Här har vi samlat steg för steg det som behövs för att designa egna fakturor och ordrar.
Systemet kommer med en färdig uppsättning mallar som alla 24SevenOffice-kunder kan använda sig av. Om du inte behöver göra några ändringar kan du automatiskt använda en av standardmallarna och börja fakturera direkt.
Om du vill göra ändringar kan du enkelt ladda ner en av standardmallarna, göra de nödvändiga ändringarna, som att lägga till logotypen, och sedan ladda upp den nya mallen.
Mallarna kan anpassas för varje enskild kund, land eller språk.
När kunderna fakturerar kommer systemet att följa det definierade regelverket, hitta rätt mall och producera fakturan som en PDF-fil omedelbart. Detta gör att processen är mycket effektiv när det gäller att hämta en faktura vid senare tillfälle, eftersom den redan har producerats.
Oavsett om fakturan ska skrivas ut, skickas som elektronisk faktura eller skickas via e-post, kommer samma fil att användas - och fakturan kommer att se helt likadan ut - oavsett vilken distributionskanal som används.
Kom i gång med fakturadesign
Faktura- och orderdesign hanteras under menyn Fakturering - Inställningar - Mallar:
Systemet erbjuder flera olika standardmallar som kan användas för både utskrift och PDF-generering av order och fakturor. Vid fakturering genererar systemet automatiskt en PDF som antingen är baserad på den aktuella standardmallen för klienten eller på vilken regel som är definierad för den aktuella kunden. För ordrar väljer man mall när man laddar ner eller skickar ordern via e-post.
Om man vill ändra en av standardmallarna görs detta genom att först markera den mallen som ska ändras, och sedan klicka på "Ladda ner". Vi rekommenderar att man använder LibreOffice Writer som fakturadesign-editor.
Anpassa en faktura eller ordermall – steg for steg
- Välj en av systemmallarna som finns tillgängliga. Klicka sedan på "Ladda ner" för att spara en kopia av denna mall lokalt på din dator. Denna kopia kan anpassas och laddas upp igen som en ny version av mallen.
- Infoga logotyp från en bildfil direkt i mallen om så önskas.
- Genomför övriga ändringar: Lägg till/ta bort fält från mallen, ändra färgschemat osv.
- Tillgängliga fält som kan användas vid anpassning av den nya mallen finns under knappen "Fält", och dessa fält kan enkelt kopieras in i mallen genom att använda CTRL + C på det önskade fältet under "Fält", och sedan CTRL + V direkt i fakturamallen.
- Spara den anpassade versionen av fakturamallen lokalt på din dator.
- Klicka på +Ny för att ladda upp den anpassade mallen under Mallar.
- Klicka på ögat för att få en förhandsvisning av fakturadesignen.
- Klicka på Ändra mall-symbolen eller dubbelklicka på mallen för att justera namn, ändra standardmall eller ställa in regler för mallen. Det är inte möjligt att ändra systemmallarna.
- Klicka på papperskorgssymbolen för att radera en anpassad mall. Markera först den mall du vill radera. Det är inte möjligt att radera systemmallarna.
Regler
Alla anpassade mallar kan konfigureras för att automatiskt användas när en faktura uppfyller ett eller flera kriterier som är inställda under Regler.
Tillgängliga regler inkluderar land, språk och kund.
- Land: När ett specifikt land väljs kommer mallen att användas vid utskrift av fakturor för kunder som är kopplade till detta land på kundkortet i CRM.
- Språk: När ett specifikt språk väljs kommer mallen att användas vid utskrift av fakturor för kunder där detta språk är inställt på kundkortet i CRM.
- Kund: Här kan du lägga till specifika kunder som mallen ska gälla för. När du har lagt till en kund på en mall behöver du inte ställa in regler för varken språk eller land.
Rabatt fält: Om du vill att rabattikonen (%) inte ska visas när det inte finns faktisk rabatt på fakturan som skapas, kan du använda detta utökade rabattfält: <<Discount.format(2, ,,0.##).printif(>,0,%)>>.
Mallar
Här är några exempel på olika mallar som du kan använda som utgångspunkt:
Norsk ordremal med rabatt v5.odt
Pakkseddel med lagerstatus.odt
Norsk faktura med timegrunnlag.odt
Norsk faktura med referansenummer.odt