Kom igång med Projektmodulen - Inställningar

I denna hjälpartikel beskriver vi de olika inställningarna i Projektmodulen.

Inställningar

Ta en genomgång av projektinställningarna genom att välja "Inställningar" i menyn till vänster. Där kan du lägga till information om:

• Typer
• Statustyper
• Understatus
• Nummerserier
• Återskapa projekt
• Definitionsregler för kopiering av projektuppgifter
• Definiera fakturainställningar för fakturering/viderefakturering i projekt.

Typer, statusar, understatusar och nummerserier är inställningar du kan använda för att definiera projekt och som kommer att ge dig möjlighet att filtrera på rapporterna. Under varje kategori kan du ta bort befintliga eller lägga till nya genom att välja:

1. “Lägg till ny”
2. Namnge
3. Definiera
4. Spara

Typer

Om ert företag arbetar med olika typer av projekt kan dessa definieras här. Även om det bara handlar om att skilja mellan interna och kundrelaterade projekt, så är det genom "Projekttyper" ni enklast skiljer dem åt. Genom att skilja projekten får ni också möjlighet att sortera ut de olika typerna i rapporter, som exempelvis "Projektlista".

För att skapa en ny typ, välj:

1. “Lägg till ny”
2. Namnge
3. Tryck enter

Statustyper

Det är möjligt att sätta varje projekt i en status, som vid senare tillfälle kan användas som sökkriterium i projekt rapporterna. Status för ett projekt avgör också om det är möjligt att registrera timmar på det eller inte. Man kan till exempel inte registrera timmar på ett projekt där statusen inte definieras som en aktiv status.

För att skapa en ny status, välj:

1. “Lägg till ny”
2. Namnge
3. Definiera om statusen är “Aktiv” eller “Inte aktiv”

Understatus

Understatusar är ytterligare kriterier för filtrering som kan användas för att sortera i projekt rapporterna. Dessa statusar definierar inte om projektet är aktivt eller inte i samband med tidsregistreringen.

För att skapa en ny understatus, välj:

1. “Lägg till ny”
2. Namnge
3. Klicka enter

Nummerserier

Om ert företag arbetar projektintensivt och vill skilja mellan olika nummerserier för olika projekt, kan dessa definieras som "Prosjektserier". Om det skapas flera nummerserier är det viktigt att dessa intervaller inte överlappar varandra. Därför bör man kontrollera att en seriens lägsta ID inte överensstämmer med en annans högsta ID, osv.

För att skapa en ny nummerserie, välj:

1. “Lägg till ny”
2. Definiera intervall från "Lågt ID" till "Högt ID".
3. Namnge
4. Spara

Personliga inställningar

Projektinställningarna är personliga och låter dig ställa in olika standarder som gäller när du skapar nya projekt. Genom att definiera dessa standarder kommer du att kunna skapa projekt effektivt utan att behöva fylla i standardinformation varje gång.

Du kan definiera standard:

• Projektnamngivning (med eller utan projektnummer)
• Arbetstyp
• Projekttyp
• Status
• Kräva tidsbekräftelse eller ej
• Arbetstyp för tidsregistrering

Genom att välja rätt inställningar minskar du möjligheten till felregistrering vid skapandet av nya projekt och kan få en enklare väg till ordnade projekt rapporter samt ett smidigt system för tidsregistrering och projektstyrning.

För att definiera dessa inställningar väljer du "Personliga inställningar" under "Inställningar" och går igenom de olika parametrarna.

Återskapa projekt

Här samlas alla projekt som har inaktiverats i projektmodulen. När ett projekt inaktiveras sparas det med bevarad information under denna flik. På detta sätt kan man vid behov återställa inaktiverade projekt utan förlust av information.

Kopiera projektuppgifter

Här kan du kopiera alla uppgifter från alla projekt du ansvarar för till ett nytt år. Systemet kommer att ta med den information du önskar, så att du själv kan välja och skräddarsy hur du ska planera det kommande året.

När du har klickat på "Kopiera projektuppgifter" kommer du att få upp en lista där du väljer vilka typer av uppgiftsdata du vill kopiera.

Nästa steg är att välja hur långt framåt eller bakåt i tiden uppgifterna ska kopieras till.

Faktureringsinställningar

Här kan du ställa in standardprodukt och vilket konto produkten ska bokföras mot. Du kan också ange ett påslag i procent eller som belopp.

Ytterligare inställningar

Projektroller

Under "Prosjektroller" kan du definiera de olika projektrollerna du vill använda i samband med era projekt och vilka behörigheter de ska ha.

Prosjektroller definierar vilka rättigheter en deltagare har i ett rättighetsstyrt projekt. Ett rättighetsstyrt projekt är ett projekt som endast är synligt för inbjudna deltagare, med begränsad insyn baserad på roller i projektet.

Endast administratören i en klient har tillgång till och kan göra ändringar på roller.

Om man har behov av fler roller för sina projekt kan dessa skapas med utgångspunkt i en av standardrollerna. Detta görs via modulsidan i menyn till vänster under Roller. Du har även här möjlighet att göra ändringar i standardinställningen för de olika rollerna.

För att skapa en ny projektroll följer du dessa steg:

Välj "Roller" i menyn till vänster.

“Upprätta en ny roll”

1. Lägg till befattning
2. Välj om rollen baseras på en befintlig roll.
3. Klicka sedan på "Spara".

Det finns 3 standardroller i projektmodulen.

1. Projektledare

Har åtkomst till all information om projekten. Den som skapar projektet tilldelas automatiskt denna roll.

2. Projektdeltagare

Har åtkomst till: E-post, Ändra deltagare, Ändra projektplan, Ändra resurs, Godkänna tidrapporter, Lägga till tidrapporter, Läsa projektplan, Läsa rapporter, Läsa och skriva dokument, samt Projektinfo (egenskaper).

Har inte åtkomst till: Fakturering, Ändra arbetstyp och Ändra budget.

3. Projektobservatör

Har åtkomst till: Lägga till tidrapporter, Läsa projektplan, Läsa och skriva dokument, samt Projektinfo (egenskaper).

Har inte åtkomst till: E-post, Ändra deltagare, Ändra projektplan, Ändra resurs, Godkänn tidrapporter, Läsa rapporter, samt Fakturering, Ändra arbetstyp ochÄndra budget.

Arbetstyper

Arbetstyper är kopplade till tidsregistreringen och indikerar vilken typ av arbete och till vilket pris som har utförts på projektet.

De olika arbetstyperna som ska vara tillgängliga för klienten definieras under "Arbeidstyper" som du hittar i menyalternativet till vänster. Här ställer du in namnet på arbetstypen och priset. När ett projekt skapas kan man definiera vilka arbetstyper som ska vara tillgängliga och vilken som ska vara standard under egenskaperna för de olika projekten.

För att skapa arbetstyper gör man följande:

1. Välj "Arbetstyper". 
2. Fyll i namn på nedersta linjen
3. Fyll i pris
4. Tryck på plustecknet för att lägga till.
5. Spara

Uppgiftskategorier

Välj "Uppgiftskategorier" i menyn till vänster. Klicka på "Lägg till kategori" och ge den ett namn. Klicka sedan på "OK".