Attestering är där du får full översikt över dina och företagets fakturor som ska godkännas. I denna artikel får du mer information om filtrering av det som ligger för attestering samt information om själva godkännandebilden.
Översikt attestering
När du öppnar attesteringsfunktionen visas en meny med fem olika val. Det första valet från vänster är en filtreringsfunktion för vilka fakturor som ska visas på din skärm. Val två och tre är olika visningsalternativ för hur du vill se fakturorna, antingen som bilder eller i tabellform. Därefter finns en knapp för att skicka en påminnelse till godkännaren och en exportfunktion för att exportera godkännandelistan till Excel.
Filtrering
Det finns sju olika alternativ i filtreringen.
Mina: Visar fakturor som tilldelats dig och som väntar på attestering.
Ej tilldelade: Visar fakturor som inte har tilldelats någon.
Tilldelade: Visar fakturor som har tilldelats någon och som väntar på attestering.
Avvisade: Visar fakturor som har avvisats.
Attesterade: Visar fakturor som attesterats.
Min historik: Visar fakturor som du tidigare har attesterat.
Alla: Visar alla fakturor.
Vilka av dessa filter du kan se kan variera beroende på vilka rättigheter du har.
Bildvisning
Det finns två olika vyer att välja mellan, bildvy och tabellvy. Alla fakturor är även märkta med olika färger beroende på status. Färgerna förklaras längre ner i artikeln.
Det första visningsalternativet är bildvy där alla fakturor visas i bildformat. Du får då en översikt av alla fakturor med bild och dokument-ID på fakturorna i varje bild. Du kan föra muspekaren över en bild för att få mer information om just den faktura du ska attestera. Du väljer en faktura genom att dubbelklicka på den och skickas då vidare till attesteringssidan.
Det andra visningsalternativet är tabellvy. Varje faktura finns där som en rad. De har även här en färg som visar status på fakturan. Dubbelklicka på raden för att öppna fakturan och skickas till attesteringssidan.
Här har du även möjlighet att ändra displayen efter dina egna preferenser. Du kan göra det genom att lägga till/ta bort kolumner, ändra ordningen och sortera kolumnerna. För att få fram de olika alternativen håller du muspekaren över en av kolumnerna och klickar på den lilla pilen som dyker upp.
Förklaring av de olika färgerna:
Blå: Fakturor som du själv ligger som attestant för.
Orange: Fakturor i väntan på attestering av någon annan.
Vit: Ingen attestant har tilldelats fakturan.
Grön: Fakturan är godkänd och kan bokföras.
Röd: Fakturan är avvisad.
Skicka avisering
Du har möjlighet att skicka en påminnelser till attestanterna. Det gör du genom att markera fakturan och trycka på kuvertknappen i menyn. Då får attestanten en avisering i systemet och en avisering via e-post beroende på hur inställningarna för avisering via e-post har lagts upp.
Exportera
Det sista alternativet i menyn är en exportfunktion där du kan exportera attestlistan till Excel.
Godkänn flera klienter samtidigt
Om du har flera klienter i 24Sevenoffice som du behöver godkänna fakturor för finns det alternativ att göra detta samtidigt så att du slipper logga in och ut från alla klienter. Längst upp till höger i tabellvyn finns en liten kugghjul där du kan välja vilka klienter som ska visas samtidigt i din attest översikt. Välj vilken du vill ha och klicka på ok.
Attest bilden
När du klickar på fakturan från bild- eller tabellvy kommer du till attesterings sidan.
Den kan delas upp i två delar där den övre delen är stödjande information och den nedre delen är attesterande.
I menyraden högst upp hittar du fem olika alternativ. Gå tillbaka till inkorgen, scrolla fram och tillbaka mellan fakturorna, visa bilden i ett externt fönster och skriv ut fakturan.
Övre del
I den övre delen av Verifikationsinformation rutan hittar du bifogad information. Den består av uppgifterna du fyllt i i mottaget och till höger ser du en bild på fakturan.
Nedre del
I den nedre delen hittar du själva attesteringen. Det finns flera flikar här.
Historik: Visar historik på allt som har hänt på den aktuella fakturan
Konteringsinformation: Här har du möjlighet att registrera dokument-ID innan du attesterar.
Dokument-ID som redovisas i attesteringen hamnar i bunten "Attesterade verifikationer" i bokföringen, och kan då inte rättas/ändras i bokföringen. Var därför extra noga med att se till att all information här skrivs in korrekt.
Om du vill göra ändringar i ett registrerat och attesterat dokument-ID måste du lägga till dig själv som sista attestant, hämta dokument-ID i mappen "Mina" i attesteringen, göra ändringar och sedan attestera igen. Gå sedan till bokföring och mappen "Attesterade verifikationer" för att bokföra.
Attestflöde:
På höger sida hittar du attestflödet. Där kan du se och ändra attestprocessen för den aktuella fakturan. Du kan lägga till personer i listan, ta bort någon eller aktivera en attestregel.
Längst ner på bilden hittar du dessa alternativ för vidare hantering av fakturan.
Attestera: Attestera fakturan och lämna den vidare till nästa person i attestestflödet eller till bokföring om inte fler ska attestera.
Avvisa: Avvisa faktura. För att tacka nej till en faktura krävs en kommentar.
Vidarebefordra: Ger dig möjlighet att vidarebefordra fakturan eller attestera och vidarebefordra. Välj den person du vill vidarebefordra fakturan till i listan och välj sedan vidarebefordra eller attestera och vidarebefordra.
Radera: Detta val är endast möjligt om fakturan har avvisats. Det ger dig möjlighet att skicka tillbaka fakturan till mottag (den hamnar då under tilldelade sidor), radera fakturan permanent eller arkivera den. Om du väljer att arkivera fakturan finns den i systemet med ett dokument-ID som gör att du kan leta upp den senare.
Lägg till kommentar: Välj detta om du vill lägga till en kommentar i samband med attesteringen.