Autobokföring ger dig möjlighet att automatiskt bokföra regelbundna inkommande fakturor.
Den här artikeln är för närvarande under ombyggnad och uppdatering. Vi arbetar med att förbättra och utöka vår kunskapsbas för att säkerställa att vi ger dig den bästa och mest aktuella informationen möjligt.
Information om autobokföring:
- Genom att använda autobokföring kan du enkelt bokföra elektroniska fakturor (EHF) som kommer in. För att kunna använda denna funktion måste du vara registrerad i ELMA.
- Om du regelbundet får fakturor från leverantörer kan du använda autobokföring för att definiera regler baserat på leverantörsnivå och belopp.
- Du kommer att kunna se när du senast mottog fakturan och vilka belopp som har förekommit tidigare.
- Du kan anpassa automatiken efter dina behov genom att aktivera eller inaktivera den.
- Fakturorna skickas direkt till bankmodulen för betalning, där du också kan granska dem innan du betalar.
- Här kan du läsa mer om hur du konfigurerar reglerna.
- Endast fakturor som mottagits som EHF kommer att visas här. Autobokföring uppdaterar sig mot CRM med en frekvens på cirka varannan timme.
- Autobokföring kan inte användas för leverantörer där fakturor behöver godkännas eller bokföras mot projekt.
De olika kolumnerna i autobokföring:
- Leverantör
Visar vilken leverantör fakturan kommer ifrån. - Sista faktura
Visar datum för senaste fakturan du mottog. - Tidigare belopp
Visar belopp inklusive moms på tidigare liknande fakturor. - Debet konto
Debetkonto angivet för leverantören i CRM.. - Bokföring
Här kan du välja att aktivera autobokföring eller behålla den som manuell. - Avdelning
Välj avdelning för bokföring. - Maximalt tillåtet belopp (SEK)
Här anger du det högsta tillåtna beloppet som kan autobokföras.
När du börjar använda autobokföring är det bra att testa med en specifik leverantör för att se till att fakturan bokförs korrekt och kommer till bankmodulen. Sedan kan du aktivera autobokföring för resten av leverantörerna där det är lämpligt.
- När du först får fakturan i mottaget kommer leverantören automatiskt att läggas till i listan i autobokföring. I autobokföring väljer du i kolumnen "bokföring" att använda autobokföring.
- När detta är klart kommer kommande fakturor automatiskt att skickas direkt till autobokföring och inte stanna kvar i mottaget.
- Det är viktigt att organisationsnumret i CRM är korrekt ifyllt, det ska inte innehålla mellanslag eller annan information som MVA.
- Om du får ett felmeddelande i debetkolumnen, bör du kontrollera leverantörens organisationsnummer i CRM.
- Autobokföring kan inte användas för leverantörer där fakturor behöver godkännas eller bokföras mot projekt.