Hur registrerar jag en inkommande faktura i verifikationshanteringen?

Den här artikeln visar hur du laddar upp fakturor och andra verifikationer samt hur du hanterar dem i verifikationshanteringen i bokföringsmodulen.

Hur får jag in fakturor i verifikationshanteringen?

Du kan enkelt ladda upp fakturor, kvitton och verifikationer på flera sätt:

• Filuppladdning: Dra och släpp filer i uppladdningsfönstret eller ladda upp från din lokala enhet.
• E-post: Skicka verifikationer till företagets unika e-postadress, t.ex. ID@voucher.24sevenoffice.com.
• EHF-mottagning: Kräver att du är registrerad i ELMA-registret.

När verifikationerna har laddats upp tolkas de maskinellt med OCR. Systemet identifierar automatiskt värden såsom leverantör, fakturadatum, förfallodatum, totalbelopp och OCR-nummer.

Så här laddar du ner en faktura i verifikationshanteringen:

1. Gå till Bokföring i huvudmenyn.
2. Välj Verifikationshantering.
3. Klicka på Ladda upp högst upp i högra hörnet i verifikationsöversikten.
4. Dra och släpp den önskade filen i den ljusblå rutan, eller klicka på Välj från datorn och välj den önskade filen från enheten.
5. Klicka på Stäng fönstret efter att filen har laddats upp.

Så här registrerar du en inkommande faktura i verifikationshanteringen:  

1. Klicka på Leverantör/Kund i verifikationshanteringen, eller Öppna om du använder ett annat visningsalternativ i verifikationsöversikten, för att registrera den valda verifikationen.
2. Fyll i information om verifikationen i sektionen Verifikationsinfo. Här väljer du bland annat verifikationstyp, leverantör, fakturanummer, verifikationsdatum, bankkonto och OCR.
3. Välj om du vill Bokföra direkt eller Överföra till avancerad bokföring.
   
   1. Bokföra direkt bokför verifikationen direkt i bokföringen efter att du har fyllt i verifikationsinformationen.
   2. Överföra till avancerad bokföring skickar verifikationen vidare till bokföringsmodulen för fortsatt behandling. Du hittar verifikationen i bokföringsmodulen genom att dubbelklicka på kolumnen DokumentID och trycka på pil nedåt på tangentbordet. Färdigifyllda värden följer med vid överföringen till bokföringsmodulen.
4. Koppla verifikationen till önskade dimensioner som projekt eller avdelning.
5. Klicka på Lägg till attestant för att välja det önskade attestflödet för denna verifikation.
   Läs mer om hur godkännande i verifikationshanteringen fungerar här.

6. Vill du skapa en betalning för fakturan utan att bokföra verifikationen först? Klicka på + Skapa betalning. Betalningen baseras på klientens standard bankavtal. Betalningen läggs till i Betalningsförslag för vidare behandling. Betalningen skapas men registreras inte i bokföringen förrän fakturan är bokförd. Under tiden kommer den att visas som Betald i bankmodulen. Endast användare med åtkomst till bank och betalningar kan registrera betalningar i verifikationshanteringen.

7. Kontrollera bokföringarna i sektionen Kontoföringar. Här kan du välja att justera eller dela upp verifikationen i flera transaktioner genom att klicka på + Ny rad. Bläddra sidledes i sektionen för att hitta bland annat Periodisering och andra kolumner. Klicka på Inställningar för att visa eller dölja kolumner som du önskar. Systemet föreslår automatiskt bokföringar baserat på fördefinierade värden för debet, kredit och reskontra. Du kan lägga till fasta bokföringsförslag för varje leverantör genom att redigera inställningarna i CRM för leverantören.

Andra åtgärder du kan utföra i verifikationsfönstret:

• Klicka på Slutför och stäng för att behandla verifikationen och stänga verifikationshanteringen, och återgå till verifikationsöversikten.
• Klicka på Slutför och gå vidare för att behandla verifikationen och gå vidare till nästa verifikation i översikten.
• Klicka på Ta bort för att permanent radera verifikationen
• Klicka på Ladda ner som PDF för att ladda ner verifikationen direkt.
• Klicka på Sätt på vänt för att sätta verifikationen på paus. När behandlingen är pausad eller satt på vänt, går det fortfarande att göra ändringar på verifikationsdetaljer och kontoindelningar, men vidare åtgärder blockeras tills behandlingen återupptas.