Här är en steg-för-steg-guide för faktureringsprocessen i Busy med 24SevenOffice.
Hitta det projektet du ska fakturera.
-
Börja genom att klicka på "Order" i sidopanelen. Där får du en lista över alla projekt som du är ledare för och kan fakturera timmar på.
-
Klicka på titeln "Väntande timmar" i kolumnen för att sortera och hitta projekt som är klara för fakturering.
-
Du har också möjlighet att söka efter antingen kund eller projekt namn i sökfältet uppe till höger.
-
Klicka på "Skapa ny order" för det projektet som ska faktureras.
Välj vilka poster som ska ingå i fakturan.
1. Granska de timmar som är redo för fakturering under "Välj grund för ordern". Sedan markerar du de timmar du vill inkludera.
Om du behöver göra ändringar i beskrivningen, timpriset eller antalet fakturerbara timmar kan du enkelt justera dessa på de specifika timposterna innan du klickar på "Uppdatera orderunderlag" längst ned till vänster.
2. Om det finns tillgängliga kostnader, klicka på "Kostnader" (2) bredvid "Timer". Välj sedan de kostnader du vill inkludera enligt bilden nedan och tryck på "Uppdatera orderunderlag".
3. Slutligen väljer du om du vill inkludera timlistan i fakturan eller inte. Du kan lägga till timlistan genom att aktivera "Inkludera lista" under "Tid- och kostnadslista".
4. När du har valt det du vill inkludera i orderutkastet trycker du till slut på "Skapa i 24SevenOffice". Du kommer att få en bekräftelsemeddelande som du också kan gå igenom och godkänna.
Om det är ett fastprisprojekt kan du hoppa över att lägga till timmar och istället klicka på knappen "Lägg till fastpris" eller "Lägg till som en linje".
Granska den slutgiltiga fakturan och skicka den till kunden.
Du kan hitta fakturan genom att antingen klicka på länken "Se order i 24SevenOffice" eller gå till orderlistan i 24SevenOffice.
Observera att om du är inloggad på en annan klient i Busy än i 24SevenOffice kan länken eventuellt inte fungera. Då behöver du istället leta efter fakturan i orderlistan i fakturamodulen.
Se till att fakturan är korrekt med eventuella avdelningar, referenser och orderlinjer. Om du önskar kan du också granska den bifogade timlistan genom att klicka på "Bilag" (punkt 1). Avsluta genom att trycka på "Fakturera" för att skicka ut fakturan.
Vilket är nästa steg?
Återvänd till Ordersidan och klicka på "Orderlista" längst upp till höger, där du kan se tidigare order. Om du vill fakturera ett annat projekt kan du välja "Projekt", sortera efter "Väntande timmar" och klicka på "Skapa ny order" för nästa projekt.
