Lær mer om fastpris i Busy

Fakturering og fastpris i Busy

Timene du fører i Busy kan brukes til fakturering ved hjelp av vår ordremodul. Ordrene som opprettes tar utgangspunkt i timene som er ført per prosjekt, og gir deg et ferdig ordreutkast, som kan sendes direkte til økonomisystemet deres. Mange har prosjekter med fastpris. Vi skal i denne artikkelen gå igjennom hvordan vi anbefaler at fastpris settes opp og benyttes i Busy når man skal opprette en ordre.

Metode 1: Legge til alle ordrelinjene som én linje

Når du har valgt prosjektet du ønsker å opprette en ordre på vil du få opp et bilde lignende dette:

For å opprette ordren markerer du timene du ønsker at skal være inkludert i ordren (1), og trykker på de tre prikkene nederst til venstre (2). Når du trykker her vil du få opp «Legg til som én linje» som valg (3). Ved å trykke på denne vil du samle alle ordrelinjene (timeføringene) som en enkelt linje i ordresammendraget.

Linjen som kommer samlet vil vise timeantall og pris for alle timene lagt til. Ved å trykke på blyanten til høyre på linjen (markert i bildet over) kan du redigere linjen slik du ønsker. Da kan du legge til:

1. Produkt: Velg et produkt ordrelinjen skal være koblet til i økonomisystemet.
2. Antall: Dersom du ønsker å legge inn fastpris endrer du antall til «1».
3. Pris: Her skriver du inn fastprisen som skal faktureres kunden.
4. Linjetekst (valgfritt): Her kan du legge inn en forklaring, hvis ønskelig. For eksempel en kommentar som «Fastpris».

Dersom du endrer prisen på ordrelinjen vil du legge merke til at denne blir stående i rødt, som på bildet under. Dette indikerer at en endring er gjort. Om du ser tilbake på timeprisene i ordregrunnlaget, ser du at disse har oppdatert seg til å reflektere fastprisen.

Når ordren er satt opp korrekt kan du sende den videre til økonomisystemet ved å trykke på «Opprett i [gjeldende økonomisystem]» øverst i høyre hjørnet.

Før du oppretter og ferdigstiller ordren vil du få beskjed om at du må oppdatere til nye timepriser basert på fastprisen. Huk av på denne, og trykk deretter på knappen for å opprette ordren.

Når ordren er opprettet finner du den som vanlig i ordrelisten i Busy, samtidig som det er sendt et ordreutkast til økonomisystemet. Dersom du tar en titt i rapportene etter at timene er fakturert, vil du se at de oppdaterte timeprisene fra fastprisen finnes i rapportene:

På denne måten får du fakturert ut riktig fastpris, samtidig som timeprisene i Busy reflekterer det som faktisk er utfakturert til kunden. Vi anbefaler å bruke fastpris på denne måten dersom man ønsker å benytte seg hyppig av budsjett og lønnsomhetsrapport, for å få en korrekt totaloversikt og rapportering.

Metode 2: Inkludere og redigere alle ordrelinjer

Dersom det er viktig for deg å ha med alle ordrelinjene, altså antall timer som er arbeidet på de ulike arbeidstypene, er det mulig å redigere timeprisen på disse.

Som vanlig starter du med å markere de timene du ønsker å inkludere i ordregrunnlaget, og trykker på «oppdater ordregrunnlag».

Ordren vil da se slik ut:

Dersom det du ønsker å fakturere ut for eksempel er en avtalt fastpris på 60000kr, kan du gjøre dette slik:

Fordel fastprisen på ordrelinjene som er i ordren, for eksempel 15000 på hver:

For å endre ordrelinjen trykker du på blyanten til høyre for linjen, og kan redigere ordrelinjen slik som vist tidligere i artikkelen.

Ved ferdigstilling av ordren vil du bli bedt om å redigere timeprisen på eksisterende timer for å få lov til å ferdigstille ordren. Totalprisen per arbeidstype vil da bli fordelt på antall timer ført på arbeidstypen i perioden som utfaktureres. Dette vil bli reflektert på timene i timerapporten, som da vil reflektere fastprisen.

Dersom du ønsker å lese mer om hvordan man oppretter en ordre generelt i Busy kan du lese vår hjelpeartikkel: Opprettelse av ordre og fakturering.