Lär mer om "Best Practice" i Busy

Busy erbjuder många möjligheter och kan användas på olika sätt. I denna artikel ger vi en översikt över vad vi på Busy anser vara "bästa praxis" för att använda Busy - för att dra maximal nytta av applikationen på minimal tid. Artikeln tar dig genom huvudelementen i applikationen, med tips och tricks för olika situationer.

1. Projekt

I Busy har du möjligheten att välja om projekt ska vara fakturerbara eller icke-fakturerbara. Vi rekommenderar att kundprojekt är inställda som fakturerbara, medan du kan ha ett (eller flera) interntidsprojekt som inte är fakturerbart.

Interntidsprojektet används för att registrera all tid som inte är fakturerbar arbets tid (interntid). Här är det lämpligt att inkludera alla arbets typer relaterade till semester, frånvaro och avspänning, samt intern arbetstid och interna möten.

Kom ihåg att om du är integrerad med ett ekonomisystem, så styrs projekten från ekonomisystemet – där ekonomisystemet är huvudsystemet. Om du använder Busy på egen hand, så styrs projekten från Busy.

2. Arbetstyper

När du skapar arbets typer i Busy har du friheten att skapa dem enligt dina egna önskemål och så många som du vill. Vi rekommenderar generellt att hålla det så enkelt som möjligt.

Här är några av de arbets typer vi anser är viktiga att ha:

• Arbetstid

• Semester

• Sjukfrånvaro

Här kan man lägga till fler arbetstyper beroende på hur ens företag brukar arbeta. Det är en fråga om personlig smak och preferens. Vissa föredrar att skilja mellan design, konsultation och utveckling som separata arbets typer, medan andra tycker att det räcker med att ha en gemensam arbets typ för all fakturerbar tid.

När man skapar arbets typer är det viktigt att koppla dem till rätt timebanktyp för korrekt registrering i tidsbanken. Det innebär att arbetstid kopplas till arbetstid, semester till semester och så vidare.

Alternativ: Uppgifter

Om du är van vid att jobba med uppgifter tidigare eller gillar att gå djupare in i projekt, kan du aktivera uppdrag i Busy. Det innebär att du behöver föra tid på både en arbetstyp och en uppgift. Om du till exempel vill dela upp ett specifikt projekt i flera faser eller behöver tilldela uppgifter med tidsuppskattning till specifika användare kan uppdrag vara till nytta.

Om det är möjligt att undvika det och det inte har en specifik funktion, rekommenderar vi ändå att endast använda arbets typer, eftersom vi ofta ser att uppgifter kan göra projekt onödigt komplicerade.

3. Användare och grupper

När alla anställda har lagts till i arbetsområdet rekommenderar vi att du tar dig lite tid att skapa grupper. En grupp kan vara en avdelning, ett team eller personer som ofta samarbetar. Exempel på grupper kan vara "Kreatörer", "Utvecklare", "Team Stockholm" med mera.

Grupper har främst två användningsområden:

1. När det kommer till att hantera rättigheter är det viktigt att tänka på att om du utser någon som gruppledare för en grupp, kommer de att kunna planera, godkänna tid och se rapporterad tid för alla personer i sin grupp.

2. Genom att använda grupper i rapporterna blir det lättare att filtrera ut specifika grupper i planeraren och i rapporterna. Detta underlättar för att hitta data och planera tid för de personer man har ansvar för eller behöver se.

Du har möjligheten att skapa grupper genom att gå till "Mer" -> "Användare" -> "Grupper".

4. Tidregistrering och planering

När du loggar in på Busy kommer du omedelbart till din personliga tidslinje. Det är här de anställda främst kommer att tillbringa sin tid.

På tidslinjen kan du antingen se en tom vy om du inte har planerat i förväg, eller så kan den vara fylld med tidrapporteringar och planerad tid. Om du har kopplat din kalender till Busy kan även kalenderhändelser synas här. Det ger den anställda en tydlig och detaljerad överblick över veckans och dagarnas aktiviteter.

Tidslinjen kan användas av vanliga anställda för att få en översikt och planera framåt i tiden, även för att enklare kunna planera händelser som sträcker sig över längre perioder.

Projektledare och administratörer kan använda planeraren för att se hur de anställda är bokade och vilka dagar de har ledig kapacitet. Det blir lättare för en projektledare att planera för flera personer samtidigt och över längre tidsperioder. Om en projektledare planerar tid för en anställd i planeraren, kommer detta också att synas på tidslinjen.

5. Godkännande

Om du vill godkänna tidrapporter i Busy beror det lite på personlig preferens och vad du ska göra i systemet. Vår generella rekommendation är följande:

Om du vill säkerställa att anställda registrerar sina timmar korrekt och ha kontroll över det, använd periodgodkännande per användare.

I "Generella inställningar" kan du välja om du vill ha godkännandeflödet inställt på varje månad eller varje vecka. Att välja varje månad innebär mindre administrativt arbete och bör väljas när det är möjligt. Om du har problem med att anställda inte registrerar sina timmar ordentligt och vill ha bättre kontroll kan veckovis godkännande vara det bästa valet.

Om du vill godkänna timmar för att dubbelkolla faktureringsunderlaget eller skapa order via Busy, bör du använda projektgodkännandet per månad.

Du kan gå igenom alla timmar som har registrerats på ett projekt under den aktuella faktureringsperioden för att säkerställa att underlaget är korrekt, och sedan låsa det. Genom att använda denna godkänningsprocess för projekt kan du enkelt skapa order baserade på timmarna i Busy och se till att de godkända timmarna är redo i ordermodulen.

6. Rapportering

Det finns många olika rapporter i Busy som kan användas för olika ändamål, så det är bra att utforska och testa dem för att se vad som passar dig bäst.

Det är viktigt att bli bekant med timrapporten då den ger en omfattande översikt över all tidsinformation. I denna rapport kan du filtrera specifika data, gruppera och undergruppera information, spara rapporten och exportera den för vidare användning.

Budgetrapporten: Här kan du skapa olika budgetar per projekt. Det görs inuti projektsinställningarna, och du kommer att få en översikt över budgeten både i budgetrapporten och i projektrapporten.

Projektrapporten ger en komplett översikt över projektets status.

Kapasitetsrapporten ger en långsiktig översikt - liknande planeraren, men med mindre detaljer. Denna rapport separerar också loggad tid från planerad tid.

Lönsamhetsrapporten låter dig skapa användarbudgetar per person under "Användare" -> "Budget", vilket sedan återspeglas i lönsamhetsrapporten.