Hvordan aktiverer jeg ekstern godkjenner av en lønnskjøring?

Her vil vi gå gjennom hvordan du aktiverer godkjenning av lønnskjøringer i 24SevenOffice. Det er støtte for godkjenning fra leder og leder kan også gi input til en lønnskjøring.

Denne funksjonen er koblet til org. enheter, tilgang rolle for godkjenner og koblingen av org. enheter til ansatte.  En avdelingsleder kan se sine ansattes lønnsslipper, gi input og godkjenne alle lønnsslippene eller enkeltvis.

1. Gå til Administrasjon - innstillinger → diverse innstillinger.
2. Aktivér Ekstern godkjenner av lønnskjøring og velg om det skal sendes en e-post påminnelse til godkjenner X antall dager før en lønnskjøring.
   
   
   
3. Opprett en godkjenner i brukeroversikten. Rollen godkjenning gir tilgang til å attestere lønnsslipper og reise og utlegg elementer. Det er også mulig å opprette egne roller der man selv setter tilgangene pr. bruker.
4. Godkjenner logger seg enten på selfservice me.24sevenoffice.com eller via 24SevenOffice → Lønn. Før lønnskjøringen er klargjort eller sendt til godkjenning kan godkjenner gi input til lønnsfører for ansatte eller lønnsmottakere. 
5. Gå til Administrasjon → Innstillinger → Org → Organisasjonsenheter. Her kan man legge opp enhetene eller strukturen i selskapet som skal gjelde for godkjenning. I brukeroversikten kan man tildele en godkjenner tilgang til en organisasjonsenhet og dermed fungere som godkjenner for enheten. Det anbefales å legge rollen godkjenner på organisasjonsnivå og ikke på selskapsnivå som da vil ha tilgang til hele selskapet.
6. Knytt ansatte til riktig organisasjonsenhet. Gå til Ansattkortet → Hr → Organisasjonkobling for å knytte ansatt til riktig enhet
   
   
   
   Innstillingene er nå i orden, la oss se videre på hvordan det brukes i praksis.
   
   Steg 1 er å opprette en ny lønnskjøring. I samme øyeblikket blir lønnskjøringen tilgjengelig for godkjenner i self-service både på mobil og web. Punktene under viser flyten der man kan gi input til lønnskjøringen og hvordan man kan kommunisere med lønnsfører under en lønnskjøring. Når lønnskjøring er klargjort, sendes den til godkjenning til hver leder i selskapet.
7. Før lønnsfører har sendt lønnsslipper til godkjenning kan godkjenner gi input til lønnsfører. Lønnskjøringen som er åpen og aktiv vil som standard vises når godkjenner logger inn.  Kommentaren hengrer på lønnskjøring og vises til lønnsadmin.
8. Lønnsfører ser over evt. kommentarer og klargjør lønnskjøringen før man sender lønnsslippene til godkjenning.
   
   
9. Godkjenner mottar et varsel pr. E-post og en notifikasjon at lønnsslipper er klare for godkjenning. Se over lønnsslippene og velg avvis / godkjenn øverst i høyre hjørnet. Dette vil godkjenne alle lønnsslippene. Man kan i tillegg godkjenne hver ansatt ved å klikke inn på den ansattes lønnsslipp.
   
   
10. Når alle avdelingsledere eller de som skal godkjenne har godkjent lønnslippene kan lønnen kjøres av lønnsansvarlig. 
11. Lønnsfører har full oversikt over hvem som er godkjent og hvem som mangler godkjenning
    
    
12. Lønnsfører kan se alle godkjennere og status på hvem som er godkjent  ikke godkjent. Hold musen over antallet ansatte for å se status.