Om du vill skapa en ny kund/klient i systemet kan du göra detta via Klientadministrationen. I stegen nedan går vi igenom hur du ska gå tillväga.
Skapa kunder
- För att skapa en ny klient klickar du på den gröna knappen "+ Ny kund". Då får du upp detta fönster:
- Om du har en kund som behöver ha en demo-klient så väljer du ”demo” högst upp till vänster. Det är viktigt att kunden inte börjar fakturera eller bokföra på den här klienten då den inte kan göras om till en riktig klient.
- SKlientmallar är något du sätter upp på förhand. Om det exempelvis är en svensk kund och du ska ha en svank mall så väljer du det här.
- Lägg in företagsnamn och organisationsnummer. Vi gör då ett sök mot bolagsregistret för att hämta upp information automatiskt. OBS! Om kunden är helt nyskapad, så kommer den inte komma upp. Fyll ut resterande information manuellt. Om kunden inte har ett organisationsnummer än så kan det fyllas ut senare.
- Kontaktperson är exempelvis VD. Det är viktigt att fylla i detta med tanken på GDPR. Det kommer skickas ut ett mejl till personen där de godkänner att bokföringen sker i 24SevenOffice.
- När allt är ifyllt, klicka på upprätta.
Hantera klient
Översikt
I översikten har du möjlighet att aktivera företagssök och egendefinierad fakturaepost. Här kan du också ändra företagsinformation och kontaktinformation genom att klicka på pennan.
Användare
Här lägger du till och administrerar användare.
Användare kopplad till återförsäljare
Användare kopplad till återförsäljare kan vara revisor, redovisningskonsult eller en integrationsanvändare. Det är endast möjligt att lägga till anställda i ditt företag som återförsäljaranvändare. Om du inte ser din anställd i listan så betyder det att din anställda inte har åtkomst till den interna byråklienten. Du måste då lägag till den anställda i Användaradministrationen. Välj en av de anställda från listan, klicka på "Välj" för Redovisningskonsult eller Revisor och sedan "Nästa". Då får du möjlighet att lägga till tillgång till bank och användaradministration.
Användare med systembehörighet
Om en kund önskar åtkomst till klienten, lägger du till dem som anställda. Du kan antingen välja en av huvudpaketen, eller så kan du klicka på "Nästa" utan att välja någon av paketen. Då kan du välja enskilda behörigheter. När du klickar på "Bjud in" kommer din klient att få ett e-postmeddelande med instruktioner om hur de kommer in.
Extern användare med systembehörigheter
Detta är för externa användare som endast ska ha tillgång under en viss tidsperiod, som sommarvikarier eller en revisor som endast ska ha insyn en kort period. Användaren blir automatiskt spärrad efter angiven tidsperiod.
Användare utan systembehörighet
Detta är ett bra val för de användare som inte behöver tillgång till någon direkt funktionalitet i 24SevenOffice men som behöver användartillgång för att till exempel lägga in utlägg i lönemodulen eller timmar i Busy.
Personer utan användare
Detta valet används för personer som inte behöver en användare i 24SevenOffice system men som man vill ha tillgänglig i systemet som projektledare, kundansvarig eller fakturareferens.
Paket
Få en övergripande översikt över vilka paket som är aktiverade på klienten under fliken "Paket". Detta är också en del av grunden för fakturering. Observera att en användare både kan ha en Huvudpaket och en Tilläggspaket - till exempel Huvudpaketet CRM kombinerat med Tilläggspaketet Fakturering.