Vi skal her gå gjennom hvordan man kan importere ansattdata, fravær og faste lønnsposter. Både opprettelse av nye ansatte og oppdatering av informasjon på allerede eksisterende ansatte.
Gå til Ansatte – Ansattliste i hovedmenyen.
Trykk på knappen Flere handlinger og velg Import.
Det finnes flere mulige importer.
Til felles for alle har vi eksempelfiler og formatbeskrivelser.
Vi anbefaler at man laster ned eksempelfilen og fyller ut informasjon i den. Det er viktig å se over formatbeskrivelsene slik at informasjonen blir riktig importert.
Opprette/oppdatere ansatte ved hjelp av import
Ansatte
Under menyen Ansatte har man tre importer. Ansattinfo, Lønnsinfo og Feriepenger.
Ansattimport støtter import av nye ansatte, og endringer på ansatte som finnes.
Ansattnummer brukes som koblingsverdi dersom ansatte finnes fra før. Ansattnummer som ikke finnes fra før skaper nye ansatte.
Du velger hvordan formatet på filen skal se ut avhengig av dataene du ønsker å oppdatere, men det er viktig at formatet på filen kun inneholder kolonner som er inkludert blant «Tilgjengelige kolonner» og at kolonneoverskriftene stemmer overens.
Ansattinfo:
I denne importen kan man importere ansattdata, arbeidsforhold og skattekort.
Lønnsinfo:
I denne importen kan man hente inn stillingsprosent, timer pr. uke og måneds-, års- og timelønn.
Feriepenger:
Denne importen benyttes ved oppdatering av feriepenger.
Ved import:
Når filen er klargjort velger man fil ved å trykke på «Last opp»
Det er mulig å ha blanke felter i importfilen, MEN disse vil overskrive allerede importert data med mindre avhukningen for «Ignorer blanke felter» er på.
Når filen er lastet opp går den gjennom en kontroll, og eventuelle feil og mangler vil varsles om.
Man får en oversikt over hvem ansatte det gjøres oppdateringer på, eller om ansatte opprettes.
Er alt Ok kan man trykke på «Import».
Import av Fravær
Ved import av fravær er det viktig at kolonneverdiene er nøyaktig som i eksempelfilen. Ikke ta bort kolonner eller endre på rekkefølgen på kolonnene. Om det ikke er relevant å fylle inn informasjon i kolonner, så bare la dem ligge tomme.
Vi anbefaler at man laster ned eksempelfilen og fyller ut informasjon i den. Det er viktig å se over formatbeskrivelsen slik at informasjonen blir riktig importert.
Enkelte kolonner er obligatoriske å fylle ut. Resterende kolonner er valgfrie.
Det er viktig at fraværskoder i filen samsvarer med fraværskoder i systemet. Fraværstyper med fraværskoder finner man under Administrasjon –> Innstillinger –> Fravær -> Fraværstyper
Ved import:
Velg filen som skal importeres, og trykk på «Validering av fil».
Når filen er kontrollert og alt er OK, trykk på «Importere fravær».
Import av Faste lønnsposter
Ved import av faste lønnsposter er det viktig at kolonneverdiene er nøyaktig som i eksempelfilen. Ikke ta bort kolonner eller endre på rekkefølgen på kolonnene. Om det ikke er relevant å fylle inn informasjon i kolonner, så bare la dem ligge tomme.
Det er viktig at formatet på filen (xlsx) er i henhold til spesifikasjonen. Kun de kolonnene med merket med «Lønn» blir importert. De andre kolonnene er hjelpekolonner dersom filene utveksles mellom ulike parter.
Ved import:
Velg filen som skal importeres, og trykk på «Kontrollere».
Når filen er kontrollert får man opp oversikt over lønnsposter som vil bli importert. Er alt OK trykk på «Import».
Ansatt import (gammel)
Ved import av ansattdata er det viktig at kolonneverdiene er nøyaktig som i eksempelfilen. Ikke ta bort kolonner eller endre på rekkefølgen på kolonnene. Om det ikke er relevant å fylle inn informasjon i kolonner, så bare la dem ligge blanke.
Vi anbefaler at man laster ned eksempelfilen og fyller ut informasjon i den. Det er viktig å se over formatbeskrivelsene slik at informasjonen blir riktig importert.
Ved import har man mulighet til å angi dato endringene gjelder fra. Denne datoen gjelder endringer i stillingsprosent, månedslønn, timelønn, timer pr. uke og feriepengeprosent, og brukes til historikk.
Man kan markere for Opprette fastlønn. Da opprettes eller endres fastlønn på ansatte med månedslønn. Dersom det finnes gammel lønn avsluttes denne og ny fast lønnspost skapes med startdato som angitt.
Det er mulig å ha blanke felter i importfilen, MEN disse vil overskrive allerede importert data med mindre avhukningen for «Ignorer blanke felter» er på.
Ved import:
Velg filen som skal importeres, og trykk på «Validering av fil».
Det dukker opp et nytt vindu, trykk så «Import» om alt er ok.
Når filen er lastet opp går den gjennom en kontroll, og eventuelle feil og mangler vil varsles om.
Man får en oversikt over hvem ansatte det gjøres oppdateringer på, eller om ansatte opprettes.
Er alt Ok kan man trykke på «Import».
