fält, göra urval och sortera. - Skriv ut rapport
Initierar utskriftsfunktionen. - Tillbaka till huvudmenyn
Återvänd till det första skärmbilden där det finns en lista över rapportmallar och anpassade rapporter. - Exportera till XML
XML är en standard som är öppen och kan användas för att importeras i andra program. - Exportera till Excel
Skapar en Excelfil som kan öppnas i Microsoft Excel. - Exporter till CSV
Skapar en CSV-fil som kan öppnas i Microsoft Excel.
Egendefinierade rapporter
Det är möjligt att skapa anpassade rapporter som sparas på höger sida av skärmen.
Skapa rapporten på samma sätt som beskrivet för att skapa en rapport i rapportgeneratorn. Innan du skapar rapporten, bocka i rutan för Spara och ange önskat namn på rapporten. När rapporten är skapad, kommer den att sparas och vara tillgänglig i huvudmenyn för rapportgeneratorn under Egendefinerte rapporter.
I översikten av de anpassade rapporterna kan du välja att klicka på ikoner för att redigera, köra rapporten, exportera till olika format eller radera den.