Slik kan du godkjenne de ansattes arbeidstid i en egendefinert periode.
Godkjenning i Busy er delt i to visninger: periode og prosjekt.
Periodegodkjenningen brukes for å godkjenne og låse de ansattes arbeidstid. En avdelingsleder eller andre med personalansvar går da gjennom de ansattes timeliste i en valgt periode, godkjenner og låser denne perioden. Når dette er gjort kan timene brukes som lønnsgrunnlag, og vil ikke kunne endres i ettertid.
Godkjenningsfunksjonen ser ulik ut avhengig av brukerens rettigheter. Mens administratorer vil kunne se og godkjenne for alle sine ansatte, vil personer som er gruppeleder kunne se og godkjenne de ansatte på sin gruppe. En vanlig ansatt vil kun se sine egne uker, og har ikke rettigheter til å godkjenne dem.
Juster godkjenningsperiode i innstillinger
I generelle innstiller velger du hvilken periode du ønsker å godkjenne timer for. Du kan velge mellom ukentlig eller månedlig godkjenningsfrekvens, og du kan velge hvilken ukedag eller dato periodene skal starte på. Dette er enkelt å tilpasse etter dato for lønnskjøring.
Timene til den ansatte må være godkjent for å være med på lønnskjøring.
Godkjenn den ansattes tid
Du finner godkjenningen ved å trykke på menypunktet «Godkjenn» → «Periode». For å starte godkjenningen av en ny periode velger du først ønsket person dersom du får opp dette valget, og deretter kan du se hvilke perioder som avventer godkjenning. For å gjennomgå og godkjenne perioden klikker du på den blå knappen som vist på bildet under.
Videre vil du kommer til godkjenningssiden for periode og person. Øverst finner du nøkkeltall for uken, med blant annet fakturerbar tid med faktureringsgrad og kapasitet for perioden. Hver av dagene inneholder et sammendrag av total tid, fakturerbar tid, beløp og eventuelt hva som går inn som mer- eller minustid i timebanken.
Du kan velge mellom å godkjenne enkelttimer eller hele perioden. For å godkjenne enkelttimer markerer du disse ved å huke av i boksen til venstre for dem, og deretter trykke på «Godkjenn». Du kan også velge alle timene ved å huke av i boksen øverst til venstre ved siden av «Tid», for så å klikke på «Godkjenn og lås perioden». Når dette er gjort kan det ikke føres mer tid gjennom perioden.
Feilføringer
Dersom du oppdager en feilføring kan du gjøre endringer direkte i tabellen. Klikk på den aktuelle dagen og juster på det du ønsker, for eksempel prosjekt eller arbeidstype.
Lås opp uker
Dersom noe må rettes opp i ettertid kan du låse opp en periode ved å trykke deg inn på personen, og deretter bla til den perioden du ønsker å låse opp.
Du får da opp et valg som sier «Lås opp perioden tilbake til denne uken».
Perioder i Busy må godkjennes i kronologisk rekkefølge, og man må derfor også låse opp tidligere perioder dersom man ønsker å låse opp til et tidspunkt lenger tilbake i tid. Da må alle perioder godkjennes igjen.
Se godkjent tid på tidslinjen
En godkjent uke vil vises på tidslinjen ved at ukenummeret oppe til venstre vil ha en grønn hake. Det betyr at oppføringene er låst, og man kan ikke lenger gjøre endringer i perioden, med mindre den låses opp som beskrevet over.
Du kan se at timene for perioden er låst ved at de er markert med en låst hengelås nederst til høyre i hver timeføring.
Godkjenne prosjekttimer
Lurer du på hvordan du godkjenner prosjekter i Busy? Les vår artikkel om godkjenning av prosjekttimer.