I denne saken vil vi gå gjennom hvordan du oppretter og gjennomfører en lønnskjøring i 24SevenOffice. Vi ser på prosessen helt fra du oppretter en ny lønnskjøring til utbetaling av lønn.
- Gå til lønnskjøringer fra venstremenyen og trykk på ny lønnskjøring.
- Velg om du skal kjøre en ordinær kjøring eller en ekstrakjøring. Det kan kjøres én ordinær kjøring pr. måned for en lønnsgruppe. Det kan kjøres så mange ekstrakjøringer man ønsker.
- Definér om det skal trekkes normal skattetrekk, halv skatt eller ingen skattetrekk på lønnskjøringen.
- Velg perioden lønnen er opptjent i samt utbetalingsdato.
- Standard navn på lønnskjøringen blir perioden som er definert (eksempel: April 2023). Dersom du ønsker kan du også definere et annet egendefinert navn.
- Ved åpning av en lønnskjøring ser man under lønnsmottakere hvem som inngår i den aktuelle lønnskjøringen. Dette er alle ansatte som har et aktivt ansattforhold. De med faste lønnsposter vises i overOppsikten med beløp som er akkumulerte for perioden. I tillegg vises de ansatte som ikke har faste lønnsposter, men som man kan legge på andre variable lønnsposter på.
Minner om at dere fra dette skjermbildet kan klikke på flere handlinger og velge å importere lønnsposter, forhåndsvise lønnsslipper og bankliste, hente pensjonsrapport og fagforeningsliste eller laste ned telepay-fil for utbetaling av lønn direkte i nettbank.
- Gå til fanen lønnsposter for å få en oversikt over alle lønnsposter på tvers av alle ansatte. Denne kan eksporteres ut i excel eller du kan gjøre filtreringer direkte i rapporten.
- Fanen A-melding viser en oppsummering av informasjon som vil bli sendt inn på A-meldingen for den aktuelle perioden. Man kan også manuelt sende og motta A-melding fra denne oversikten.
Under flere handlinger er det mulig å kun sende ansattdata for perioden, laste ned XML (A02) samt vise A-melding logg. - Hent skattekort i forbindelse med lønnskjøringen på tvers av alle ansatte
- Fyll inn OTP/pensjon som skal innberettes for perioden i fanen for pensjon. Hent opp pensjonstilbyder i nedrekksmenyen. Denne vil lagres til neste gang.
- Bokføring viser en oversikt over bokføringsbilaget som vil bli bokført når lønnskjøringen godkjennes. Denne er mulig å eksportere til excel og PDF. Marker eventuelt manuelt som bokført dersom lønnen er bokført fra før.
- Dato fanen viser lønnskjøringens periode samt utbetalingsdato (som definert ved opprettelse av lønnskjøringen). Dersom det er behov for å godkjenne lønnskjøringen manuelt uten å sende A-melding kan dette gjøres her.
Dersom du har gjort endringer i oppsett eller innstillinger etter at lønnskjøringen er opprettet kan du tvinge en oppdatering ved å trykke på oppdater lønnsberegning. - Når lønnskjøringen er gjennomgått og kontrollert er det klart for å godkjenne lønnskjøringen. Dersom du ønsker at en annen person skal godkjenne lønnen elektronisk før lønnen kjøres og utbetales kan du lese mer om ekstern godkjenning av lønn.
- Trykk på godkjenne og fyll inn kode fra SMS (Altinn-oppsett må være gjort). Alle prosesser som er aktivert under innstillinger vil nå gjennomføres og få en grønn hake dersom alt går gjennom.
Dersom noe feiler i noen av stegene vil det komme et rødt kryss og du vil kunne klikke deg videre inn på feilmeldingen for å kunne rette opp.
- Gå til bank i 24SevenOffice. Dersom du har bankavtale i 24SevenOffice vil lønn nå ligge klart i betalingsforlag i bankmodulen for utbetaling.