Busy timeregistrering

Kom i gang med prosjektoppgaver i Busy

Når du oppretter et nytt prosjekt i Busy kan du velge om dette skal være et oppgavestyrt prosjekt eller ikke. Se hvordan du kan bruke prosjektoppgaver i Busy.

Hvorfor oppgaver?

Oppgaver kan løse mange ulike brukstilfeller i Busy, ved at det gir ditt selskap en ny dimensjon å registrere tid på. En oppgave kan kobles til en standard arbeidstype, eller du kan velge å registrere tid på både arbeidstype og oppgave.

 

Ønsker du å dele opp prosjekter i faser kan dette også gjøres gjennom oppgaver, der du oppretter en oppgave per fase, og lar de ansatte både velge fase og arbeidstype når de registrerer timer.

Før tid på oppgaver i Busy

For å kunne føre tid på oppgaver på prosjekter i Busy må du først aktivere oppgaver under «Innstillinger» (1) -> «Generelt» (2). Det gjør du under Grunnleggende innstillinger, ved å skru på «Aktiver oppgaver» (3).

Sett prosjektet som oppgavestyrt

Nytt prosjekt

Du oppretter nye prosjekter under «Mer» -> «Prosjekter». Trykk på «Legg til prosjekt», og i opprettelsesvinduet krysser du av for «Oppgavestyrt prosjekt».

OBS: Det er nå obligatorisk å føre en oppgave på oppgavestyrteprosjekter. Hvis man ikke fyller inn en oppgave får man ikke lov til å lagre timen.

Eksisterende prosjekt

Om du ønsker å gjøre et eksisterende prosjekt oppgavestyrt kan du trykke på «Oppgaver» i sidemenyen inne i prosjektinnstillingene. Skru deretter knappen ved siden av Oppgaver til «på».

 

 

Velg innstillinger for oppgavene

For å velge oppgaveinnstillinger går du først inn på prosjektet du ønsker å se på. Pass på at arbeidstypene du ønsker å bruke er lagt til på prosjektet. For nærmere beskrivelse av hvordan opprette arbeidstyper kan du trykke her.

Inne på hvert enkelt prosjekt kan du skru av og på om oppgaver skal gjelde for prosjektet, og velge hvilke(n) arbeidstype(r) oppgaven(e) skal være knyttet til:

  1. Velg om oppgaver skal være aktivert eller ikke på hvert enkelt prosjekt.

  2. Velg om ansatte skal kunne velge arbeidstype under timeføringen på prosjektet. Dersom denne er skrudd av kan de kun føre tid på «Standard arbeidstype» som settes på prosjektet til oppgavene.

  3. Velg en «Standard arbeidstype» som skal være knyttet til oppgavene på prosjektet.

 

 

Opprett, endre og slett oppgaver

Opprett oppgaver

Når du har aktivert oppgaver på prosjektet får du tilgang til en ny side som heter «Oppgaver» oppe til høyre.

 

Trykk på den grønne knappen «Ny oppgave» for å opprette en ny oppgave. Du får da opp et vindu hvor du må fylle inn noen kriterier for oppgaven.

 

 

  1. Navn: Gi oppgaven et navn.

  2. Tildelt til: Bestem hvem som skal kunne føre tid på oppgaven. Personer som ikke har fått oppgaven tildelt kan ikke føre tid på den.

  3. Status: Velg mellom «Ikke startet», «Påbegynt» og «Ferdig».

  4. Arbeidstype: Hvilken arbeidstype oppgaven skal være knyttet til. «Standard arbeidstype» for oppgaver foreslås automatisk her.

  5. Estimert tidsbruk: Sett opp et «tidsbudsjett» dersom du vet ca. hvor lang tid du ønsker at de ansatte skal bruke på oppgaven. Dette vil være synlig i timeføringen og i oppgavelisten.

  6. Vis i timeføring: Gir de ansatte tillatelse til å føre tid på oppgaven

  7. Prioritert: Viser om oppgaven er prioritert eller ikke i oppgavelisten. Kan brukes for å sortere oppgavene.

     

 

Opprett underoppgaver

Du oppretter en underoppgave ved å trykke på «Ny underoppgave» til høyre for en oppgave.

 

Denne oppgaven settes opp på samme måte som ved hovedoppgaver, men vil havne på et nivå under. Man fører tid på oppgavene på samme måte som på hovedoppgaven.

Arkiver oppgaver

For å arkivere en oppgave trykker du deg inn på oppgaven, og videre på «Arkiver».

 

Obs! Oppgaver som arkiveres kan ikke gjennoprettes, slik arbeidstyper og prosjekter kan. Det er derfor viktig å være helt sikker på at du ikke har behov for oppgaven lenger før du arkiverer den.

 

Merk: Du kan også bruke 24SevenOffice til oppgavestyring, for så å registrere tid på oppgaven i Busy. Trykk her for å lese mer

Registrer tid på oppgaver

Når oppgavene er opprettet og deltakere er lagt til kan dere registrere tid på oppgavene. Dette kan gjøres både fra mobil og nettleser.

Velg oppgave i skjemaet. Dersom du har åpnet for at ansatte kan overskrive arbeidstype vil også denne dukke opp når man registrerer en time. Du vil dessuten få informasjon om hvor mye tid som er ført totalt på oppgaven, samt hva den estimerte tidsbruken er.

 

Er oppgaven utført kan du sette den som fullført ved å markere Sett som ferdig. Har du koblet til 24SevenOffice vil oppgaven også bli oppdatert der. Når en oppgave er markert som ferdig dukker den ikke lenger opp i listen over mulige oppgaver.

Obs! På oppgavestyrte prosjekter er det obligatorisk å føre tid på en oppgave. Du vil ikke få lagret timeføringen uten å velge oppgave på disse prosjektene. Dersom du ikke ønsker å føre en oppgave på disse timene anbefaler vi at du skrur oppgaver «av» på prosjektet.

Se rapporter på tidsbruk

For å se tidsbruk på oppgaver kan du gå til «Rapporter» (1), «Timerapport» (2) og bytte visning til «Prosjekter / Oppgaver» (3). Da vil du kunne ekspandere linjene for å se oppgavene ført per prosjekt. Du kan også bytte visning til brukere, slik at du kan se hvem som har jobbet på de ulike oppgavene.

 

 

Ofte stilte spørsmål

  • Oppgavene mine dukker ikke opp når jeg skal føre tid på prosjektet.

For at oppgavene skal dukke opp må følgende være på plass:

1. Brukeren må være lagt til på prosjektet eller prosjektet må være åpent.

2. Brukeren må være lagt til på oppgavene personen skal kunne føre tid på eller prosjektet må være åpent.

 

  • Arbeidstypen jeg skal sette på oppgaven finnes ikke i listen over arbeidstyper på oppgavesiden.

Pass på at arbeidstypen er lagt til på prosjektet først.

 

  • Medlemmene jeg skal legge til på oppgaven finnes ikke i listen over medlemmer på oppgavesiden.

Bare brukere som enten er lagt til som deltagere på prosjektet, eller alle brukere dersom prosjektet er åpent, vil vises i denne listen. Gjør derfor enten prosjektet til åpent eller legg til brukerne som skal kunne føre tid på prosjektet.

 

  • Er det noen konsekvenser ved å skru på oppgave-funksjonalitet på eksisterende prosjekter?

Aktiverer du oppgaver under generelle innstillinger vil du få tilgang til en ekstra oppgavekolonne i rapportene, samt mulighet for å aktivere oppgaver per prosjekt. Dette vil gjemmes igjen hvis du deaktiverer oppgaver i generelle innstillinger igjen.

 

Vær oppmerksom på at det er obligatorisk å velge en oppgave på oppgavestyrte prosjekter, slik at du ikke vil få muligheten til å lagre timeføringen uten å velge en oppgave.

Skrur du på oppgavekobling mot 24SevenOffice vil dette overstyre oppgavespesifikke innstillinger på alle prosjekter i Busy, så bruk dette med varsomhet.