I denne saken vil vi gå gjennom hvordan du oppretter og gjennomfører en lønnskjøring i 24Payroll. Vi ser på prosessen helt fra du oppretter en ny lønnskjøring til utbetaling av lønn.
- Gå til lønnskjøringer i venstremenyen og trykk på ny lønnskjøring.
- Velg om du skal kjøre en ordinær lønnskjøring eller en ekstrakjøring. Det kan kjøres én ordinær kjøring pr. måned pr. lønnsgruppe. Det kan kjøres så mange ekstrakjøringer man ønsker.
- Definér om det skal trekkes normal skattetrekk, halv skatt eller ingen skattetrekk på lønnskjøringen.
- Velg perioden lønnen er opptjent i samt utbetalingsdato.
- Om man vil ha med variable poster frem til en gitt dato kan det angis.
- Standard navn på lønnskjøringen blir perioden som er definert (eksempel: Juli 2025). Dersom du ønsker kan du også definere et annet egendefinert navn.
- Trykk Opprett.
- Ved åpning av en lønnskjøring ser man under fanen lønnsmottakere hvem som inngår i den aktuelle lønnskjøringen. Dette er alle ansatte som har et aktivt arbeidsforhold. De med faste lønnsposter vises i oversikten med beløp som er akkumulerte for perioden. I tillegg vises de ansatte som ikke har faste lønnsposter, men som man kan legge på andre variable lønnsposter på.
Man kan fra dette skjermbildet klikke på flere handlinger og velge å importere lønnsposter, forhåndsvise lønnsslipper og bankliste, hente pensjonsrapport og fagforeningsliste eller laste ned telepay-/ISO-fil for utbetaling av lønn direkte i nettbank.
- Gå til fanen lønnsposter for å få en oversikt over alle lønnsposter på tvers av alle ansatte. Her kan du gjøre filtreringer direkte i rapporten, og kan enkelt masseslette eller ekskludere lønnsposter. Oversikten kan eksporteres ut i excel.
- Fanen A-melding viser en oppsummering av informasjon som vil bli sendt inn på A-meldingen for den aktuelle perioden. Man kan også manuelt sende og motta A-melding fra denne oversikten.
Under flere handlinger er det mulig å kun sende ansattdata for perioden, laste ned XML (A02) samt vise A-melding logg. - I skattekort fanene kan skattekort hentes for alle eller enkelte ansatte.
- Fyll inn OTP/pensjon som skal innberettes for perioden i fanen for pensjon. Hent opp pensjonstilbyder i nedrekksmenyen. Denne vil lagres til neste gang.
- Bokføring viser en oversikt over bokføringsbilaget som vil bli bokført når lønnskjøringen godkjennes. Denne er mulig å eksportere til excel og PDF. Marker eventuelt manuelt som bokført dersom lønnen er bokført fra før.
- Dato fanen viser lønnskjøringens periode, utbetalingsdato (som definert ved opprettelse av lønnskjøringen), bokføringsdato, A-meldings måned.
Dersom det er behov for å godkjenne lønnskjøringen manuelt uten å sende A-melding kan dette gjøres her via "Lukk lønnskjøring".
Dersom du har gjort endringer i oppsett eller innstillinger etter at lønnskjøringen er opprettet kan du tvinge en oppdatering ved å trykke på oppdater lønnsberegning nederst på høyre side.
- I fanen Kommentar kan man legge til kommentar på lønnskjøringen, eller på gitt ansatt i lønnkjøringen. Man kan også legge inn kommentar til gitt mottaker/bruker.
- Under fanene Dokumentasjon kan man laste opp filer eller generere rapportpakker. Dette er funksjoner som må aktiveres under Innstillinger - > Diverse Innstillinger. (Lønnsgrunnlag filer og Rapportpakker)
- Når lønnskjøringen er gjennomgått og kontrollert er det klart for å godkjenne lønnskjøringen. Dersom du ønsker at en annen person skal godkjenne lønnen elektronisk før lønnen kjøres og utbetales kan du lese mer om ekstern godkjenning av lønn.
- Trykk på godkjenne og fyll inn kode fra SMS (Altinn-oppsett må være gjort). Alle prosesser som er aktivert under innstillinger vil nå gjennomføres og få en grønn hake dersom alt går gjennom.
Dersom noe feiler i noen av stegene vil det komme et rødt kryss og du vil kunne klikke deg videre inn på feilmeldingen for å kunne rette opp.
- Gå til bank i 24SevenOffice. Dersom du har bankavtale i 24SevenOffice vil lønn nå ligge klart i betalingsforlag i bankmodulen for utbetaling.