Kom igång med projektuppgifter i Busy

Varför uppgifter?

Uppgifter kan lösa många olika användningsfall i Busy, genom att det ger ditt företag en ny dimension att registrera tid på. En uppgift kan kopplas till en standard arbetsform, eller så kan du välja att registrera tid på både arbetsform och uppgift.

Om du vill dela upp projekt i faser kan detta också göras genom uppgifter, där du skapar en uppgift per fas och låter de anställda välja både fas och arbetsform när de registrerar tid..

Registrera tid på uppgifter i Busy

För att kunna registrera tid på uppgifter på projekt i Busy måste du först aktivera uppgifter under "Inställningar" (1) -> "Allmänt" (2). Det gör du under Grundläggande inställningar genom att aktivera "Aktivera uppgifter" (3).

Gör projektet till ett uppgiftsbaserat projekt

Nytt projekt

Du skapar nya projekt under "Mer" -> "Projekt". Klicka på "Lägg till projekt", och i skapandefönstret bockar du i "Uppgiftsbaserat projekt".

Befintligt projekt

Om du vill göra ett befintligt projekt till ett uppgiftsbaserat projekt kan du klicka på "Uppgifter" i sidomenyn inne i projektinställningarna. Sedan ändrar du knappen bredvid "Uppgifter" till "PÅ".

Välj inställningar för uppgifterna

För att välja uppgiftsinställningar går du först in på projektet du vill titta på. Se till att arbetsformerna du vill använda är tillagda på projektet. För närmare beskrivning av hur du skapar arbetsformer kan du klicka här.

Inne på varje enskilt projekt kan du slå av och på om uppgifterna ska gälla för projektet, och välja vilken/vilka arbetsformer uppgifterna ska vara kopplade till:

1. Välj om uppgifter ska vara aktiverade eller inte på varje enskilt projekt

2. Välj om anställda ska kunna välja arbetsform under tidsregistreringen på projektet. Om detta är avstängt kan de endast registrera tid på 'Standard arbetsform' som är inställd på projektet för uppgifterna.

3. Välj en "Standard arbetstyp" som ska vara kopplad till uppgifterna på projektet.

Skapa, ändra och radera uppgifter

Skapa uppgifter

När du har aktiverat uppgifter på projektet får du tillgång till en ny sida som heter "Uppgifter" uppe till höger.

Tryck på den gröna knappen "Ny uppgift" för att skapa en ny uppgift. Du får då upp ett fönster där du måste fylla i några kriterier för uppgiften.

1. Namn: Ge uppgiften ett namn.

2. Tilldelad till: Bestäm vem som ska kunna registrera tid på uppgiften. Personer som inte har fått uppgiften tilldelad kan inte registrera tid på den.

3. Status: Välj mellan "Todo", "Pågående" och "Färdiga".

4. Arbetstyp: Vilken arbetsform uppgiften ska vara kopplad till.

5. Uppskattad varaktighet: Ange en 'tidsbudget' om du vet ungefär hur lång tid du vill att de anställda ska använda på uppgiften. Detta kommer att vara synligt i tidsregistreringen och i uppgiftslistan.

6. Synlig på tidslinjen: Gör det möjligt för de anställda att registrera tid på uppgiften.

7. Prioriterad: Visar om uppgiften är prioriterad eller inte i uppgiftslistan. Kan användas för att sortera uppgifterna.

Skapa underaktiviteter

Du skapar en underaktivitet genom att klicka på "Ny underaktivitet" till höger om en uppgift.

Denna uppgift sätts upp på samma sätt som huvuduppgifter, men hamnar på en nivå under. Man registrerar tid på uppgifterna på samma sätt som på huvuduppgiften.

Arkivera uppgifter

För att arkivera en uppgift klickar du på uppgiften och sedan på "Arkivera".

Registrera tid på uppgifter

När uppgifterna är skapade och deltagare har lagts till kan ni registrera tid på uppgifterna. Detta kan göras både från mobil och webbläsare.

Välj uppgift i formuläret. Om du har tillåtit att anställda kan skriva över arbetskategori kommer även den att visas när man registrerar tid. Dessutom får du information om hur mycket tid som har registrerats totalt på uppgiften, samt vad den uppskattade tidsåtgången är.

Om uppgiften är slutförd kan du markera den som klar genom att klicka på "Markera som klar". Om du har kopplat till 24SevenOffice kommer även uppgiften att uppdateras där. När en uppgift är markerad som klar kommer den inte längre att visas i listan över tillgängliga uppgifter.

Se rapporter om tidsanvändning

På uppgiftsdrivna projekt är det obligatoriskt att registrera tid på en uppgift. Du kommer inte att kunna spara tidsregistreringen utan att välja en uppgift för dessa projekt. Om du inte vill registrera en uppgift på dessa timmar rekommenderar vi att du stänger av uppgifter för projektet.

Vanliga frågor

• Mina uppgifter syns inte när jag ska hålla koll på tiden på projektet.

För att uppgifterna ska visas måste följande vara på plats:

1. Användaren måste vara tillagd i projektet eller projektet måste vara öppet.

2. Användaren måste vara tillagd i de uppgifter som personen ska kunna registrera tid på eller projektet måste vara öppet.

• Arbetstypen jag ska sätta på uppgiften finns inte i listan över arbetstyper på uppgiftssidan.

Se till att arbetstypen har lagts till på projektet först.

• Medlemmarna jag ska lägga till på uppgiften finns inte i listan över medlemmar på uppgiftssidan.

Endast användare som har lagts till som deltagare i projektet eller alla användare om projektet är öppet kommer att visas i listan. Se därför till att antingen göra projektet öppet eller lägga till de användare som ska kunna registrera tid på projektet.

• Finns det några konsekvenser av att aktivera uppgiftsfunktionalitet på befintliga projekt?

Om du aktiverar uppgifter under allmänna inställningar kommer du att få tillgång till en extra uppgiftskolumn i rapporterna, samt möjligheten att aktivera uppgifter per projekt. Om du sedan väljer att inaktivera uppgifter i allmänna inställningar kommer denna funktion att döljas igen.

 Observera att det är obligatoriskt att välja en uppgift på uppgiftsdrivna projekt, så att du inte kommer att kunna spara tidrapporteringen utan att välja en uppgift.