Kom i gang med mottak

I denne hjelpefilen får du oversikt over de ulike elementene vi har i Mottaket, og prosessen fra bilagene kommer inn i mottaket, til kontering og sendes til godkjenning.

Mottaket er der du får inn bilagene som skal behandles videre.
Her kan man sende inn bilag via EHF, epost eller laste opp fra din egen PC.

Formatene som støttes er JPEG, TIFF, PDF, PNG, HTML, Peppol/EHF, DOCX, XLSX, ODT, og DnbNor.xml.

Oversikt i mottaket
Visningen av mottaket kan deles inn i to ulike deler der den øverste delen viser bilag som er sendt inn, men ennå ikke bearbeidet, og også det som er sendt videre til godkjenning eller bokføring.

Innboks
Her vises alle bilag som er sendt inn, men som ennå ikke har fått et dokumentID.

Tilknyttede sider
Under tilknyttede sider ligger alle bilagene som er sendt inn og som har fått tildelt et dokumentID, men som ennå ikke er sendt videre til Godkjenning eller Bokføring. Bilag som har blitt sendt tilbake til mottaket fra godkjenningen eller bokføringen legger seg også her.

Oppdater
Laster inn hva som er sendt til Mottak, men som ennå ikke har blitt vist i oversikten

Split
Split kan du bruke i de tilfeller der det er sendt inn flere sider på samme fil, og du ønsker å dele opp disse i ulike sider. Slike bilag blir markert med en binders oppe i høyre hjørne på visningen i Innboks eller Tilknyttede sider. Bilaget må ligge i innboks for kunne splittes.

Slett
Her kan du slette bilag som ligger i mottaket. Bilaget må ligge i innboks for kunne slette.

Ekstern visning
Ekstern visning kan du bruke når du arbeider med to skjermer og vil ha det innskannede bilaget på en egen skjerm.

Innstillinger
Her kan du administrere innstillingene for mottaket. Du kan slå av og på automatisk tekstfullføring, visning av godkjenningsseksjonen, bruk dokumentID-serier og innfylling av OCR informasjon på bilagene.

Skriv ut
Ønsker du å skrive ut bilag fra mottaket kan du markere bilag og trykke på denne knappen.

OCR-køen
Her vises loggen over innkommende bilag til mottaket over den siste perioden. Loggen viser dato for når bilaget ble mottatt, avsender, mottaker og informasjon om vedlegg som er kommet inn.

Upload
Her kan du laste opp bilag direkte fra din PC.

Navigasjonspiler
For å navigere mellom bilagene kan du trykke på pilene her. De ytterste pilene tar deg fra første til siste bilag, mens de midterste pilene lar deg bla fra et bilag til neste.

Mottaksadresse
Epostadressen du ser oppe i høyre hjørne er epostadressen til mottaket. Alle bilag som sendes direkte til denne adressen vil dukke opp i innboksen i mottaket. Alle klienter har en unik mottaksadresse.

Les mer her for oversikt over kommandoer som kan benyttes ved innsending av epost til mottaksadressen.

Mottaksadressen kan du gi til alle deres leverandører som sender dere faktura på epost. Da vil alle innkommende fakturaer fra de komme direkte til mottaket.

Aktiver EHF
Her kan du aktivere EHF mottak slik at deres leverandører kan sende inn faktura via EHF.

Den nederste delen viser informasjon vedrørende det aktuelle bilaget som ligger til behandling. Den består av dokumentID, Sider, Bilagsinformasjon, Godkjenningsliste og Bildevisning.

DokumentID
Bilagene vil få tildelt et dokumentID når man begynner å behandle det. Dette dokumentID vises i dokumentID-feltet. Systemet vil velge neste ledige dokumentID i dokumentID-serien, men man kan også her endre på nummeret om man ønsker et annet. I listeknappen ved siden av dokumentID-feltet kan man se en liste over ledige dokumentID.

Sider/bildevisning
Her legger du bilaget du ønsker å jobbe med, det vises da i bildevisningen i større format. Når du legger bilaget ned her vil systemet lese av informasjonen den finner i bilaget og fylle feltene under bilagsinformasjon. Øverst i høyre hjørne i bildevisningen kan du sende bilaget videre på epost eller rotere bilaget om det ligger feil vei. Så fort bilaget er lagt under sider vil det flyttes fra innboksen til tilknyttede sider. Det røde krysset i høyre hjørne på bilaget under sider kan du benytte hvis du ønsker å løse ut bilaget fra dokumentID og flytte det tilbake til innboksen.

Bilagsinformasjon
Under bilagsinformasjon angir du den informasjonen som gjelder det innskannede bilaget. Denne informasjonen kommer automatisk opp gjennom OCR-tolken, men dersom det ikke har vært mulig å OCR-lese ut informasjonen fra bilaget, kan du angi dette manuelt.

Forklaring på de ulike feltene (ved bruk av type Inngående faktura):
Type; dokumenttyper som skal kunne kobles mot bilagsart.
Dokumentformat; viser hvilket type format bilaget er. Det kan være EHF eller Innskannet.
Leverandørnummer; henter automatisk opp leverandørnummeret til leverandøren som er angitt.
Leverandør; hentes automatisk dersom bankkontonummeret treffer på hva som er lagt inn på en leverandør i CRM. Dersom det ikke er noe treff på bankkontonummer, gjøres det også et søk i CRM basert på organisasjonsnummeret på fakturaen.
Debet og Kredit; hentes opp basert på Innstillinger på leverandørkortet i CRM. Dersom det ikke er noe treff på leverandør, vil heller ikke disse feltene fylles ut automatisk.

Velger du å overskrive debet-kontoen med en annen konto og trykker på Klar, er det denne nye kontoen som lagres som standard debet-konto på leverandøren og blir dermed valgt automatisk neste gang.
Fakturanummer; hentes automatisk fra det innskannede bilaget.
Fakturadato; hentes automatisk fra det innskannede bilaget.
Forfallsdato; hentes automatisk fra det innskannede bilaget. Dersom det ikke finnes noen forfallsdato på bilaget vil det hentes fra Innstillinger på leverandørkortet i CRM.
Beløp; hentes automatisk fra det innskannede bilaget.
Valuta; må velges manuelt. Ved å klikke på pilen får man opp en liste over valutaene som er lagt opp i systemet. Om valutaen man ønsker å angi ikke finnes i listen, må man først legge den inn i systemet via innstillinger.
KID; hentes automatisk fra det innskannede bilaget.
Kommentar (bilagskommentar); teksten som skrives inn her kommer som kommentar på bilagsføringen.
Dimensjoner; der man kan definere Prosjekt og Avdeling, samt eventuelle egendefinerte dimensjoner:
Beløp; systemet forsøker å angi dette ved hjelp av OCR-tolken, men om dette ikke leses inn automatisk må det angis manuelt. Dersom bilaget har flere beløp, er det enklest å la dette feltet være blankt.
Kommentar (i bunnen av mottaket); teksten som skrives inn her kommer som kommentar i bilagsloggen. Kommentaren som skrives inn vises kun for personen(e) som skal godkjenne fakturaen/bilaget.
Klar
Når du er ferdig med behandlingen av fakturaen/bilaget sender du den videre til enten Godkjenning eller Bokføring ved å klikke på klarknappen ved siden av kommentarfeltet.

Når et bilag er prekontert ferdig og du er klar til å sende det videre, er det også mulig å velge bokfør ved å trykke på den lille pilen ved siden av klar. Der kan du bokføre direkte fra mottaket.

Du kan også velge Arkiv her. Dette brukes dersom bilaget ikke skal bokføres, men du likevel ønsker å ha det lagret. Da vil dokumentID forbli opptatt samtidig som fakturaen/bilaget tas ut av bilagsflyten, men bilaget blir ikke lagt inn i noen rapporter/journaler. Arkiverte bilag vil være mulig å finne igjen under Søk. Dersom du søker opp arkiverte bilag i mottaket, blir dokumentID rosa.

Godkjenningsliste
Dersom du skal sende fakturaen/bilaget videre til Godkjenning, bruker du denne for å angi de personer som skal godkjenne. Det finnes flere ulike måter å legge opp en godkjenningsliste, og du kan kombinere flere ulike alternativer. Du kan velge en person i listen, legge til godkjenningsfunksjon, slette godkjenner fra listen eller aktivere godkjenningsregler. Les mer om oppsett av godkjenningsregler her.