Hvordan registrerer jeg reise og utlegg?

Her vil vi gå gjennom hvordan du registrerer en reise, et utlegg, eller en kjøring i reise og utlegg via lønn i 24SevenOffice. Reiser og utlegg kan registreres på desktop og med mobilen.

Registrere en reise

1. Du oppretter ny reise ved å klikke på plusstegnet ved reiser i oversiktsbildet

1. Du kommer da inn i et vindu hvor du fyller inn detaljer for reisen.
   
   
2. En reise kan ha diettberegning. Ved diett skapes det dager som kan overstyres ved å skru av/på måltider og sette land dersom man er på utenlandsreise.
   Er måltidet markert blått er det inkludert i diett, og man får diettpenger.
   
   Er det markert grått er måltidet f.eks. inkludert i hotellregningen, og man får ikke diettpenger. Du kan også klikke på dagene for å korrigere diett pr. dag.
   
   
3. På en reise kan man også registrere utlegg og kilometergodtgjørelse. Dette er da en del av reisen og behandles sammen med reise. Du klikker da på plusstegnet for utlegg eller kilometergodtgjørelse ettersom hva du skal registrere og fyller inn detaljene.
   
   
4. Send til godkjenning. Status oppdateres til “Sendt til godkjenning”. 
5. Klikk på 3 prikker pr. type for å gjøre ytterligere operasjoner: Slette. Utlegget blir slettet. Vise. Samme som å klikke på reise. Dersom “sendt til godkjenning” kan du også “Låse opp”. Da blir status endret fra “Sendt til godkjenning” til Registrert.
   
   

Registrere et utlegg

1. Klikk på pluss-tegnet under utlegg.
   
   
2. Du kommer da videre inn i registreringsvinduet. Last opp en fil, ta et bilde eller hent kvittering fra opplastede kvitteringer dersom du har lagret et bilde fra tidligere.
   
   
3. Systemet vil tolke dato og beløp fra kvitteringen du har hentet opp. 
4. Velg utleggstype fra nedtrekksmenyen ut fra hvilket type kostnad du registrerer.
5. Fyll ut alle felter. Det er validering på påkrevde felter og hver utleggstype er koblet til et sett med felter som må være utfylt. 
6. Lagre og send til godkjenning.

Registrere en kjøring

1. Trykk på pluss-tegnet ved Kjøring
2. Husk å opprette et kjøretøy du har benyttet. Du vil kunne klikke på "legg til" dersom du ikke allerede har lagt dette til.
   
   
3. Fyll inn adresse for hvor du har kjørt fra og til. Legg inn en etappe dersom du har kjørt innom en tredje adresse eller flere, eventuelt merk av for retur.
4. Systemet vil automatisk beregne avstand kjørt og bompenger på veien basert på input.
    
   
5. Under avansert har du mulighet til å blant annet legge til passasjerer på reisen.
   
   
6. Trykk lagre eller send til godkjenning.

Registrere en gruppe:

1. Trykk på + tegnet under gruppe
   
2. Når man oppretter en gruppe har du mulighet til å legge inn flere utlegg eller kjøringenr i samme gruppe for å sende dette til godkjenning én gang. Eksempelvis hvis du har samlet opp kvitteringer for en periode og du ønsker å sende dette samlet til godkjenning uten å sende ett og ett utlegg.
3. Gi gruppen et navn, datointervall og legg inn en beskrivelse.
   
4. Deretter kan du legge inn én eller flere utlegg eller kjøringer som en del av gruppen.
   
5. Send hele gruppen til godkjenning ved å klikke "send til godkjenning".