Denna hjälpartikel kommer att guida dig genom hur du kan använda dig av fastpris i Busy
Fakturering och fastpris i Busy
Du kan använda de timmar du loggar i Busy för fakturering med hjälp av vår ordremodul. När du skapar order tar de hänsyn till de timmar som har registrerats per projekt och ger dig ett färdigt ordernamn som kan skickas direkt till ert ekonomisystem. Många projekt har en fastprisstruktur. I denna artikel kommer vi att gå igenom hur vi rekommenderar att fastpriset sätts upp och används i Busy när du skapar en order.
Metod 1: Samla alla orderrader som en enda rad
När du har valt det projekt du vill skapa en order för kommer du att se en bild liknande denna:
För att skapa ordern väljer du de timmar du vill inkludera i ordern (1) och klickar på de tre punkterna längst ned till vänster (2). När du klickar här kommer du att se alternativet "Lägg till som en rad" (3). Genom att klicka på detta kommer du att samla alla orderlinjer (timregistreringar) som en enda rad i orderns sammanfattning.
När linjen samlas kommer den att visa totalt antal timmar och priset för alla timmar som har lagts till. Genom att klicka på pennan till höger om linjen (som visas i bilden ovan) kan du redigera linjen enligt dina önskemål. Du kan sedan lägga till:
1. Produkt: Välj vilken produkt orderraden ska kopplas till i ekonomisystemet.
2. Antal: Om du vill inkludera ett fastpris ändrar du antalet till "1".
3. Pris: Här anger du det fasta priset som ska faktureras till kunden.
4. Radtext (valfritt): Här kan du lägga till en förklaring om så önskas. Till exempel en kommentar som "Fastpris".
Om du ändrar priset på orderraden kommer du att se att den markeras i rött, vilket indikerar att en förändring har gjorts. Genom att granska timpriserna i ordregrundlaget kommer du att märka att de har uppdaterats för att återspegla det fasta priset.
När ordern är korrekt inställd kan du skicka den till ditt ekonomisystem genom att klicka på "Skapa i [din aktuella ekonomisystem]" längst upp i högra hörnet.
Innan du skapar och slutför ordern kommer du att bli ombedd att uppdatera till nya timpriser baserat på fastpriset. Markera detta alternativ och klicka sedan på knappen för att skapa ordern.
När ordern är skapad, hittar du den som vanligt i orderlistan i Busy. Samtidigt har ett orderutkast skickats till ditt ekonomisystem. Efter att timmarna har fakturerats och du granskar rapporterna, kommer du att märka att de uppdaterade timpriserna från fastpriset finns med i rapporterna.
På detta sätt kan du fakturera det fasta priset korrekt, samtidigt som timpriserna i Busy speglar det som verkligen har fakturerats till kunden. Vi rekommenderar att använda fastpris på detta sätt om du vill använda budget och lönsamhetsrapporter regelbundet för att få en korrekt total översikt och rapportering.
Metod 2: Inkludera och redigera alla orderrader
Om det är viktigt för dig att inkludera alla orderrader, det vill säga antalet timmar som har arbetats på olika arbetsytor, så är det möjligt att redigera timpriset för dessa.
Börja med att välja de timmar som du vill inkludera i ordern och klicka sedan på "Uppdatera ordergrunden".
Se resultatet av ordern nedan:
Om du har ett fastprisavtal på 60000 kr som du vill fakturera, kan du enkelt göra det på följande sätt:
Dela upp det fasta priset mellan orderraderna i ordern, till exempel 15000 på varje:
För att ändra orderraden klickar du på pennan till höger om raden och kan redigera orderraden på samma sätt som tidigare visat i artikeln.
När du slutför ordern kommer du att uppmanas att justera timpriset för de befintliga timmarna för att kunna avsluta ordern. Det totala priset per arbetskategori kommer då att fördelas på antalet timmar som registrerats för den specifika arbetskategorin under den aktuella faktureringsperioden. Denna fördelning kommer att återspeglas i timrapporten, vilket sedan kommer att spegla det fasta priset.
Om du vill läsa mer om hur man generellt skapar en order i Busy, rekommenderar vi att du tar en titt på vår hjälpartikel: Skapa en order och faktura.