Välj hur du vill att semestern ska beräknas i Upptagen och ställ in semester- och semestersaldon för dig och dina anställda.
Dagsbaserad eller timbaserad semesterberäkning?
Genom att välja "Tidsbank" → "Semester" har du möjlighet att välja hur semestern ska beräknas för ditt arbetsområde. Busy erbjuder både timbaserad och dagsbaserad semesterberäkning, men rekommenderar att alla övergår till timbaserad semesterberäkning.
Rekommenderat: Vid timbaserad semesterberäkning omvandlas registrerade timmar som semester till dagar baserat på företagets normalarbetstid. Om det registreras mer semester än en hel dag kommer allt att dras av från semester saldot, samtidigt som övertid genereras. Fördelen med denna semesterberäkning är att övertid inte kan registreras utan att motsvarande antal timmar dras från semester saldot. Om det dyker upp decimaltal i semester saldot är det en indikation på felaktiga timmar vid semesteruttag, vilket underlättar för arbetsgivaren att upptäcka.
Vid dagsbaserad semesterberäkning räknas allt under och upp till 50% av kapaciteten som en halv dag med semester, medan allt över 50% räknas som en hel dag med semester. Det innebär att timmar registrerade över 100% av kapaciteten automatiskt kommer att betraktas som övertid, och endast en dag semester kommer att dras.
Lägg in semester i Busy
För att ställa in semester, gå till "Inställningar" → "Tidsbank" → "Gå till guidat uppsättning för Tidsbank" högst upp till höger.
För att komma igång med inställningarna börjar du med att koppla en arbetskategori till semester, vilket gör det möjligt att registrera semester. Det är viktigt att först skapa en arbetskategori för semester innan du kan göra detta.
Därefter väljer du hur mycket semester som ska läggas till årligen, specificerar när semestertillägget ska göras och ställer in inledande semester saldon för alla anställda.
Startsaldo är en engångsvärde som ligger till grund för tim- och dagssaldo. Om en person har med sig timmar eller semester från tidigare kan det läggas in här. Detta skapar grunden för framtida beräkning av saldo.
Under "Månad för semesterpålägg" väljer du när en anställds semesterdagar ska läggas till och hur många dagar som ska läggas till årligen. Antalet dagar beror på personens anställningsgrad. Som standard överförs alla semesterdagar till nästa år.
Justera de anställdas semesterdagar och semestersaldo
Du har möjlighet att justera varje enskild persons semestersaldo under deras tidsbank. Detta görs genom att gå till "Användare" → [Användarens namn] -> "Tidsbank".
Här kan du anpassa den initiala saldot för användaren, vilket är det engångsvärde som används för att beräkna tim- och dagssaldo för semester.
Sätt upp semester för deltidsanställda
Om du har anställda på deltid med olika anställningsgrad kan du också justera deras årliga semesterdagar i deras tidsbank. Busy kommer att ge förslag på antalet semesterdagar som bör läggas till årligen baserat på den anställdas arbetsvecka. Här bör antalet semesterdagar minskas med anställningsgraden, vilket innebär att en deltidsanställd med 50% anställning bör ha hälften av semesterdagarna jämfört med en heltidsanställd med 100% anställning.
Semester dras enligt arbetsområdets normala arbetstid. Det innebär att 4 timmar fortfarande kommer att dras som en halv semesterdag även om personen har reducerad arbetstid. För att lösa detta kommer antalet semesterdagar som personen har att minskas, tillsammans med att använda timbaserad semesterberäkning.
Om du behöver justera en användares semester saldo kan du göra det i Tidsbanken under avsnittet "Semester". Detta kan vara användbart om du inte vill att all semester ska överföras till nästa år.
Här väljer du användare, datum för när ändringarna ska börja gälla, och kan justera antalet semesterdagar genom att dra av eller lägga till för att se till att totalbeloppet blir korrekt.
Logga semester i Busy
När du har genomfört semesterberäkningen och konfigurerat semestern i Busy är du och dina anställda redo att registrera semestern.