Här är hur du kan dra nytta av att använda roller för att utöka möjligheterna kring rättighetsstyrning i Busy. Utforska avancerad rättighetsstyrning i Busy.
En ny uppdatering av rättighetshantering har nyligen lanserats i Busy, där roller kan användas för att anpassa rättighetsnivåerna efter behov.
Ursprungligen har användarnivåerna varit antingen anställd eller administratör, eventuellt också projekt- eller gruppchef. Hur man använder vanlig behörighetsstyrning kan du läsa om i vår artikel om behörighetsstyrning i Busy.
Vad är roller?
Genom den nya rättighetsstyrningen i Busy kan användaren tilldelas en roll med ett valfritt set av rättigheter. Det innebär att varje användare kan ha tillgång till exakt de funktioner ni önskar. Du kan ge rollen vilket namn du vill, och du behöver inte begränsa eller utöka användarens åtkomst mer än nödvändigt.
Exempel: Kundansvarig
En situation där roller kan vara användbara är vid rollen som Kundansvarig. Här kan det vara nödvändigt med specifika rättigheter relaterade till kunder, utöver de grundläggande rättigheterna – utan att användaren ska kunna skapa eller administrera projekt. Detta kan enkelt anpassas med hjälp av roller.
Så här skapar du roller
Aktivera roller
För att aktivera roller i beta, navigera till "Inställningar" och scrolla ned till sidans botten under "Beta".
När du klickar på "Spara" kommer en popupruta att visas:
Varningen informerar att roller kommer att vara den aktuella behörighetsstyrningen i ditt arbetsområde. När roller aktiveras för första gången kommer standardroller att skapas baserat på befintliga användarbehörigheter. Det innebär att de automatiskt skapade rollerna bygger på de behörigheter som användarna redan har i arbetsområdet.
Anpassa rollerinställningar
När du har aktiverat roller kommer du att se en flik som heter "Roller" i menyn under "Inställningar". Här kan du hitta de standardiserade rollerna som automatiskt har skapats baserat på användarbehörigheter.
Om du klickar på en av rollerna kommer du att se vilka behörigheter som är kopplade till rollen, samt vilka användare som har tilldelats den.
Det är möjligt att radera de förinställda rollerna och skapa helt nya roller som utgår från specifika rättigheter eller befattningar. Ett förslag är att ha en roll för anställd, en för projektledare, en för avdelningschef med mera.
Skapa anpassade roller
Om du vill skapa egna nya roller, följer du dessa steg:
1. Klicka på "Skapa ny roll".
2: Fyll i uppgifterna för rollen och lägg till behörigheter och medlemmar.
-
Rollens namn: Exempelvis anställd, projektledare, avdelningschef med mera.
-
Beskrivning av rollen: Som exempel kan en projektledare behöva planera tid och ha läsrättighet till alla anställda, samt till rapporter.
-
Standardrättigheter: Välj om du vill använda några förinställda rättigheter kopplade till användarnivåerna för användare/incheckningsanvändare/ledare.
OBS: Om du väljer standardrättigheter kan de inte tas bort senare. För att skapa en anpassad roll rekommenderas det därför att lämna detta fält tomt.
När rollen har skapats kommer du till rollens inställningar. Där kan du klicka på "Hantera behörigheter" för att lägga till de önskade rättigheterna.
När du tilldelar rättigheter kan du välja att markera önskade rättigheter och specificera vilka de ska gälla för. Du har möjlighet att ange om rättigheterna ska appliceras på användaren själv, personer som användaren är projektledare/gruppeledare för, eller alla anställda.
När du har tillagt de önskade rättigheterna kommer de att visas i översikten. Här kan du ta bort några om de inte längre behövs, ändra vilka de ska gälla för, och lägga till fler rättigheter efter behov.
4: Lägg till användare
Lägg till de användare som du vill ge rättigheterna som hör till rollen. En person kan tillhöra flera roller samtidigt. Om en användare har flera roller med olika nivåer av samma rättighet, kommer de minst restriktiva rättigheterna att kombineras.
Nu har du skapat en anpassad roll som gäller för alla användare som har tilldelats den! Du kan fortsätta att skapa och ta bort så många roller du behöver.
Saknar du en specifik behörighet som du vill lägga till i en roll? Tveka inte att informera oss via chatten!
Nedanför listas varje tillgänglig behörighet och förklaras:
Se tidslinje: Anger vem användaren kan se sin tidslinje för. Om inställningen är "sig själv" kommer användaren endast att kunna se sin egen tidslinje och inte ha möjlighet att växla till andra. Alternativ: Själv, användare som personen är gruppledare för, eller alla.
Registrera tid på tidslinje: Specificerar vem som kan registrera, ändra och ta bort tider i tidslinjen. Om inställningen är "sig själv" kan användaren endast registrera tid för sig själv i tidslinjen. Alternativ: Själv, användare som personen är gruppledare för, eller alla.
Visa användarplanerare: Se information i planeraren (under fliken "användare"). Om inställningen är "sig själv" kommer personen endast att kunna se sig själv i planeraren. Alternativ: Sig själv, användare som personen är gruppledare för eller alla.
Registrera tid i användarplaneraren: Anger vilka tider användaren kan registrera, ändra och ta bort i användarplaneraren. Om inställningen är "sig själv" kan användaren endast föra tider för sig själv i planeraren. Alternativ: Själv, användare som personen är gruppledare för eller alla.
Visa projektplaneraren: Se information i projektplaneraren (fliken "projekt" i planeraren). Om inställningen är "sig själv" kommer användaren endast att kunna se sina egna timmar förda på projekt som användaren är medlem i. Alternativ: Sig själv, projekt där personen är medlem, projekt där personen är projektledare eller alla.
Registrera tid i projektplaneraren: Anger vilka tider användaren kan registrera, ändra och ta bort i projektplaneraren. Om inställningen är "sig själv" kan användaren endast hantera sina egna timmar. Alternativ: Själv, projekt där personen är medlem, projekt där personen är projektledare eller alla.
Visa kostnader: Specificerar vilka kostnader användare kan se på projekt och i tidrapporter. Om inställningen är "sig själv" kan användaren endast se de kostnader de själva har registrerat. Alternativ: Sig själv, personer som användaren är gruppledare för, projekt där personen är projektledare eller alla. Observera: denna behörighet är endast relevant om ni använder kostnader i Busy.
Ändra kostnader: Specificerar om användare kan skapa, ändra och ta bort kostnader som registrerats på projekt och i tidrapporter. Om inställningen är "sig själv" kan användaren endast hantera kostnader som de själva har registrerat. Alternativ: Sig själv, personer som användaren är gruppledare för, projekt där personen är projektledare eller alla. Observera: denna behörighet är endast relevant om ni använder kostnader i Busy.
Visa tidrapporter: Vem användaren kan se timrapporterna för är viktigt. Om inställningen är "sig själv" kommer användaren endast att kunna se sina egna timmar. Alternativ inkluderar att se timmar för personer som användaren är gruppledare för, projekt där personen är projektledare eller alla.
Visa budgettrapporten: Vilka budgetar användaren ska ha tillgång till i budgetrapporten. Alternativ: Projekt som användaren är medlem i, projekt där personen är projektledare eller alla.
Se översikten över kapaciteten: Vem användaren kan se kapaciteten för i kapacitetsrapporten. Alternativ: Själv, användare som personen är gruppledare för, eller alla.
Se lönsamhetsrapport: Vem användaren kan se lönsamheten för i lönsamhetsrapporten. Det inkluderar insyn i budget och intäkter. Alternativ: Sig själv, användare som personen är gruppledare för eller alla.
Se kostnader för anställda i lönsamhetsrapporten: Ger möjlighet att se den förväntade månatliga kostnaden för den anställda i lönsamhetsrapporten, som är specificerad i användarbudgetar. Alternativ: För sig själv, användare som personen är gruppledare för eller alla.
Granska godkännanden: Se översikten över väntande och godkänd tid för de personer användaren har tillgång till. Om inställningen är "sig själv" kommer personen endast att kunna se sin egen tid under "Godkänn". Alternativ inkluderar sig själv, personer som användaren är gruppledare för, projekt där personen är projektledare eller alla.
För att se godkännanden eller godkänna tid i projektet behöver du ha tillgång till projektgodkännande och välja alternativet "projekt där personen är projektledare för" eller "alla" under "Gäller för".
Godkänn tid: Godkänna tid för användarna som användaren har tillgång till. Om inställningen är på "sig själv" kan användaren endast godkänna sina egna timmar under "Godkänn". Alternativ: Själv, användare som användaren är gruppledare för, projekt där användaren är projektledare eller alla.
Se tidsbank: Ger användaren möjlighet att se sin egen tid eller andra i tidsbanken. Alternativ: Själv, användare som personen är gruppledare för eller alla. Om användaren endast ska kunna se sin egen tid i tidsbanken ska alternativet "Själv" väljas.
Läs order: Ger användaren möjlighet att se avslutade order för projekt med vald åtkomst. Alternativ: Alla projekt eller projekt där personen är projektledare.
Skapa och redigera beställningar: Ger användaren möjlighet att skapa och redigera beställningar. Alternativ: Alla projekt eller projekt där personen är projektledare.
Skapa och redigera lönebemyndiganden: Ger användaren möjlighet att hantera löner via Busy utan att vara en administratör.
Ändra projekt: Ger användaren tillgång till alla projekt utan att vara projektledare. Genom att ha denna behörighet kommer användaren att se alla projekt under "Mer" -> "Projekt" i sidomenyn och ha möjlighet att redigera inställningar och se rapporter relaterade till projekten.
Skapa projekt: Ger användaren möjlighet att skapa projekt i Busy utan att vara administratör.
Administrera kunder: Ger användaren befogenhet att radera, ändra och skapa kunder i Busy utan att vara administratör.