Kom igång med Mottag

I den här hjälpartikeln får du en överblick av Mottag och dess beståndsdelar. Från process av bilagor som kommer in, till kontering och attest.

Mottag är där du får de handlingar som ska behandlas vidare.
Här kan du lämna in bilagor via EHF, e-post eller ladda upp från din egen enhet.

Formaten som stöds är JPEG, TIFF, PDF, PNG, HTML, Peppol/EHF, DOCX, XLSX, ODT och DnbNor.xml.

Översikt i Mottag
Visningen av bilagan kan delas upp i två olika delar, där den översta delen visar handlingar som är inlämnade men ännu inte behandlade, och de som har skickats vidare för Attestering eller Bokföring.

Inbox
Här visas alla dokument som har lämnats in, men som ännu inte fått ett dokument-ID.

Tilldelade sidor
Under tilldelade sidor finns alla de handlingar som har lämnats in och som har tilldelats ett dokument-ID, men som ännu inte har skickats vidare till Attestering eller Bokföring. Här läggs även bilagor som skickats tillbaka till mottag från attestering eller bokföring.

Uppdatera
Laddar det som har skickats till mottag, men som ännu inte har visats i översikten

Dela
Dela kan användas i de fall flera sidor har skickats in på samma fil och du vill dela upp dessa på olika sidor. Sådana bilagor är markerade med ett gem i det övre högra hörnet av vyn i Inbox eller Tilldelade sidor. Bilagan måste ligga i Inbox för att delas.

Radera
Här kan du radera dokument som finns i Mottag. Bilagan måste ligga i Inbox för att kunna raderas.

Extern visning
Extern visning kan du använda när du arbetar med två skärmar och vill ha det skannade dokumentet på en egen skärm

Inställningar
Här kan du hantera inställningarna för mottaget. Du kan slå på och av automatisk textslutförande, visning av attestvyn, användning av dokument-ID-serier och automatisk ifyllnad av OCR-information från dokument.

Skriv ut
Vill du skriva ut bilagor från mottaget kan du markera bilagorna och klicka på denna knapp.

OCR-köstatus
Här visas loggen över inkommande bilagor till mottaget under den senaste perioden. Loggen visar datum då bilagan togs emot, avsändare, mottagare samt information om inkomna bilagor.

Upload
Här kan du ladda upp bilagor direkt från din enhet.

Navigeringspilar
För att navigera mellan bilagorna kan du klicka på pilarna här. De yttersta pilarna tar dig från den första bilagan till den sista, medan de mittersta pilarna låter dig bläddra från en bilaga till nästa.

Mottagsadress
E-postadressen du ser i det övre högra hörnet är mottagets e-postadress. Alla dokument som skickas direkt till denna adress kommer att dyka upp i inbox i mottaget. Alla kunder har en unik mottagsadress.

Läs mer här för en översikt över kommandon som kan användas när du skickar e-post till mottagsadressen.

Mottagsadressen kan du ge till alla dina leverantörer som skickar dig fakturor via e-post. Då kommer alla inkommande fakturor från dem att gå direkt till mottaget.

Aktivera EHF
Här kan du aktivera EHF-mottag så att dina leverantörer kan skicka fakturor via EHF.

Den nedre delen visar information om bilagan som bearbetas. Den består av Dokument-ID, Sidor, Verifikationsinformation, Attestflöde och Bildvisning.

DokumentID
Bilagorna tilldelas ett dokument-ID när du börjar bearbeta dem. Detta dokument-ID visas i dokument-ID-fältet. Systemet välja nästa tillgängliga dokument-ID i dokument-ID-serien, men du kan även ändra numret här om du vill ha ett annat. I listknappen bredvid dokument-ID-fältet kan du se en lista över tillgängliga dokument-ID.

Sidor/bildvisning
Här lägger du till den bilaga du vill bearbeta. Den kommer då upp i bildvyn i ett större format. När du placerar bilagan här kommer systemet att läsa av informationen det hittar i bilagan och fylla i fälten under Verifikationsinformation. I det övre högra hörnet av bildvyn kan du vidarebefordra dokumentet via e-post eller rotera dokumentet om det är fel vänt. Så fort bilagan placeras under Sidor kommer den att flyttas från inkorgen till tilldelade sidor. Du kan använda det röda krysset i dokumentets högra hörn under sidor om du vill ta bort dokumentet från dokument-ID och flytta tillbaka det till inboxen.

Bilagsinformation
Under bilagsinformation anger du den information som gäller för den skannade bilagan. Denna information kommer upp automatiskt genom OCR-tolken, men om det inte har varit möjligt för OCR-tolken att läsa av informationen från bilagan kan du lägga in det manuellt.

Förklaring av de olika fälten (vid användning av typen Inkommande faktura):

Typ: dokumenttyper som ska kunna kopplas till bilagstyper.

Dokumentformat: visar vilken typ av format bilagan är. Det kan vara EHF eller Skannat.

Leverantörsnr: hämtar automatiskt leverantörsnumret för den angivna leverantören.

Leverantör: hämtas automatiskt om bankkontonumret stämmer överens med det som angetts för en leverantör i CRM. Om det inte finns någon matchning på bankkontonumret görs även en sökning i CRM utifrån organisationsnumret på fakturan.

Debet och Kredit: hämtas utifrån Inställningar på leverantörskortet i CRM. Om det inte finns någon matchning för leverantören kommer dessa fält inte heller att fyllas i automatiskt.

Om du väljer att skriva över debetkontot med ett annat konto och trycker på Klar så är det detta nya konto som sparas som standard debetkonto hos leverantören och kommer därmed att väljas automatiskt nästa gång.

Fakturanummer: hämtas automatiskt från det skannade dokumentet.

Fakturadatum: hämtas automatiskt från det skannade dokumentet.

Forfallodatum: hämtas automatiskt från det skannade dokumentet. Om det inte finns något förfallodatum på dokumentet hämtas det från Inställningar på leverantörskortet i CRM.

Belopp: hämtas automatiskt från det skannade dokumentet.

Valuta: måste väljas manuellt. Genom att klicka på pilen får du fram en lista över de valutor som har lagts till i systemet. Om valutan du vill ange inte finns i listan måste du först lägga till den i systemet via inställningar.

OCR: hämtas automatiskt från det skannade dokumentet.

Kommentar (dokument kommentar): texten som skrivs in här kommer som en kommentar på verifikationsinlägget.

Dimension: där du kan definiera Projekt och Avdelning, samt eventuella anpassade dimensioner.

Belopp: systemet försöker utläsa detta med hjälp av OCR-tolken, men om detta inte läses in automatiskt måste det anges manuellt. Om dokumentet har flera belopp är det enklast att lämna detta fält tomt.

Kommentar (längst ner i mottaget): det som skrivs här kommer som en kommentar i dokumentloggen. Kommentaren som läggs in visas endast för den/de personer som ska attestera fakturan/dokumentet.

Klar: När du är klar med att behandla fakturan/dokumentet skickar du den vidare till antingen Attestering eller Bokföring genom att klicka på knappen Klar bredvid kommentarsfältet.

När ett dokument är förbetalt och du är redo att skicka den vidare går det även att välja Bokför genom att trycka på den lilla pilen bredvid klar. Där kan du bokföra direkt från mottaget.

Du kan också välja Arkivera här. Detta används om dokumentet inte ska bokföras, men du ändå vill ha det sparat. Dokument-ID förblir då upptaget samtidigt som fakturan/dokumentet tas bort från dokumentflödet, men dokumentet kommer inte att föras in i några rapporter/journaler. Arkiverade dokument kommer att finnas tillgängliga igen under Sök. Om du söker efter arkiverade dokument i mottaget blir dokument-ID:t rosa.

Attestflöde
Om du ska skicka fakturan/dokumentet vidare till Attestering använder du detta för att ange vilka personer som ska attestera. Det finns flera olika sätt att sätta upp en attestlista och du kan kombinera flera olika alternativ. Du kan välja en person i listan, ta bort attestanter från listan eller aktivera attestantsregler. Läs mer om hur du ställer in attestregler här.