Här kommer vi att gå igenom hur du registrerar en resa, en utgift eller en körning i Resa och utlägg via Lön i 24SevenOffice. Resor och utlägg kan registreras både via dator och mobil.
Registrera en resa
- För att skapa en ny resa klickar du på plustecknet bredvid resor i översiktsvyn.
- Du hamnar i ett fönster där du kan fylla i detaljer för resan.
- På en resa kan det finnas en kostnadsberäkning för måltider. Genom att aktivera kostnadsberäkningen skapas dagar där man kan justera måltider och ange land om man är på en utlandsresa. Om en måltid är markerad i blått ingår den i kostnadsberäkningen och man får ersättning för måltider.
Om måltidet är markerat i grått ingår det t.ex. i hotellräkningen, och man får inte ersättning för måltider. Du kan även klicka på dagarna för att justera måltidsersättningen per dag.
- Under en resa har du också möjlighet att registrera kostnader och kilometerersättning. Detta är en del av din resa och hanteras tillsammans med resan. Genom att klicka på plus-tecknet för kostnader eller kilometerersättning kan du enkelt fylla i detaljerna för att registrera dem.
- Skicka för godkännande. Statusen uppdateras till "Skickat till godkänning".
- Klicka på tre prickar per typ för att utföra ytterligare åtgärder:
Radera: Utgiften kommer att tas bort.
Visa: Samma som att klicka på resa.
Om statusen är "skickat till godkännande" kan du också "låsa upp". Då ändras statusen från "Skickat till godkännande" till Registrerad.
Registrera ett utlägg
- Klicka på plus-tecknet bredvid "Utlägg".
- Därefter kommer du till registreringsfönstret. Här kan du ladda upp en fil, ta en bild eller hämta kvittot från tidigare uppladdade kvitton om du har sparat en bild tidigare.
- Systemet kommer automatiskt läsa av både datum och belopp från kvittot som du laddat upp.
- Välj utläggstyp från rullgardinsmenyn baserat på vilken typ av utlägg du registrerar.
- Se till att alla obligatoriska fält är ifyllda. Det finns validering på nödvändiga fält och varje typ av utlägg är kopplad till en uppsättning fält som måste fyllas i.
- Spara och skicka för godkännande.
På en mobil enhet aktiveras kameran eller galleriet automatiskt för att du ska kunna ta en bild av kvittot.
Om du behöver skicka in flera utgifter samtidigt kan du använda funktionen "grupp". Det låter dig registrera flera utgifter och skicka hela gruppen för godkännande på en gång.
Registrera en körning
- Klicka på plustecknet vid "Körningar"
- Kom ihåg att skapa fordonet du har använt. Om du inte redan har lagt till det kan du klicka på "lägg till" för att göra det.
- Ange start- och slutdestination för din körning. Om du har stannat vid en tredje eller fler adresser, lägg till en etapp eller markera för retur.
- Systemet kommer automatiskt att beräkna den körda distansen och eventuella vägtullar baserat på den angivna informationen.
- Under avancerade inställningar kan du bland annat lägga till passagerare på din resa.
- Klicka på "Spara" eller "Skicka till godkänning".
Registrera en grupp:
- Klicka på + tecknet vid Grupper
- När du skapar en grupp har du möjlighet att lägga till flera utgifter eller körningar i samma grupp för att skicka dem till godkännande på en gång. Till exempel, om du har samlat kvitton under en period och vill skicka dem tillsammans för godkännande istället för en och en separat.
- Namnge gruppen, ange datumintervall och skriv en beskrivning.
- Därefter kan du lägga till en eller flera utlägg eller körningar som en del av gruppen.
- Skicka hela gruppen för godkännande genom att klicka på "Skicka till godkänning".