Här beskriver vi hur du kan använda Busy för att registrera och attestera kostnader, för att sedan fakturera dessa vidare i 24SevenOffice.
Som en del av ett projekt behöver man ofta fakturera kunden för mer än bara arbetade timmar. Kanske ska parkering och transportkostnader vidarefaktureras, eller kanske materialkostnader som uppstått vid hantverksarbete. Kostnader har många användningsområden. Ett genomgående tema är att man snabbt måste kunna hantera kostnader, något vi gjort superenkelt i Busy.
Setup
När du har kopplat upp Busy till 24SevenOffice kan du och dina anställda upprätta nya kostnader via mobilappen, via en redan upprättad tidsföring eller via alternativet «Kostnader».
Det lättaste sättet att upprätta en kostnad på är att klicka på «Lägg till kostnad» när du upprättar en tidsföring. Välj en produkt från produktregistret och klicka på «Lägg till».
För att lägga till kostnader via «Kostnader» går du in på Tidsföring och byter över till kostnadsfliken, lägg till nya kostnader genom att klicka på «Ny kostnad». Här väljer du projekt och produkt, sätter antal och kan även ändra produktens in- och utpris.
Listan ovan visar alla kostnader som är registrerade den veckan, grupperat efter projekt, använd pilarna uppe till höger eller kalendern för att navigera mellan olika perioder.
Lägg till kostnader på språng
I både Android och iPhone appen har du nu möjlighet att lägga till kostnader på en tidsföring. Klicka på "Add a cost", välj produkt , antal, eventuellt inpris ("Purchase price"), utpris ("Selling price") och kommentar. Kostnaden blir automatiskt kopplat till samma projekt som tidsföringen och tidspunkten tidsföringen är förd mot.
Attestering och fakturering
Kostnader blir automatiskt överfört till 24SevenOffice när de attesteras. Därför är nästa steg att attestera kostnaderna efter att de lagts till, så de kan faktureras. Navigera till kostnadsattesteringen genom att gå till «Godkänna» → «Kostnader». Välj sedan ett projekt i listan till vänster. Kostnaderna för det projektet kommer då upp till höger, här kan du se över de registrerade kostnaderna och genomföra eventuella ändringar.Markera de kostnader du vill attestera och klicka på "godkänn" för att överföra kostnaden.
Om du vill se tidigare godkända kostnader kan du byta mellan «Ej godkänt / godkänt» uppe till höger. Då har du även möjlighet att backa tidigare godkända kostnader.
Man kan även attestera kostnader via periodattesteringen som kan ses i bilden nedan
Fakturering från Busy
Via "Fakturering" i Busy kan du se kostnader under fliken «Kostnader» när du upprättar en order.
Fakturering från projektmodulen
Om du använder dig av överföring till 24SevenOffice kommer kostnaderna bli tillgängliga för fakturering i 24SevenOffice.
Kostnaderna kan nu faktureras via projekten i 24SevenOffice på fliken fakturering i projektet kostnaden är kopplad till. Klicka på «Visa projekt i 24SevenOffice» för att navigera dit.
