Så kan du godkänna de anställdas arbetstider under en anpassad period.
Godkännande i Busy är uppdelat i två vyer: period och projekt.
Periodgodkännandet används för att godkänna och låsa de anställdas arbetstid. En avdelningschef eller andra med personalansvar går då igenom de anställdas timlista under en vald period, godkänner och låser den perioden. När detta är gjort kan timmarna användas som löneunderlag och kan inte ändras i efterhand.
Godkännandefunktionen ser olika ut beroende på användarens behörigheter. Medan administratörer kommer att kunna se och godkänna för alla sina anställda, kommer personer som är gruppchefer att kunna se och godkänna de anställda i sin grupp. En vanlig anställd kommer endast att kunna se sina egna veckor och har inte behörighet att godkänna dem
Justera godkännandeperioden i inställningarna
I de allmänna inställningarna väljer du vilken period du vill godkänna timmar för. Du kan välja mellan veckovis eller månadsvis godkänningsfrekvens, och du kan välja vilken veckodag eller datum perioderna ska börja på. Detta är enkelt att anpassa efter löneperiodens datum.
Timmarna för den anställda måste vara godkända för att inkluderas i löneperioden.
Godkänn den anställdes tid
Du hittar godkännandet genom att klicka på menypunkten 'Godkänn' → 'Period'. För att påbörja godkännandet av en ny period väljer du först den önskade personen om du får detta alternativ, och sedan kan du se vilka perioder som väntar på godkännande. För att granska och godkänna perioden klickar du på den blåa knappen som visas på bilden nedan.
Vidare kommer du till godkännandesidan för perioden och personen. Högst upp hittar du nyckeltal för veckan, inklusive fakturerbar tid med faktureringsgrad och kapacitet för perioden. Varje dag innehåller en sammanfattning av total tid, fakturebar tid, belopp och eventuellt vad som räknas som mer- eller mindre tid i tidbanken.
Du kan välja mellan att godkänna enskilda timmar eller hela perioden. För att godkänna enskilda timmar markerar du dem genom att kryssa i rutan till vänster om dem, och sedan klicka på "Godkänn". Du kan också välja alla timmarna genom att kryssa i rutan högst upp till vänster bredvid "Tid", och sedan klicka på "Godkänn och lås veckan". När detta är gjort kan inga fler timmar registreras under perioden.
Felregistreringar
Om du upptäcker en felregistrering kan du göra ändringar direkt i tabellen. Klicka på den aktuella dagen och justera det du vill, till exempel projekt eller arbetsform.
Lås upp veckor
Om något behöver korrigeras i efterhand kan du låsa upp en period genom att klicka dig in på personen, och sedan bläddra till den period du vill låsa upp.
Då får du upp ett val som säger "Lås upp perioden tillbaka till den här veckan".
Perioder i Busy måste godkännas i kronologisk ordning, och man måste därför även låsa upp tidigare perioder om man vill låsa upp till en tidpunkt längre tillbaka i tiden. Då måste alla perioder godkännas igen.
Se godkänd tid på tidslinjen
En godkänd vecka kommer att visas på tidslinjen genom att veckonumret uppe till vänster har en grön bock. Det innebär att posterna är låsta och det går inte längre att göra ändringar i perioden, om inte den låses upp som beskrivet ovan.
Du kan se att timmarna för perioden är låsta genom att de är markerade med ett låst hänglås längst ned till höger i varje tidsregistrering.
Godkänn projekttimmar
Undrar du hur du godkänner projekt i Busy? Läs vår artikel om godkännande av projektstid.