Her vil vi gå gjennom hvordan du aktiverer godkjenning av lønnskjøringer i 24Payroll. Det er støtte for godkjenning fra leder og leder kan også gi input til en lønnskjøring.
Denne funksjonen er koblet til org. enheter, tilgang rolle for godkjenner og koblingen av org. enheter til ansatte. En avdelingsleder kan se sine ansattes lønnsslipper, gi input og godkjenne alle lønnsslippene eller enkeltvis.
- Gå til Administrasjon → Innstillinger → Samhandling (Org).
- Aktivér Ekstern godkjenner av lønnskjøring og velg om det skal sendes en e-post påminnelse til godkjenner X antall dager før en lønnskjøring.
- Det er også mulig å aktivere for Flere trinns godkjenning. Her er det tre alternativ. Godkjenne i gitt rekkefølge, minst en, eller parallell godkjenning.
For at flere godkjennere skal fungere må godkjenner ha tilgang på org. enhet der den ansatte tilhører.
- En godkjenner: Det holder at en person i listen godkjenner
- Parallell godkjenning: Alle i listen må godkjenne, men ikke i bestemt rekkefølge
- I rekkefølge: Alle i listen må godkjenne, i bestemt rekkefølge
- Opprett en godkjenner i brukeroversikten. Rollen Lønnsgodkjenner gir tilgang til å attestere lønnsslipper, fravær og reise og utlegg elementer. Det er også mulig å opprette egne roller der man selv setter tilgangene pr. bruker.
- Godkjenner logger seg enten på Self-service me.24sevenoffice.com eller via 24SevenOffice → Lønn. Før lønnskjøringen er klargjort eller sendt til godkjenning kan godkjenner gi input til lønnsfører for ansatte eller lønnsmottakere.
- Gå til Administrasjon → Innstillinger → Samhandling (Org) → Organisasjonsenhet/Struktur. Her kan man legge opp enhetene eller strukturen i selskapet som skal gjelde for godkjenning. I brukeroversikten kan man tildele en godkjenner tilgang til en organisasjonsenhet og dermed fungere som godkjenner for enheten. Det anbefales å legge rollen godkjenner på organisasjonsnivå og ikke på selskapsnivå som da vil ha tilgang til hele selskapet.
- Knytt ansatte til riktig organisasjonsenhet ved å trykke på menneske-ikonet. Marker ansatte og sett fra dato, deretter Lagre.
En ansatt kan også kobles til organisasjon via Ansattkortet. Gå til Ansattkortet → HR → Organisasjonkobling. Velg enhet, sett fra-dato og Lagre.
- Om man har aktivert for flere trinns godkjenning gå til Administrasjon → Innstillinger → Samhandling (Org) for oppsett.
Velg om det skal settes opp en godkjenner, parallell godkjenning eller i rekkefølge.
Trykk så inn på enheten for å legge til.
- Her har jeg sett opp at det skal godkjennes i gitt rekkefølge, på Type lønnsslipp. Man kan velge mellom Type Attest eller Lønnsslipp. Det kan settes opp godkjenning på en av delene eller begge.
I mitt eksempel har jeg satt opp at det kun er Ole som attesterer reiser, utlegg og fravær, men at både Ole og Johanne må godkjenne lønnsslipper i gitt rekkefølge på Enhet 1.
Innstillingene er nå i orden, la oss se videre på hvordan det brukes i praksis.
Steg 1 er å opprette en ny lønnskjøring. I samme øyeblikket blir lønnskjøringen tilgjengelig for godkjenner i self-service både på mobil og web. Punktene under viser flyten der man kan gi input til lønnskjøringen og hvordan man kan kommunisere med lønnsfører under en lønnskjøring. Når lønnskjøring er klargjort, sendes den til godkjenning til hver leder i selskapet. - Før lønnsfører har sendt lønnsslipper til godkjenning kan godkjenner gi input til lønnsfører i Kommentar-fanene i lønnskjøringen. Lønnskjøringen som er åpen og aktiv vil som standard vises når godkjenner logger inn.
- Lønnsfører ser over og klargjør lønnskjøringen før man sender lønnsslippene til godkjenning.
- Godkjenner mottar et varsel pr. E-post og en notifikasjon at lønnsslipper er klare for godkjenning. Se over lønnsslippene og velg avvis / godkjenn øverst i høyre hjørnet. Dette vil godkjenne alle lønnsslippene. Man kan i tillegg godkjenne hver ansatt ved å klikke inn på den ansattes lønnsslipp.
- Når alle de som skal godkjenne har godkjent lønnslippene kan lønnen kjøres av lønnsansvarlig.
- Lønnsfører har full oversikt over hvem som er godkjent og hvem som mangler godkjenning.
- Lønnsfører kan se alle godkjennere og status på hvem som er godkjent og ikke godkjent i fanen Attestering i lønnskjøringen.
