Lär mer om bokföring i AI Assistant

I denna artikel kommer vi gå igenom hur du kan kontera och ändra information på leverantörsfakturor i AI Assistant.

Följande är stegen för att bokföra fakturor direkt från AI Assistant:

• Välj fakturan/fakturorna du vill bokföra genom att stå i fakturalinjen och trycka på mellanslagstangenten för att markera den, eller kryssa i rutan till vänster om fakturan..
• Du kan sedan använda snabbkommandot "Alt + p" för att bokföra, eller trycka på "Bokföra" i fliken som visas när fakturan(e) är valda. Observera att denna meny inte är aktiv förrän du har valt en eller flera fakturor.
• Ett bekräftelsefönster visas. Bekräfta ditt val genom att klicka på "Bokför". Denna åtgärd kommer att påbörja bokföringen och du kommer att återvända till fliken "Faktura".

Statusikoner

• Bokföring pågår: Statusikonen är grått och har en snurrande omkrets.
• Bokfört: Statusikonen är blå. Det betyder att fakturan har blivit bokförd.
• Delvis bokfört: Statusikonen är gul
• Bokföringsfel: Statusikonen är röd, vilket indikerar att fakturan inte bokfördes korrekt i ditt ERP-system. Genom att klicka på statusikonen kan du få information om felet för att kunna rätta till det och bokföra på nytt.
  
  

  Fakturan visas på tre olika nivåer

  Varje faktura har tre olika nivåer: huvudnivå, konteringsnivå och fakturaradnivå. I fliken Faktura kan du se varje faktura på huvudnivå. Där får du en översikt/förhandsvisning av fakturan, inklusive leverantör, fakturanummer, datum och belopp.

  Tryck på Enter en gång för att öppna fakturan du står på. Då öppnas fakturan på konteringsnivå. Här får du en sammanfattning av artikelrader/fakturarader baserat på hur de kommer att bokföras. En separat konteringsrad skapas om artikelrader/fakturarader exempelvis har olika kostnadskonton, momssatser, avdelningar, projekt eller periodisering. Om du navigerar ner på en av konteringsraderna ser du även varifrån AI har hämtat informationen på fakturan genom en grön markering på fakturabilden.

  Tryck en gång på Enter på konteringsraden. Detta öppnar den på fakturaradnivå där du kan se alla detaljer för varje faktura eller artikelrad som påverkar kontering.

Besök vår FAQ-sida för att lära dig hur du kan anpassa fakturafält i AI Assistant..

Redigera fakturainformationen

För att redigera fakturan, klicka på Enter en gång för att markera den rutan du vill ändra i, skriv in den nya informationen, och klicka sedan på Enter igen för att spara ändringarna.

Tryck på ESC för att gå tillbaka ett steg.

Verifikationstyp och motkonto
Du kan enkelt välja vilken typ av bilaga du vill bokföra i AI Assistant och även ange vilket motkonto som ska användas vid kontering. Detta ger dig möjligheten att bokföra bankdokument eller liknande direkt på ett annat konto än leverantörsreskontran.

Det är enkelt att göra detta genom att välja bilagsart på fakturaraden. Där visas alla tillgängliga bilagsarter i 24SevenOffice som du kan välja mellan. På samma sätt fungerar det med motkontot, där du kan se kontoplanen i 24SevenOffice och enkelt välja vilket konto fakturan ska bokföras mot.

Alla inskickade bilagor tolkas som inköpsfaktura. Om du inte väljer någon bilagsart kommer det automatiskt att väljas som inköpsfaktura.

Alternativ
Valmöjligheterna för fakturahantering visas under navigationslinjen. Du kan markera en eller flera fakturor genom att trycka på mellanslagstangenten eller klicka i den vita rutan till vänster om fakturan för att göra ditt val.

• Bokför: Bokför de valda fakturorna.
• Radera: Ta bort valda fakturor. En kommentar är obligatorisk.
• Attest: Skicka de valda fakturorna för att bli godkända eller avbryt godkännandeprocessen..
• Alternativ: 

• Transfer: Överför de valda fakturorna till 24SevenOffice. Där hamnar de i en separat grupp i bokföringsmodulen där du kan bokföra dem manuellt. 
• Slå samman: Slå samman de valda fakturorna.

• Koppla till stämpelnummer: Koppla fakturan till ett befintligt stämpelnummer i 24SevenOffice. Därmed kommer fakturans sidor att läggas till på det valda stämpelnumret.