Kom i gang med Prosjektmodulen - Innstillinger

I denne hjelpeartikkelen beskriver vi de ulike innstillingene i Prosjektmodulen

Innstillinger

Ta en gjennomgang av prosjektinnstillingene ved å velge “Innstillinger” i menyen til venstre. Der kan du legge til informasjon om:

• Typer
• Statuser
• Understatuser
• Nummerserier
• Gjenopprette prosjekter
• Defineringsregler for kopiering av prosjektoppgaver
• Definere fakturainnstillinger for fakturering/viderefakturering i prosjekt

Typer, statuser, understatuser og nummerserier er innstillinger du kan bruke til å definere prosjektene og som vil gi deg filtreringsmulighet på rapportene. Under hver av kategoriene kan du fjerne eksisterende eller legge til ny ved å velge:

1. “Legg til ny”
2. Navngi
3. Definere
4. Lagre

Typer

Dersom virksomheten deres jobber med flere forskjellige prosjekttyper kan disse defineres her. Om det så bare handler om å skille mellom interne og kunderelaterte prosjekter så er det ved hjelp av «prosjekttyper» du lettest skiller dem. Ved å skille de ulike prosjektene, får dere også muligheten til å sortere ut de ulike typene på rapporter, som for eksempel “Prosjektliste”.

For å opprette ny type velg:

1. “Legg til ny”
2. Navngi
3. Trykk enter

Statuser

Det er mulig å sette hvert prosjekt i en status, som ved senere anledning kan brukes som søkekriterie i prosjektrapportene. Status på et prosjekt bestemmer også om prosjektet er mulig å registrere timer på eller ikke. Man kan f.eks. ikke registrere timer mot et prosjekt der statusen ikke er definert som en aktiv status. 

For å opprette ny status velg:

1. “Legg til ny”
2. Navngi
3. Definere om status er “aktiv” eller “ikke aktiv”

Understatuser

Understatuser er et ytterligere filtreringskriterie som kan benyttes for å sortere i prosjektrapportene. Disse statusene definerer ikke om prosjektet er aktivt eller ikke, i tilknytning til timesføringen.

For å opprette ny understatus velg:

1. “Legg til ny”
2. Navngi
3. Trykke enter

Nummerserie

Dersom  bedriften deres jobber prosjektintensivt og ønsker å skille mellom ulike nummerserier for de ulike prosjektene, kan disse defineres som “Prosjektserier”. Dersom det opprettes flere nummerserier er det viktig at disse intervallene ikke overlapper hverandre, og man bør derfor kontrollere at en series nedre ID ikke samsvarer med en annens høye ID osv.

For å opprette ny nummerserie velg:

1. “Legg til ny”
2. Definere intervall fra “Lav ID” til “Høy ID”
3. Navngi
4. Lagre

Personlige innstillinger

Prosjektinnstillingene er personlige og lar deg sette en rekke standarder som blir gjeldende når du oppretter nye prosjekter. Ved å definere disse standardene vil du kunne opprette prosjekter effektivt uten å måtte fylle i standardinformasjonen hver gang.

Du kan definere standard:

• Prosjektnavngivning (med eller uten prosjektnummer)
• Arbeidstype
• Prosjekttype
• Status
• Kreve timegodkjenning eller ikke
• Arbeidstype for timesføring

Ved å velge riktige innstillinger reduserer du muligheten for feilregistrering ved opprettelse av nye prosjekter, og kan få en kortere vei til ryddige prosjektrapporter og et enkelt system for timesføring og prosjektstyring.

For å definere disse innstillingene velger du “Personlige innstillinger” under “Innstillinger” og ser gjennom du ulike parameterne.

Gjenopprett prosjekt

Her samles alle prosjekter som har blitt deaktivert i prosjektmodulen. Når man deaktiverer et prosjekt, blir prosjektet lagret med bibeholdt data under denne fliken. På denne måten kan man ved behov gjenopprette deaktiverte prosjekter uten tap av informasjon.

Kopier prosjektoppgaver

Her kan du kopiere alle oppgavene, på alle prosjekter du har ansvaret for, over til et nytt år. Systemet vil ta med seg det du ønsker av informasjon videre, slik at du selv velger og kan skreddersy hvordan du skal planlegge det neste året.

Når du har klikket på «Kopier prosjektoppgaver» vil du få opp en liste der du velger hvilke typer oppgavedata du ønsker å kopiere.

Neste steg er å velge hvor langt fram eller tilbake i tid oppgavene skal kopieres til. 

Fakturainnstillinger

Her kan du sette standard produkt og konto produktet skal føres mot. Du kan også sette påslag i prosent eller som beløp.

Ytterligere innstillinger

Prosjektroller

Under “Prosjektroller” kan du definere de ulike prosjektrollene du ønsker å benytte i forbindelse med deres prosjekter og hvilke tilganger de skal ha.

Prosjektroller definerer hvilke rettigheter en deltaker har i et rettighetsstyrt prosjekt. Et rettighetsstyrt prosjekt er et prosjekt som kun er synlig for inviterte deltakere, med begrenset innsyn basert på roller i prosjektet.

Det er kun administrator i en klient som har tilgang til og kan gjøre endringer på roller.

Om man har behov for flere roller til sine prosjekter kan disse opprettes med basis i en av standardrollene. Dette gjøres via modulforsiden i menyen til venstre under Roller. Du har også her mulighet til å gjøre endringer på standardinnstillingen for de ulike rollene.

For å opprette en ny prosjektrolle gjør du følgende steg:

1. Velg “Roller” i menyen til venstre
2. “Opprett ny rolle”
3. Legg til rollenavn
4. Velg om rollen baserer seg på en eksisterende rolle
5. Trykk deretter lagre.

Det finnes 3 standardroller i prosjektmodulen.

1. Prosjektleder

Har tilgang til all informasjon på prosjektene. Den som oppretter prosjektet får automatisk denne rollen.

2. Prosjektdeltaker

Har tilgang til: E-post, Endre deltakere, Endre prosjektplan, Endre ressurs, Godkjenn timer, Legg til timer, Les prosjektplan, Lese rapporter, Lese og skrive dokumenter og Prosjektinfo(egenskaper)

Har ikke tilgang til: Faktura, Endre arbeidstype og Endre budsjett.

3. Prosjektobservatør

Har tilgang til: Legg til timer, Les prosjektplan, Lese og skrive dokumenter og Prosjektinfo(egenskaper)

Har ikke tilgang til: E-post, Endre deltakere, Endre prosjektplan, Endre ressurs, Godkjenn timer, Lese rapporter og Faktura, Endre arbeidstype, Endre budsjett.

Arbeidstyper

Arbeidstyper er knyttet opp mot timesføringen og sier noe om hva slags type arbeid, og til hvilken pris, som er utført på prosjektet. 

De ulike arbeidstypene som skal være tilgjengelige på klienten defineres under “Arbeidstyper” som du finner i menyvalget til venstre. Her setter du opp navn på arbeidstypen og prisen. Når et prosjekt blir opprettet kan man definere hvilke arbeidstyper som skal være tilgjengelige og hvilken som skal være standard under egenskapene til de ulike prosjektene.

For å opprette arbeidstyper gjør man følgende

1. Velg “Arbeidstyper” 
2. Fyll inn navn i nederste linje
3. Fyll inn pris
4. Trykk på plusstegnet for å legge til
5. Lagre

Oppgavekategorier.

Velg “Oppgavekategorier” i menyen til venstre. “Legg til kategori” og gi den navn. Trykk deretter “OK”.