Artikeln går igenom hur kunder, projekt och tid hålls uppdaterade mellan modulerna.
När du skapar ett konto i den nya timemodulen Busy via 24SevenOffice kommer du att koppla på en integrationsanvändare som håller projekt, kunder och timmar uppdaterade mellan modulerna. Denna användare fungerar som en bro mellan systemen.
Information om kunder och projekt hämtas från 24SevenOffice.
När du först loggar in i Busy hämtas alla projekt och kunder från 24SevenOffice. De projekt som är aktiva kommer att synkroniseras som "aktiva", medan inaktiva projekt kommer att synkroniseras som arkiverade.
Ändringar som görs kommer automatiskt att överföras till Busy inom en timme. För att visa kunder i Busy, gå till "Projekt" -> "Kunder" och klicka på "Hämta kunder". Samma gäller för projekt och kan utföras från projektlistan.
Observera: Alla kunder behöver skapas i 24SevenOffice. Det är inte möjligt att skapa kunder i Busy.
Det är möjligt att skapa projekt både i Busy och i 24SevenOffice. Synkroniseringen fungerar åt båda hållen, vilket innebär att projektet kommer att vara synligt både i 24SO och i Busy oavsett var det skapades. Ändringar i Busy synkas omedelbart till 24SevenOffice, medan ändringar i 24SevenOffice hämtas ungefär en gång i timmen. Huvudsynkroniseringen sker en gång per dygn och kan triggas genom att trycka på "hämta projekt".
Projektnumren genereras automatiskt av 24SevenOffice oavsett var projektet skapas.
Typer av arbete
Arbetskategorierna hämtas från 24SevenOffice och synkroniseras in i Busy från 24SevenOffice. Du hittar arbetskategorierna under "Mer" -> "Arbetstyper".
Du kan manuellt starta en synkronisering genom att trycka på "Hämta arbetskategorier" och se när den senaste synkroniseringen med 24SevenOffice genomfördes. Arbetskategorier skapade i Busy kommer också att skickas tillbaka till 24SevenOffice, vilket gör det möjligt för dig att skapa dem på båda platserna.
Uppgifter
För att skapa uppgifter på ett projekt i 24SevenOffice som sedan ska överföras till Busy är det viktigt att tilldela uppgifterna till en projektmedlem i 24SevenOffice. Endast personer som har tilldelats uppgiften kan registrera tid på den. Vi rekommenderar att lägga till medlemmar på uppgiften från 24SevenOffice om du synkar in uppgifter från 24SevenOffice.
Det är även möjligt att skapa uppgifter i Busy, och de kommer då att synkroniseras in i projektet i 24SevenOffice.
Användarkoppling mellan Busy och 24SevenOffice
I avsnittet "Inställningar" -> "24SevenOffice" hittar du en översikt över alla användare i systemet och vilken 24SevenOffice ID de är kopplade till.
Om du vill se till att de timmar som en person registrerar överförs till rätt användare i 24SevenOffice är det viktigt att de är kopplade med rätt ID i systemet. Detta säkerställer korrekt hantering av timmarna och underlättar spårbarheten av arbetet i båda systemen.
Om en användare inte är kopplad till en ID i 24SevenOffice kommer timmarna att överföras på integrationsanvändaren.
Överför timmar från Busy till 24SevenOffice
Om du vill att de timmar som registreras i Busy också ska synas i 24SevenOffice kan du aktivera timöverföring. Du kan välja om du vill att timmarna ska överföras från Busy till 24SevenOffice eller inte under "inställningar" -> "generellt". Timmarna kommer att finnas i tidrapporten i 24SevenOffice och på de olika projekten.
Det finns tre alternativ under "Tidöverföring":
1. När timmar godkänns kommer de att överföras till 24SevenOffice. Detta gäller både för användargodkännande och projekgodkännande.
2. När en order skapas och skickas till 24SevenOffice kommer timmarna också att överföras till 24SevenOffice.
3. Inte överföra timmar: Timmarna kommer endast att vara tillgängliga i Busy och inte skickas till 24SO.