Nå kan dine ansatte selv godkjenne timene sine før du skal godkjenne, slik at det blir tydelig at de har gått igjennom timene sine.
Ønsker du bekreftelse på at de ansatte har tatt stilling til sine førte timer? For at timegrunnlaget skal bli helt korrekt, er det viktig at planlagte og loggførte timer faktisk arbeides. Det kan du løse ved at ansatte må sende inn sine egne timer til godkjenning.
Slik gjør du det
1. Skru på godkjenning av egen tid i arbeidsområdet. Dette må gjøres av en administrator.
For å aktivere godkjenning av egen tid går du til «Innstillinger» (1) -> «Generelt» (2) og skrur på «Innsending av tid til godkjenning» (3) under «Godkjenningsinnstillinger».
De ansatte vil nå få mulighet til å sende inn tiden sin til godkjenning i tidslinjen. Husk å trykke på «Lagre» nederst på siden før du går videre.
2. Ansatte sender inn timer til godkjenning i tidslinjen.
Etter at godkjenning av egne timer er aktivert, kan de ansatte sende inn loggførte timer til godkjenning. Det gjøres i den markerte boksen på bildet under.
Her vil hver ansatt finne en oversikt over loggførte timer i den inneværende uken.
Se over at timene ser riktige ut. Markerer timene og trykk på «Send til godkjenning».
Du bestemmer selv om du vil gå inn og godkjenne timer hver dag eller hver uke. Hver gang en ny time er ført, og tiden er medgått, vil du kunne sende den til godkjenning.
Obs: Planlagte timer fram i tid kan ikke sendes til godkjenning, da tiden faktisk må være arbeidet for å sikre et korrekt timegrunnlag.
3. Gruppeleder/Administrator dobbeltsjekker at den ansatte har vært igjennom timegrunnlaget sitt
Du som er gruppeleder/administrator vil kunne se om de ansatte har vært igjennom de planlagte timene sine eller ikke. Under kolonnen «Sendt til godkjenning» vil du se at det enten står «Innsendt» eller «Ikke innsendt» ved siden av den ansatte i perioden som gjelder.
Gruppeleder/administrator velger selv om dere ønsker å kunne godkjenne timene til de ansatte etter at de selv har sendt timene sine til godkjenning – eller om det holder at den ansatte selv har dobbeltsjekket timene.
Obs: Ukene og timene vil ikke bli låst når de blir «Sendt til godkjenning», slik de blir når en administrator/gruppeleder godkjenner timene til de ansatte. Om dette er ønskelig må en administrator/gruppeleder godkjenne timene til den ansatte etter at de har sendt sine timer til godkjenning.
4. Se «timer sendt til godkjenning» i timerapporten
Dersom dere ønsker å få en oversikt over kun de timene de ansatte selv har godkjent, har vi lagt til et eget filter for dette i timerapporten.
Trykk på «Legg til et filter» (1) og «Godkjenningsstatus» (2).
Under «Godkjenningsstatus» får du nå tre valg, hvor et av de er «Sendt til godkjenning».
Ved å legge til dette filteret vil du kun få opp timer som de ansatte selv har sendt til godkjenning i timerapporten.
