Godkjenning er der du får full oversikt over dine og bedriftens fakturaer som skal godkjennes. I denne hjelpefilen får du mer informasjon om filtrering på det som ligger til godkjenning og informasjon om selve godkjenningsbildet.
Oversikt godkjenning
Når du åpner godkjenningsfunksjonen får du opp en meny med fem ulike valg. Det første valget fra venstre er et filter for hvilken fakturaer som skal vises i ditt bilde. Valg to og tre er ulike bildevisninger for hvordan du skal se fakturaene, i bildeform eller tabell. Deretter er det en knapp for å sende en påminnelse til godkjenner og en eksport funksjon for å eksportere godkjenningslisten til Excel.
Filtrering
I filtreringen finnes syv ulike alternativer.
Mine: Viser fakturaer som er tildelt deg selv og venter på godkjenning.
Ikke tildelt: Viser fakturaer som ikke er tildelt noen.
Tildelt: Viser fakturaer som er tildelt noen og venter på godkjenning.
Underkjent: Viser fakturaer som er avslått.
Godkjent: Viser fakturaer som er godkjent.
Min historikk: Viser fakturaer som du tidligere har godkjent.
Alle: Viser alle fakturaer.
Hvilken av disse filterne du kan se kan variere utifra hvilken rettigheter du har.
Bildevisning
Det finnes to ulike visninger å velge mellom, bildevisning og tabellvisning. Alle fakturaene er også merkert med ulike farger utifra hvilken status de har. fargene forklares lengre ned i artikkelen.
Det første visningsalternativer er at alle fakturaene vises i bildeformat. Da får du en oversikt over alle fakturaer med bilde og dokumentID på faktura på hvert bilde. Du kan holde musepekeren over et av bildene for å få litt mer informasjon om faktura du skal godkjenne. Du velger faktura ved å klikke på den slik at du sendes videre til godkjenningsbildet.
Det andre visningsalternativet er tabellvisning. Der ligger hver faktura som en linje. De har også her en farge som viser hvilken status faktura har. Dobbeltklikk på linjen for å åpne faktura og bli sendt til godkjenningsbildet.
Her har du også mulighet til å endre visningen etter dine egen preferanser. Det kan du gjøre ved å legge til/fjerne kolonner, endre rekkefølge og sortere på kolonnene. For å få frem de ulike alternativene holder du musepeker på en av kolonnene og klikker på den lille pilen som kommer opp.
Forklaring på de ulike fargene:
Blå: Fakturaer som du selv ligger som godkjenner.
Oransje: Fakturaer som ligger til godkjenning hos noen andre.
Hvit: Ingen godkjenner er tildelt faktura..
Grønn: Faktura er godkjent og kan bokføres.
Rød: Faktura er avslått.
Varsel
Du også mulighet til å sende en påminnelse til godkjenner. Dette gjør du ved å markere faktura og trykke på konvolutt knappen i menyen så vil godkjenner få et varsel i systemet og et varsel på epost ettersom hvordan innstillingene for varsel på epost er satt opp.
Eksport
Det siste alternativet i menyen er en eksport funksjon der du kan eksportere godkjenningslisten til Excel.
Godkjenne på flere klienter samtidig
Om du har flere klienter i 24Sevenoffice som du skal godkjenne fakturaer på finnes det muligheter for å gjøre dette samtidig så du slipper å logge inn og ut på alle klientene. Øverst til høyre i tabellvisningen er det et lite tannhjul der du kan velge hvilken klienter som skal vises samtidig i godkjenningsoversikten din. Velg hvilken du ønsker og trykk ok.
Godkjenningsbildet
Når du klikker deg inn på faktura fra bilde- eller tabellvisning kommer du inn i godkjenningsbildet.
Den kan deles i to deler der den øvre delen er bilagsinformasjon og den nedre delen er godkjenning.
I menylinjen øverst finner du fire ulike alternativer. Tilbake til innboksen, bla frem og tilbake mellom fakturaer, vis bildet i et eksternt vindu, skrive ut faktura.
Øvre del
I den øvre delen av godkjenningsbildet finner du bilagsinformasjon. Den består av informasjonen du fylte inn i mottaket og til høyre ser du bilde av faktura.
Nedre del
I den nedre delen finner du selve godkjenningen. Her finnes flere faner.
Historikk: Viser all historikk som har skjedd på den aktuelle fakturaen.
Konteringsinformasjon: Her har man mulighet til å kontere dokumentID før man godkjenner.
DokumentID som konteres i godkjenning havner i bunten «godkjente bilag» i bokføring, og kan da ikke korrigeres/endres på i bokføringen. Vær derfor ekstra nøye med at all informasjon her blir lagt inn riktig.
Om man ønsker å gjøre endringer på et kontert og godkjent dokumentID, så må man legge seg selv til som siste godkjenner, hente opp dokumentID i mappen «Mine» i godkjenning, gjøre endringer og deretter godkjenne på nytt. Gå så til bokføring og mappen «Godkjente bilag» for å bokføre.
Godkjenningsliste: På høyre side finner du godkjenningslisten. Der kan du se og endre på godkjenningsløpet på den aktuelle fakturaen. Du kan legge til personer i listen, ta bort noen eller aktivere godkjenningsregel.
I bunn av bildet finner du disse handlingene for videre behandling av faktura.
Avslå: Avslå faktura. For å avslå en faktura kreves det en kommentar.
Videresend: Gir deg muligheten til å videresende faktura eller godkjenne og videresende. Velg personen du ønsker å videresende faktura til i listen og velg deretter videresend eller godkjenn og videresend.
Slett: dette valget er kun mulig om faktura er avslått. Det gir deg mulighet til å sende faktura tilbake til mottaket (den havner da under tildelte sider), slette faktura permanent eller å arkivere. Om du velger å arkivere faktura så ligger den i systemet med et dokumentID som gjør at du kan søke den opp senere.
Legg til kommentar: Velg denne om du ønsker å legge til en kommentar i forbindelse med godkjenningen.