Om du ønsker å opprette en ny kunde / klient i systemet kan du gjøre dette via klientadministrasjonen. I stegene under går vi igjennom hvordan du skal gå frem.
Opprette kunder
- For å opprette en ny klient trykker du på den grønne knappen "+ Ny kunde". Da får du opp dette vinduet:
- Om du har en kunde som trenger en demo-klient, så huker du av for "Demo". Det er viktig at kunden ikke begynner å føre regnskap eller fakturere fra denne klienten, da den ikke kan gjøres om til en ekte klient.
- Ref. punkt ovenfor med maler, så er det her kundemaler kommer inn. Om det for eksempel er en svensk kunde og du skal ha svensk kundemal, så velger du dette her.
- Legg inn Firmanavn eller organisasjonsnummer. Vi vil da søke etter kunden i Brønnøysundregisteret og finne adresse for dere. OBS! Om kunden er helt nyopprettet, så vil den ikke vises. Fyll ut informasjonen manuelt. Om kunden ikke har organisasjonsnummer enda kan dette fylles inn senere.
- Kontaktperson er for eksempel daglig leder eller styreleder. Det er viktig å fylle inn dette med tanke på GDPR. Det vil bli sendt ut en e-post til personen hvor de godtar at regnskap føres i 24SevenOffice.
- Trykk til slutt på "opprett" (kunde).
Behandle Klient
Oversikt
I oversikt har du mulighet til å aktivere Bedriftsoppslag og Egendefinert fakturaepost. Her kan du også endre Bedriftsinformasjon og kontaktinformasjon ved å klikke på blyanten.
Personer
Her legger du til og administrerer brukere.
Bruker knyttet til forhandler
Bruker knyttet til forhandler Dette kan enten være revisor, regnskapsfører eller en integrasjonsbruker. Det er kun mulig å legge til ansatte i ditt byrå som forhandlerbruker. Om du ikke får opp din ansatt i nedtrekksmenyen, så har ikke din ansatt tilgang til internklienten. Legg til den ansatte i Brukeradministrasjonen.
Velg en av de ansatte, trykk "Velg" på Regnskapsfører eller Revisor, og deretter neste. Da får du også mulighet til å legge på Bank-tilgang og Brukeradministrasjon. Da kan den ansatte styre brukere i den aktuelle klienten, uten å ha tilgang til Klientadministrasjon.
Brukere med tilgangspakker
Om kunden din ønsker tilgang til klienten legger du de til som ansatt. Du kan enten velge en av hovedpakkene, eller så kan du trykke "Neste" uten å velge noen av pakkene. Da kan du plukke ut enkelttilganger. Når du trykker Inviter vil kunden din få en e-post med instrukser på hvordan de kommer inn.
Ekstern bruker med tilgangspakker
Dette er en ekstern aktør som kun skal ha tilgang i en viss tidsperiode, for eksempel en sommervikar hos dere, en integrasjonsbruker, eller en revisor som bare skal ha innsyn i en liten periode. Brukeren vil automatisk bli sperret etter angitt tidspunkt.
Bruker uten tilgangspakker
Dette valget er godt egnet for personer som ikke trenger tilgang til funksjonalitet direkte i 24SevenOffice sitt kjernesystem, men som trenger en brukertilgang for å kunne registrere f.eks. utlegg i Lønn eller timer i Busy by 24SevenOffice.
Person uten bruker
Dette valget anbefales brukt til personer som ikke trenger en egen bruker i noen av 24SevenOffices systemer, men som likevel ønskes tilgjengelig som valg for fakturareferanse, kundeansvarlig i CRM, prosjektleder i Prosjektstyring, etc.
Pakker
Få en overordnet oversikt over hvilke pakker som er aktivert på klienten under fanen Pakker. Dette er også en del av grunnlaget for fakturering.
Merk at én bruker både kan ha en Hovedpakke og Tilleggspakke - for eksempel hovedpakken CRM kombinert med Tilleggspakken Fakturering.